Важное напоминание: Трудовая книжка (ТК) — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Правила её ведения, учета и хранения строго регламентированы. Несоблюдение этих правил влечет административную ответственность для работодателя и его должностных лиц. Данная статья основана на актуальном законодательстве РФ (ТК РФ, Постановление Правительства №132, приказы Роструда) и разъяснениях на 2026 год.

Правовая основа обязанности хранить трудовую книжку

Обязанность работодателя по хранению трудовых книжек вытекает из нескольких ключевых нормативных актов:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67): Закрепляет обязанность работодателя вести трудовые книжки и выдавать их работникам при увольнении.
• Постановление Правительства РФ от № 132: Утверждает «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». Именно этот документ является основным руководством к действию.
• Приказ Минтруда России и Росархива: Регулируют вопросы учета и хранения как самих книжек, так и бланков, как документов строгой отчетности.

Ключевая норма из Правил №132 (п. 4, 42):

«Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них».

В каких случаях работодатель обязан хранить трудовую книжку?

Обязанность хранения возникает не всегда. Вот основные ситуации:

1. При увольнении работника, если тот не забрал книжку. Это самый частый случай. Если работник, уволенный по любому основанию, не явился за своей трудовой книжкой (или отказался её получить), работодатель не имеет права её уничтожить или выдать кому-либо. Книжка хранится у работодателя до востребования.
2. При переходе работника на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, бумажная книжка не изымается у него. Она продолжает храниться у работодателя как документ строгой отчетности. Работодатель обязан выдать работнику на руки копию его бумажной трудовой книжки (заверенную в установленном порядке) для личного пользования. Оригинал бумажной ТК остается на хранении у работодателя.
3. Если работник является участником Великой Отечественной войны или приравнен к ним. Для таких категорий работников хранение бумажной ТК у работодателя является обязательным независимо от их желания.
4. Если иное прямо не предусмотрено соглашением сторон. Работодатель и работник могут заключить соглашение, по которому бумажная трудовая книжка остается на хранении у работодателя даже после увольнения (например, для удобства оформления пенсии). Но такое соглашение не снимает с работодателя обязанности по её надлежащему хранению.

В каких случаях обязанность хранения не возникает?

Существует важное исключение, которое часто вызывает путаницу:

• Если работник при увольнении забрал свою трудовую книжку. В момент выдачи ТК работнику (под его расписку) обязанность работодателя по её хранению прекращается. Далее ответственность за сохранность документа лежит на работнике.
• Если работник, не имевший трудовой книжки, увольняется. В этом случае работодатель не обязан её хранить, так как её и не было в наличии.

Важно: Утверждения из некоторых источников о том, что «работодатель не обязан хранить трудовую книжку», относятся именно к ситуациям, когда книжка была выдана работнику при увольнении. В случае её оставления у работодателя (невостребованность) обязанность хранить сохраняется.

Как и где должен храниться документ? Требования к организации хранения

Хранение должно быть организованным, безопасным и соответствовать правилам архивного дела.

Учет и хранение бланков

Бланки трудовых книжек и вкладышей, документы строгой отчетности. Работодатель обязан:

• Иметь их в наличии в необходимом количестве.
• Вести журнал учета движения бланков (самостоятельно разрабатываемый, так как утратила силу форма приходно-расходной книги).
• Хранить бланки в сейфе или ином защищенном от несанкционированного доступа месте.

Учет и хранение заполненных книжек

Заполненные трудовые книжки (как бумажные, так и копии при переходе на ЭТК) также подлежат учету и хранению.

• Ведеться журнал учета движения трудовых книжек (самостоятельно разрабатываемая форма).
• Книжки хранятся отдельно от других документов, в специально отведенном месте (шкаф, комната), обеспечивающем защиту от пожара, влаги, несанкционированного доступа.
• Организуется доступ к ним только для лиц, ответственных за ведение ТК (как правило, кадровик, специалист по кадрам).
• Должен быть установлен порядок выдачи книжек работникам (например, только под расписку, с отметкой в журнале).

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек

Закон не устанавливает конкретный срок (например, 75 лет как для личных дел). Ключевая формулировка — «до востребования».

На практике это означает:

• Книжка хранится бессрочно, пока работник (или его наследники) не потребуют её выдать.
• При ликвидации организации все её документы, включая невостребованные трудовые книжки, передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).
• После передачи в архив порядок выдачи регулируется архивным законодательством.

Ответственность за нарушение правил хранения

Нарушение порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц (директор, главный бухгалтер, кадровик), предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.
• Для юридических лиц (организации) — штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, утрата трудовой книжки может привести к:

• Обязанности работодателя восстановить документ за свой счет (с выплатой работнику компенсации за утраченный документ, если вина работодателя доказана).
• Спорным ситуациям при оформлении пенсии или подтверждении стажа для работника.

Практические рекомендации для работодателя (кадровика)

1. Утвердите внутренние документы: Приказ о назначении ответственного за ведение ТК, положение о порядке ведения, учета и хранения ТК, формы журналов учета бланков и движения книжек.
2. Обеспечьте безопасность: Сейф, запирающийся шкаф, ограничение доступа.
3. Ведите скрупулезный учет: Каждая операция (выдача, получение обратно, передача в архив) должна отражаться в журналах с подписями.
4. При увольнении: Обязательно требуйте от работника расписку в получении трудовой книжки. Если не получили — фиксируйте факт невостребованности (можно направить письменное уведомление с предложением забрать документ).
5. При переходе на ЭТК: Не уничтожайте бумажную книжку! Храните её как оригинал, а работнику выдавайте заверенную копию.
6. При ликвидации компании: Заранее продумайте передачу невостребованных трудовых книжек в архив. Это часть процедуры ликвидации.

Работодатель действительно обязан хранить трудовые книжки, которые остались у него после увольнения работника (невостребованные) или в случае перехода на электронный формат. Эта обязанность является бессрочной и продолжает действовать даже при смене собственника или реорганизации (в правопреемнике).

Ключевой принцип: пока трудовая книжка находится у работодателя, он за неё несет полную ответственность. Организация четкой системы учета и хранения — это не просто формальность, а защита от административных штрафов и будущих судебных споров.

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и разъяснений контролирующих органов. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом.