Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ фиксирующих трудовую историю сотрудника․ При заключении трудового договора вопрос о необходимости её оформления стоит почти всегда‚ однако существуют нюансы‚ связанные с законодательными изменениями‚ электронными формами учёта и отдельными исключениями․ В статье подробно рассматриваются:
- правовая база‚ регулирующая трудовую книжку;
- когда её обязано вести работодателю;
- исключения из правила;
- переход к электронной трудовой книжке (ЭТК);
- обязанности сторон и возможные штрафы;
- практические рекомендации по оформлению․
Правовая основа
Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и рядом федеральных законов:
- Статья 66 ТК РФ – «Трудовая книжка» (обязанность её ведения работодателем)․
- Постановление Правительства РФ от № 1635 «Об электронных сведениях о трудовой деятельности»․
- Приказ Минтруда России № 5н от «Об обязательном формировании электронных сведений о трудовой деятельности работников»․
С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать электронные сведения о трудовой деятельности и передавать их в Социальный фонд РФ․ Это стало основанием для создания и широкого применения электронной трудовой книжки (ЭТК)․
Когда трудовая книжка обязательна?
Трудовая книжка обязана вестись в следующих случаях:
- при заключении первого трудового договора с работником (за исключением случаев‚ когда закон прямо освобождает от её ведения);
- при переводе работника на другую постоянную работу в той же организации;
- при увольнении (в т․ч․ по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ в связи с ликвидацией организации и т․д․)․
Записи в книжку делаются независимо от:
- формы занятости (полный или неполный рабочий день);
- срочности трудового договора (срочный или бессрочный);
- основного или совместного характера работы․
Исключения из обязательного ведения трудовой книжки предусмотрены ТК РФ:
- работники‚ нанятые по гражданско‑правовым договорам (ГПХ) – в их случае трудовая книжка не требуется;
- молодежные (стажёры‚ практиканты) и добровольные работники‚ если иное не предусмотрено локальными нормативными актами;
- работники‚ занятые в организациях‚ где ведётся только электронный учет (ЭТК) – в этом случае бумажная книжка не оформляется․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – современная альтернатива бумажному документу․ Основные особенности:
- Сведения вносятся в электронную форму по тем же правилам‚ что и в бумажную книжку (дата приёма‚ должность‚ основание увольнения‚ награды и т․д․)․
- Доступ к ЭТК имеет только работник через портал Госуслуг и уполномоченные представители работодателя․
- Отпадает риск потери оригинального документа – данные хранятся в единой государственной базе․
- С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать электронные сведения о трудовой деятельности и передавать их в Социальный фонд РФ․
Для перехода на ЭТК необходимо:
- Подписать с работником соглашение о ведении электронных сведений (включая согласие на обработку персональных данных)․
- Обеспечить наличие у работника СНИЛС и подтверждения личности (паспорт)․
- Внести сведения в систему Система Трудовых Данных (СТД‑Р) через специализированный программный продукт․
Обязанности работодателя
Работодатель несёт ответственность за правильность и своевременность внесения записей:
- Оформление трудовой книжки (или ЭТК) при приёме на работу – в течение 3 рабочих дней после подписания трудового договора․
- Внесение записей о переводах‚ изменениях условий труда и увольнении в течение 3 дней с момента изменения․
- Сохранение оригинала трудовой книжки у работника‚ но при этом запрещено передавать её в руки третьим лицам без письменного согласия работника․
- В случае утраты книжки работником – оформление дубликата за счёт работодателя (в соответствии с пунктом 3 статьи 66 ТК РФ)․
Штрафы за нарушение (по ст․ 5․27 КоАП РФ):
- Неоформление трудовой книжки – от 5 000 до 10 000 рублей․
- Отсутствие записей о приёме/увольнении – от 10 000 до 20 000 рублей․
