Трудовая книжка – официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Правильное её оформление имеет важное значение как для сотрудника‚ так и для работодателя‚ поскольку ошибки могут привести к спорам при начислении пенсии‚ при приёме на новую работу или при восстановлении утерянного документа.

В данной статье представлен подробный образец трудовой книжки для заполнения с пояснениями к каждому разделу‚ рекомендациями по внесению записей и ссылками на актуальные бланки (DOC‚ PDF). Информация актуальна на 2026 год и учитывает изменения‚ внесённые Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из следующих частей:

• ьный лист – содержит личные данные владельца.
• Раздел «Сведения о работе» – здесь фиксируются все кадровые события (приём‚ перевод‚ увольнение и т.д.).
• Раздел «Сведения о наградах» – информация о поощрениях‚ званиях‚ премиях.
• Раздел «Сведения о профессиональном обучении» – курсы‚ повышение квалификации‚ переподготовка.

Каждый раздел имеет строго установленную форму заполнения‚ которая регламентируется инструкцией по ведению трудовых книжек.

Образец заполнения ьного листа

ьный лист заполняется один раз при первом оформлении трудовой книжки (или при выдаче дубликата). Ниже представлен пример‚ как должно выглядеть заполнение:

1. Фамилия‚ имя‚ отчество – Ivanov Ivan Ivanovich
2. Дата рождения –
3. Место рождения – г. Москва
4. Образование – высшее‚ Московский государственный университет‚ специальность «Экономика»
5. Профессия‚ специальность – экономист
6. Серия и номер трудовой книжки – серия 00 № 1234567
7. Дата заполнения ьного листа –
8. Подпись работника – ______________________
9. Подпись кадровика (уполномоченного лица) – ______________________

Важно: согласно п. 2.2 Инструкции после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (ьном листе) заверяет правильность внесённых сведений.

Как оформить запись о приёме на работу

Запись о приёме делается в разделе «Сведения о работе». Формат записи:

• Номер записи – последовательный номер (1‚ 2‚ 3 …)
• Дата записи – дата оформления приказа о приёме.
• Сведения о приёме на работу – указываются:
• наименование организации (полное‚ согласно учредительным документам);
• структурное подразделение (отдел‚ служба);
• должность;
• вид трудового договора (бессрочный‚ срочный на X месяцев/лет);
• дата начала работы (число‚ месяц‚ год).

Пример записи:

1. – Принят на работу в ООО «ТехноСервис»‚ отдел продаж‚ должность менеджер по работе с клиентами‚ трудовой договор бессрочный‚ с .

Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя подразделения) и печатью организации (если она используется).

Как оформить запись об увольнении

При увольнении вносится запись того же формата‚ но с указанием основания прекращения трудового договора.

• Номер записи – следующий по порядку.
• Дата записи – дата оформления приказа об увольнении.
• Сведения об увольнении – включают:
• наименование организации;
• структурное подразделение;
• должность;
• основание увольнения (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д.);
• дата последнего рабочего дня.

Пример записи:

1. – Уволен из ООО «ТехноСервис»‚ отдел продаж‚ должность менеджер по работе с клиентами‚ по собственному желанию‚ с .

Запись также заверяется подписью и печатью.

Записи о переводе‚ смене фамилии и переходе на ЭТК

Перевод на другую постоянную работу

Указывается новая должность‚ подразделение‚ дата перевода и основание (приказ о переводе).

Смена фамилии‚ имени‚ отчества

Вносится изменение в ьный лист: новая ФИО‚ дата изменения‚ ссылка на документ (свидетельство о браке‚ решение суда и т.д.). Подпись работника и кадровика обязательна.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С года применяется новая форма трудовой книжки. При переходе на ЭТК работнику выдаётся форма СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности). В бумажной трудовой книжке делается запись о переходе:

• Номер записи;
• Дата записи;
• Сведения: «Перешёл на электронную трудовую книжку в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от г.»;
• Подпись и печать.

Как избежать типичных ошибок при заполнении

• Неправильная дата – всегда используйте формат ДД.ММ.ГГГГ.
• Отсутствие подписи – каждая запись должна быть подписана уполномоченным лицом и работником (в случае ьного листа).
• Неполные сведения о работодателе – указывайте полное наименование организации без сокращений‚ если иное не предусмотрено уставом.
• Неправильный порядок номеров записей – номера должны идти подряд без пропусков.
• Использование устаревших бланков – с года применяется новый образец трудовой книжки; старые бланки можно использовать только до исчерпания их запаса‚ но лучше перейти на новый.

При обнаружении ошибки следует сделать исправление согласно п. 3.4 Инструкции: аккуратно зачеркнуть неверную информацию‚ написать правильные данные рядом‚ поставить дату исправления и подпись ответственного лица.

Где скачать актуальный бланк и образец заполнения

На официальных сайтах министерства труда и социальной защиты РФ‚ а также в правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант) можно бесплатно скачать:

• Бланк трудовой книжки нового образца (DOC‚ PDF).
• Образец заполнения ьного листа.
• Примеры записей о приёме‚ увольнении‚ переводе‚ смене фамилии и переходе на ЭТК.
• Инструкцию по ведению трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н).

Ссылки на скачивание (пример):

• Бланк трудовой книжки (DOC)
• Бланк трудовой книжки (PDF)
• Инструкция по заполнению трудовой книжки (КонсультантПлюс)

Правильное заполнение трудовой книжки – залог законопослушного ведения кадровой документации и защиты прав сотрудника. Используя представленный выше образец трудовой книжки для заполнения и следуя рекомендациям по оформлению каждой записи‚ вы minimизируете риск возникновения споров и обеспечите соответствие требованиям трудового законодательства.

Не забывайте периодически проверять актуальность нормативных актов (Приказы Минтруда‚ изменения в ТК РФ) и обновлять бланки при необходимости. Удачной работы с кадровой документацией!