Один из самых распространённых вопросов, который задают соискатели при устройстве на работу: «Обязательно ли предоставлять трудовую книжку?» Ответ на этот вопрос неоднозначен, всё зависит от обстоятельств трудоустройства. В этой статье мы подробно разберём, входит ли трудовая книжка в перечень обязательных документов при приёме на работу, в каких случаях она обязательна, а в каких — нет, и какие нормы закона регулируют этот процесс.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Основным нормативным актом, регулирующим порядок приёма на работу в России, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить работодателю следующие обязательные документы:
- Документ, удостоверяющий личность — обычно это паспорт гражданина РФ. В отдельных случаях — иной документ, подтверждающий личность (например, вид на жительство, временное удостоверение личности).
- Трудовая книжка — за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
- Документ об образовании и (или) об квалификации, если работа требует специальных знаний или квалификации (например, диплом о высшем образовании, аттестат, сертификат).
- Справка о наличии (отсутствии) судимости — для отдельных видов деятельности, предусмотренных законом (например, работа с детьми, в сфере безопасности).
Таким образом, трудовая книжка входит в список обязательных документов при трудоустройстве, но не всегда. Её предоставление зависит от статуса соискателя.
Когда трудовая книжка НЕ обязательна?
Согласно пункту 2 статьи 65 ТК РФ, трудовая книжка не требуется в двух случаях:
- При первичном трудоустройстве — если работник впервые устраивается на работу и у него ещё нет трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан оформить её самостоятельно на основании представленных документов (паспорт, СНИЛС, диплом).
- При работе по совместительству — если сотрудник уже работает на основном месте и у него есть трудовая книжка, то при приёме на работу по совместительству он может не предоставлять её. Вместо этого работодатель ведёт учёт его работы в специальном журнале учёта совместителей (или в электронной форме, если используется цифровой учёт).
Важно: даже если трудовая книжка не требуется при приёме на работу по совместительству, работодатель вправе запросить её копию для подтверждения трудового стажа и опыта — но это не обязанность работника, а его право.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если работник утратил трудовую книжку (например, из-за утери, порчи или кражи), он должен:
- Написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат.
- Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, трудовые договоры, приказы).
На основании этих документов работодатель оформляет дубликат трудовой книжки в соответствии с установленной формой (утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от ). Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
Трудовая книжка в эпоху цифровых технологий: что изменилось с 2025 года?
С 2025 года в России активно развивается электронная трудовая книжка (ЭТК). Работник имеет право:
- Выбрать — хранить трудовую книжку в бумажном виде или перейти на электронный формат.
- Подать заявление об отказе от бумажной книжки — тогда работодатель ведёт учёт его трудового стажа в электронном виде через Пенсионный фонд РФ.
- Получать информацию о своём стаже через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.
Важно! Даже если работник выбрал электронную трудовую книжку, при первичном трудоустройстве он всё равно должен предоставить документ, подтверждающий наличие электронной записи — например, выписку из ЭТК, полученную через Госуслуги или ПФР. В этом случае бумажная книжка не требуется, но документ, подтверждающий трудовую деятельность, — обязателен.
Таким образом, трудовая книжка (бумажная или электронная) остаётся основным документом о трудовой деятельности — это закреплено в статье 66 ТК РФ. Она является единственным официальным подтверждением трудового стажа для начисления пенсии, отпусков, больничных и других социальных гарантий.
Могут ли работодатели требовать другие документы?
Нет. Согласно статье 65 ТК РФ, работодатель не вправе требовать от соискателя документы, не предусмотренные законом. Например:
- Справка с места жительства
- Фотографии
- Справка о доходах
- Характеристика с предыдущего места работы
- Полис ОМС (он нужен для оформления больничного, но не для заключения трудового договора)
Требование таких документов — нарушение трудового законодательства. Соискатель может обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) или прокуратуру.
Подведём итоги:
- Да, трудовая книжка входит в обязательный перечень документов при приёме на работу — если работник уже имеет трудовой стаж;
- Нет, она не обязательна, если это первое трудоустройство или работа по совместительству.
- С 2025 года вместо бумажной книжки можно использовать электронную трудовую книжку — но только при наличии подтверждения её регистрации.
- Работодатель обязан оформить трудовую книжку при первичном трудоустройстве — это его обязанность, а не право.
- Никакие дополнительные документы (кроме перечисленных в ст. 65 ТК РФ) требовать нельзя.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Нормы Трудового кодекса РФ остаются неизменными, за исключением дополнений, связанных с внедрением электронных трудовых книжек.