- Непредоставление дубликата при утрате – от 5 000 до 15 000 рублей․
Обязанности работника
Работник также имеет ряд обязательств:
- Своевременно предоставлять работодателю паспорт‚ СНИЛС‚ военный билет (для военнообязанных) и‚ при необходимости‚ документы о предыдущих местах работы (трудовые договоры‚ справки)․
- Хранить трудовую книжку (или доступ к ЭТК) в надёжном месте и сообщать работодателю о её утере․
- Подписывать записи в книжке (или подтверждать их в ЭТК) в момент их внесения․
Если работник не желает вести бумажную трудовую книжку‚ он может потребовать оформление ЭТК‚ предоставив письменное согласие․
Как правильно оформить трудовую книжку при приёме на работу
Шаг 1․ Сбор обязательного пакета документов
Для оформления трудовой книжки (или ЭТК) работодатель запрашивает у кандидата:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность)․
- СНИЛС․
- Военный билет (для военнообязанных) или справку об освобождении․
- Сведения о предыдущих местах работы (трудовые договоры‚ справки 2‑НДФЛ‚ выписки из старой трудовой книжки)․
- Согласие на обработку персональных данных (для ЭТК)․
Шаг 2․ Оформление трудового договора
Трудовой договор должен включать:
- полные данные сторон;
- должность‚ оклад‚ условия оплаты труда;
- режим рабочего времени и отдыха;
- условия испытательного срока (если предусмотрен);
- пункт о ведении трудовой книжки (или ЭТК)․
Шаг 3․ Внесение первой записи
В трудовую книжку (или ЭТК) вносится запись о приёме на работу:
Дата приёма | Дата начала работы | Должность | Ставка (полный/неполный) | Основание (трудовой договор №…) | Подпись работодателя
Шаг 4․ Последующие изменения
При переводе‚ повышении‚ изменении условий труда в книжку вносятся новые записи‚ а старые помечаются как «изменено»․
Шаг 5․ Увольнение
Запись об увольнении содержит:
Дата увольнения | Основание прекращения трудового договора | Дата последнего рабочего дня | Подпись работодателя
После завершения всех записей работник получает книжку (или подтверждение в ЭТК) и может использовать её при дальнейшем трудоустройстве․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли оформлять трудовую книжку‚ если я работаю по совместительству?
Да․ Трудовая книжка обязана вестись независимо от того‚ является ли работа основной или совместительной․
Можно ли отказаться от бумажной книжки и сразу перейти на электронную?
Да․ Работник имеет право потребовать ведения только электронных сведений‚ но для этого необходимо подписать согласие на их обработку․
Что делать‚ если трудовая книжка потеряна?
Работник обязан немедленно сообщить об этом работодателю․ Работодатель оформляет дубликат‚ внося отметку «дубликат» и указывая причину потери․
Обязан ли ИП вести трудовую книжку у своих работников?
Да․ Индивидуальный предприниматель‚ нанимающий работников по трудовому договору‚ обязан вести трудовые книжки (или ЭТК) так же‚ как юридическое лицо․
Как оформить трудовую книжку при смене фамилии (например‚ после брака) у ИП?
Необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору‚ в котором указаны новые персональные данные․ Запись в книжке корректируется с указанием «смена фамилии»․
Трудовая книжка – неотъемлемый элемент трудовых отношений в России․ При заключении трудового договора её оформление является обязательным‚ за исключением специально оговорённых законом случаев․ Переход к электронной трудовой книжке упрощает процесс‚ снижает риск потери документа и соответствует требованиям‚ действующим с 2020 года․
Для работодателей ключевыми задачами являются:
- своевременное и корректное внесение записей;
- соблюдение требований к документам (паспорт‚ СНИЛС‚ военный билет);
- обеспечение доступа работника к ЭТК или хранение бумажной книжки в надёжном виде․
Для работников – хранить книжку (или доступ к ЭТК) в надёжном месте‚ своевременно предоставлять требуемые документы и сообщать о любых изменениях в личных данных;
Только совместными усилиями обеих сторон можно обеспечить надёжный учёт трудового стажа‚ защиту прав и соблюдение законодательства․
Дата публикации: