Вопрос о необходимости трудовой книжки остаётся актуальным для работодателей и соискателей, особенно в условиях перехода на электронный учёт трудовой деятельности․ Ниже подробно рассмотрены текущие нормы законодательства (по состоянию на май 2026 года), практические рекомендации и исключения из общего правила․

Что говорит законодательство?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66) и нормативным актам Минтруда, ведение трудовой книжки может быть:

• обязательным – если работник выбрал бумажный формат либо ещё не принял решение о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК);
• необязательным – если сотрудник впервые устраивается на работу после 1 января 2026 года и изначально оформляет трудовые отношения в электронном виде․

Таким образом, закон предоставляет работнику право выбора между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки, а работодатель обязан следовать этому выбору․

Когда трудовая книжка действительно нужна?

При первом трудоустройстве до 2020 года

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, оформленная до 2020 года, при приёме на новое место работы её необходимо предъявить․ Работодатель продолжает вести бумажный документ, пока сотрудник не перейдёт на ЭТК․

При переходе с электронной на бумажную форму

Сотрудник, ранее отказавшийся от ЭТК, но позже передумавший, должен представить бумажную трудовую книжку для продолжения её ведения․ В этом случае запись о приёме на работу делается в бумажный вариант․

При работе с иностранными гражданами

Для лиц без гражданства или иностранных работников трудовая книжка не требуется (Инструкция № 58, письмо Минтруда)․ Достаточно предъявить паспорт, разрешение на работу и СНИЛС․

При внутреннем совместительстве

Если работник принимается на должность по внутреннему совместительству на время отсутствия другого сотрудника, трудовая книжка (бумажная или электронная) всё равно нужна, поскольку это считается отдельным трудовым договором․ Запись о совместительстве вносится в основную трудовую книжку работника․

Когда трудовая книжка не требуется?

• Первое трудоустройство после – работник может сразу оформить трудовые отношения в электронном виде без выдачи бумажной книжки․
• Уже имеющаяся электронная трудовая книжка (ЭТК) – при приёме на новую работу достаточно предоставить выписку из ЭТК (СТД‑Р или СТД‑СФР) и СНИЛС․
• Работа по гражданско‑правовым договорам (подряд, авторский заказ и т․п․) – трудовая книжка не ведётся, так как нет трудовых отношений․
• Внешнее совместительство – если основное место работы ведёт электронную трудовую книжку, внешний работодатель может принимать только выписку из ЭТК․

Какие документы необходимы при приёме на работу?

В зависимости от выбранной формы ведения трудовой книжки работник предоставляет:

1. Паспорт гражданина РФ (или загранпаспорт для иностранцев)․
2. СНИЛС – в виде пластиковой карточки или выписки из ПФР․
3. Трудовая книжка (бумажная) или выписка из электронной трудовой книжки (СТД‑Р/СТД‑СФР)․
4. При необходимости – документ о профессиональном образовании, сертификаты, разрешение на работу (для иностранцев)․

Если работник впервые устраивается после и выбрал электронный формат, достаточно предоставить паспорт, СНИЛС и заявление о согласии на ведение ЭТК․

Практический алгоритм для кадровой службы

1. Определить форму ведения трудовой книжки у кандидата (спросить, есть ли бумажная книжка, предпочитает ли он электронную)․
2. Проверить наличие закрывающей записи о переходе на ЭТК в бумажной книжке (если её нет – продолжаем вести бумажный вариант)․
3. Принять необходимые документы (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка/выписка из ЭТК)․
4. Внести запись о приёме на работу:
   • в бумажную трудовую книжку – если она ведётся;
   • в электронную трудовую книжку – через личный кабинет на портале «Работа в России» или аналогичный сервис․
5. Оформить трудовой договор и ознакомить сотрудника с условиями труда․
6. Сделать копию документов для личного дела и обеспечить их хранение в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных»․

Особенности 2026 года

С 1 января 2026 года вступили в силу поправки, которые:

• упростили процедуру перехода с бумажной на электронную трудовую книжку (заявление можно подать в электронном виде через Госуслуги);
• отменили обязательное ведение бумажной книжки для новых сотрудников, впервые устраивающихся после этой даты;
• уточнили, что при увольнении и последующем трудоустройстве в 2026 году новый работодатель не обязан вести бумажную книжку, если у работника уже есть ЭТК․

Эти изменения направлены на снижение административной нагрузки и повышение прозрачности учёта трудовой стажи․

Итак, ответ на вопрос «Нужна ли трудовая книжка на работу?» зависит от нескольких факторов:

• Дата первого трудоустройства – до 2020 года (бумажная обязательна), после (можно обойтись без бумажной)․
• Выбор работника – если он предпочитает бумажный формат либо ещё не решил, книжка ведётся в бумажном виде․
• Наличие уже оформленной ЭТК – достаточно выписки из неё․
• Категория работника – иностранцы, лица без гражданства, работники по ГПД – трудовая книжка не требуется․

Рекомендуем кадровикам всегда уточнять у кандидата предпочтительный способ ведения трудовой книжки и действовать в соответствии с его выбором, соблюдая при этом текущие нормы законодательства․

Статья актуальна на май 2026 года․ Для уточнения конкретных случаев рекомендуется консультироваться с юристом или отделом кадров вашей организации․