Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — один из ключевых документов, регулирующих трудовые отношения в России․ Для ООО (общества с ограниченной ответственностью), как и для любой другой организации, её ведение является обязательным требованием трудового законодательства․ Однако с 2020 года произошли масштабные изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ К 2026 году этот переход завершён, и работодатели, включая ООО, должны чётко понимать свои обязанности, сроки и форматы ведения учёта․

Обязательность ведения трудовой книжки для ООО

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66), каждый работодатель, включая ООО, обязан вести трудовые книжки на всех сотрудников, заключивших трудовой договор․ Это требование не зависит от размера компании, сферы деятельности или количества сотрудников․

ООО, как юридическое лицо, несёт полную ответственность за:

Правильное оформление трудовых книжек при приёме на работу;
Внесение всех необходимых записей (о переводах, увольнениях, наградах и т․д․);
Хранение трудовых книжек в течение установленного срока;
Выдачу трудовых книжек при увольнении в день прекращения трудового договора․

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК): ключевые даты

С 1 января 2020 года в России начался переход от бумажных трудовых книжек к электронным․ Этот процесс был поэтапным и завершился в 2026 году․

До 31 декабря 2020 года

Работники могли подать заявление работодателю о выборе формата ведения трудового стажа:

Продолжить ведение бумажной трудовой книжки;
Перейти на электронный формат (ЭТК)․

Если заявление не подавалось — автоматически сохранялась бумажная трудовая книжка․

С 1 января 2023 года

Были введены новые бланки трудовых книжек и вкладыши к ним․ Все новые трудовые книжки, выдаваемые при первичном трудоустройстве, должны были быть оформлены по новому образцу․ Однако бумажные книжки, выданные до 2023 года, продолжали действовать․

С 1 января 2026 года — полный переход на ЭТК

Важно! С 1 января 2026 года в России завершён переходный период․ Это означает:

Все новые трудовые отношения оформляются исключительно через ЭТК;
Бумажные трудовые книжки больше не выдаются при первичном трудоустройстве (если работник не подал заявление о сохранении бумажного варианта);
Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в электронном виде в течение одного рабочего дня после события (приём, увольнение, перевод и т․д․);
Работники, выбравшие сохранить бумажную книжку, продолжают её использовать — но только в качестве архивного документа․ Все новые записи вносятся в ЭТК․

Как ООО должно действовать в 2026 году?

Для ООО, как работодателя, в 2026 году действуют следующие правила:

Для новых сотрудников

При приёме на работу:

Работник подаёт заявление о выборе формата ведения трудового стажа (если он хочет сохранить бумажную книжку — это возможно только при наличии ранее выданной бумажной трудовой книжки);
Если работник не имеет бумажной трудовой книжки — ему оформляется только электронная трудовая книжка․ Бумажная не выдаётся;
Работодатель обязан в течение 1 рабочего дня направить сведения в ПФР через специализированный оператор (например, через сервис «Личный кабинет работодателя» на сайте ПФР)․

Для действующих сотрудников

Если сотрудник ранее выбрал сохранение бумажной трудовой книжки:

ООО продолжает вести бумажную книжку в соответствии с утверждёнными Правилами;
Одновременно ведёт электронную трудовую книжку — все новые записи (включая увольнения, перевода, премии) вносятся в ЭТК;
Бумажная книжка остаётся у работника как подтверждение стажа до 2026 года, но не используется для новых записей․

Для сотрудников с бумажной книжкой, уволенных до 2026 года

При увольнении:

Бумажная трудовая книжка выдаётся работнику с последней записью;
Сведения об увольнении также передаются в ПФР в электронном виде․

Обязанности ООО по ведению учёта

Помимо трудовых книжек, ООО обязано вести два вида учётных книг:

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей

Ведётся только на бумажном носителе (согласно письму Минтруда от № 14-2/ООГ-1416)․ В неё вносятся:

Дата поступления трудовой книжки;
ФИО работника;
Дата выдачи книжки;
Подпись работника о получении․

Книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей

Тоже ведётся на бумаге․ В неё заносяться:

Серия и номер бланка;
Дата поступления;
ФИО сотрудника, которому выдан бланк;
Подпись ответственного лица․

Обе книги хранятся в течение 50 лет после последней записи․

Нововведения 2026 года: упрощения и изменения

Минтруд в 2025–2026 годах ввёл ряд упрощений:

Отмена обязательной печати — при увольнении или переводе записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) теперь можно заверять только подписью ответственного лица (например, кадровика или руководителя)․
Упрощённые формы записей — исключены избыточные реквизиты, такие как номер приказа по форме Т-8, если он не требуется для ПФР․
Единая база данных, все сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в единой системе ПФР, доступ к которой имеют работники через портал «Госуслуги» или Личный кабинет на сайте ПФР․

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если работник потерял бумажную трудовую книжку до 2026 года, ООО обязано:

Выдать дубликат на основании документов, подтверждающих трудовой стаж (приказы, справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР);
В дубликате указать: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки»;
Все записи в дубликате должны быть подтверждены документально․

После 2026 года дубликаты бумажных книжек не выдаются — стаж восстанавливается через ПФР на основании электронных данных․

Ответственность ООО за нарушения

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:

Штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
Штраф для ООО — от 30 000 до 50 000 рублей;
Повторное нарушение, штраф до 70 000 рублей и дисквалификация руководителя на срок до 3 лет․

Трудовая книжка: обязательность ведения и переход на электронную форму для ООО