Трудовая книжка (ТК) — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ Правильное её заполнение критически важно как для работодателя, так и для самого сотрудника․ С 2020 года действует новый порядок ведения трудовых книжек, а с 2025 года правила немного скорректированы․ Эта статья содержит актуальные образцы заполнения для всех типовых ситуаций в 2026 году․

ьный лист трудовой книжки (образец заполнения)

ьный лист заполняется при первом оформлении ТК (при приеме на первую работу) или при замене утраченного документа․

* Все данные вносятся на основании паспорта и документов об образовании․ Подпись ставится после проверки․

Раздел «Сведения о работе» (основной раздел)

Это главная часть ТК․ Записи вносятся последовательно, без пропусков и исправлений (кроме четких исправлений, скрепленных подписью и печатью)․ Каждая запись содержит:

• Дату (число, месяц, год) и порядковый номер записи․
• Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если есть)․
• Дату заключения и прекращения трудового договора․
• Должность (специальность, профессию) по штатному расписанию․
• Основание для записи (номер и дата приказа, иное документ)․
• Подпись ответственного лица и расшифровку․
• Подпись работника (обязательна при увольнении)․

Образец записи при приеме на работу

Образец записи при увольнении по собственному желанию

Образец записи при переводе (смене фамилии)

Если работник сменил фамилию (имя, отчество), делается новая запись с указанием нового ФИО и основанием (например, свидетельство о браке)․ Старая запись не перечеркивается․

Образец записи о прохождении службы в армии

Запись вносится на основании военного билета или приказа по воинской части․

Особенности перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если работник выбрал ЭТК, работодатель:

1. Не оформляет бумажную ТК (если она ранее не была выдана)․
2. Вносит все сведения в ЭТК через личный кабинет работодателя в системе СФР․
3. По первому требованию работника обязан выдать ему выписку из ЭТК на бумажном носителе (бесплатно)․

Пример записи в ЭТК: В системе СФР автоматически формируется запись с указанием кадрового события (ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ПЕРЕВОД), даты, организации, должности, номера и даты приказа․ Подпись ответственного лица ставится электронной подписью (ЭП)․

Частые ошибки при заполнении (что нельзя делать)

• Исправлять записи корректором или перечеркивать․ Ошибки исправляют зачеркиванием одной четкой линией, с сохранением читаемости старого текста, и вносят правильный вариант․ Подписывают и ставят дату исправления․
• Оставлять пустые строки или пропуски между записями․ Все записи идут подряд․
• Вносить записи карандашом․ Только чернилами (синие или черные)․
• Не ставить подпись работника при увольнении․ Это нарушение, которое может быть оспорено в суде․
• Указывать неполное или неверное наименование организации․ Нужно точно по Уставу/свидетельству о гос․ регистрации․
• Заполнять графу «Основание» некорректно․ Указывается номер и дата именно того документа, на основании которого вноситься запись (приказ, заявление, свидетельство)․

Ответы на ключевые вопросы

Q: Что делать, если в старой (до 2021 г․) книжке есть записи, а новая ведется по новым правилам?

A: Все ранее внесенные записи остаются без изменений․ Новые записи вносятся согласно новым правилам (с указанием кадрового события, если это ЭТК)․ При выдаче выписки из ЭТК она будет содержать весь трудовой стаж․

Q: Можно ли вручную исправить опечатку в уже завершенной записи (например, в дате)?

A: Да, но только аккуратным зачеркиванием (одна линия) с последующей вписыванием верного варианта․ Исправление должно быть оформлено подписью ответственного лица и датой исправления․ Лучше переоформить запись через новый приказ․

Q: Обязательно ли ставить печать организации в трудовой книжке?

A: Нет, печать не требуется․ Достаточно подписи ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя) и расшифровки․ Печать может ставиться по внутренним правилам организации, но её отсутствие не является нарушением․

Q: Как оформить запись, если работник увольняется в день своего приема (в течение испытательного срока)?

A: Делается две отдельные записи: 1) о приеме на работу (с указанием даты приема и начала испытательного срока), 2) об увольнении (с указанием даты увольнения и основания — несоответствие должности/работе, п․3 ч․1 ст․81 ТК РФ)․ Основанием будет приказ об увольнении․

Правильное заполнение трудовой книжки — это залог защищенности трудовых прав работника и отсутствия претензий со стороны проверяющих органов․ Основные принципы: точность, последовательность, отсутствие исправлений (кроме регламентированных), обязательная подпись работника при увольнении․ При переходе на ЭТК все сведения автоматически формируются в системе СФР, что минимизирует ошибки․ Рекомендуем регулярно проверять записи в своей трудовой книжке (бумажной или электронной) и при обнаружении неточностей незамедлительно обращаться к работодателю для их исправления․

* Данная статья носит справочно-информационный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций обращайтесь к юристу или в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․