Дата публикации:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Обязательный характер записи
3. Ситуации, когда стороны «не хотят» записи
4. Порядок внесения записи
5. Последствия несоблюдения
6. Как исправлять ошибки
7. Бумажная и электронная трудовая книжка
8. Практические рекомендации

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина, его стаж и основания прекращения трудового договора.
Согласно действующему Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и Приказу Минтруда № 320н от  г., запись в трудовой книжке обязательна независимо от того, желают ли работодатель и работник фиксировать данный факт или нет.
Попытки «не записывать» или «удалять» запись могут привести к административной и уголовной ответственности, а также к потере пенсионных прав.

Нормативно-правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (Трудовая книжка) и ст. 48 (Обязанность работодателя вести запись о приёме на работу).
• Приказ Минтруда РФ № 320н от  г. – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Минтруда РФ № 69 от  г. – Инструкция по заполнению трудовых книжек.
• Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (ЕИСОТ) – правила подтверждения периода работы документами, если в книжке есть неточности.

Обязательный характер записи

Запись в трудовой книжке не является предметом договорённости между сторонами. Закон предписывает:

• Внести запись о приёме на работу в течение пяти дней со дня начала трудовых отношений (ст; 48 КЗоТ, ст. 66 ТК РФ).
• Отразить в книжке все основания и даты прекращения трудового договора (ст. 66, п. 4 ТК РФ).
• Сделать запись о совместительстве, переводе, повышении квалификации и иных изменениях, если они влияют на стаж.

Даже если работник отказывается от записи (например, из‑за желания скрыть период работы), работодатель обязан выполнить требование закона.
Невыполнение влечёт административную ответственность (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ) и может стать основанием для признания действий работодателя незаконными в суде.

Ситуации, когда стороны «не хотят» записи

Ниже перечислены типичные причины, по которым работодатель или работник могут пытаться избежать записи, и почему они не имеют юридической силы:

1. Скрытие «нежелательного» периода работы – попытка уменьшить налоговую базу или избежать начисления страховых взносов.
2. Конфликтные отношения – работник не желает, чтобы в книжке было указано основание увольнения, которое он считает незаконным.
3. Сокрытие совместительства – работодатель боится, что запись о совместительстве нарушит лимит рабочего времени.
4. Трудоустройство «на полставки» без официального оформления – в 2026 г. допускается работа без трудовой книжки только в случаях, предусмотренных законом (например, добровольные общественные организации).

Во всех перечисленных случаях закон остаётся неизменным: запись обязана быть внесена, а любые попытки её «удалить» считаются нарушением.

Порядок внесения записи

Процедура фиксируется в Приказе Минтруда № 320н. Кратко:

1. Подготовить трудовой договор в письменной форме, подписанный обеими сторонами.
2. В течение пяти дней с момента начала работы оформить запись о приёме в оригинал трудовой книжки (или в электронный реестр).
3. Запись должна включать:
   • Дата начала работы;
   • Наименование организации, её ИНН и ОКПО;
   • Должность и разряд (при наличии);
   • Основание (трудовой договор, приказ о приёме и т.п.).
4. При отсутствии свободных строк оформить вкладыш в ту же книжку.
5. Запись заверяется печатью организации (если она обязана её использовать) и подписью уполномоченного лица.

Пример записи о приёме на работу (бумажный вариант)

 1. Дата приёма: 
 2. Наименование организации: ОАО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
 3. Должность: инженер‑технолог
 4. Основание: трудовой договор № 12/2026 от 
 

Последствия несоблюдения требований

Нарушения могут привести к следующим результатам:

• Административная ответственность – штраф для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Уголовная ответственность в случае умышленного сокрытия сведений, влияющих на расчёт пенсии (ст. 307 УК РФ).
• Утрата трудового стажа – при отсутствии записи период работы может не быть учтён при расчёте страховой и пенсионной пенсии.
• Исковые требования работников – работник может обратиться в суд с требованием признать запись недействительной и восстановить права.

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Если в книжке обнаружена неточная или пропущенная запись, порядок исправления следующий (см. Приказ Минтруда № 320н, п. 6):

1. Составить акт об ошибке с указанием причины и ссылки на нормативный акт.
2. Подписать акт обеими сторонами (работодатель и работник).
3. Внести исправление в виде записи о корректировке (в оригинал книжки или в вкладыш) с указанием:
   • Дата исправления;
   • Содержание ошибки;
   • Новая корректная информация;
   • Подпись и печать работодателя.
4. При невозможности исправления в бумажной форме использовать дубликат трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ).
5. Если ошибка касается периода работы, её можно подтвердить письменным трудовым договором (см. ЕИСОТ).

Бумажная и электронная трудовая книжка

С 2026 г. в России допускается ведение как бумажных, так и электронных трудовых книжек. Основные различия:

• Электронная книжка хранится в единой государственной системе и доступна через портал Госуслуги;
• Записи в электронном виде вносятся тем же порядком, но без необходимости печати (если организация не обязана её использовать);
• При ошибке в электронном реестре запись корректируется через запрос в службу поддержки с приложением оригинальных документов.
• Для работодателей, использующих электронную форму, обязательна автоматическая синхронизация с Фондом социального страхования (ФСС).

Практические рекомендации

Для работодателей:

• Создайте внутренний регламент, фиксирующий сроки внесения записей (не позже 5 дней).
• Обучите кадровый персонал правилам заполнения (образцы записей, порядок оформления вкладышей).
• Ведите электронный журнал трудовых договоров – он поможет быстро подтверждать периоды работы при проверке.
• Проверяйте наличие свободных строк в книжке перед приёмом нового сотрудника.

Для работников:

• Требуйте от работодателя подтверждения о внесении записи (копию записи или скриншот в электронном реестре).
• При обнаружении ошибки сразу требуйте её исправления в письменной форме.
• Сохраняйте копии трудовых договоров, приказов и справок – они могут служить доказательством при споре.
• Если работодатель отказывается вносить запись, обратитесь в инспекцию труда или в суд.

Запись в трудовой книжке – не предмет согласования между работником и работодателем, а обязательное требование законодательства.
Попытки «не фиксировать» или «удалять» сведения противоречат ст. 66 ТК РФ, Приказу Минтруда № 320н и могут привести к серьёзным юридическим последствиям.
Соблюдение правил ведения трудовых книжек защищает интересы обеих сторон, гарантирует правильный расчёт пенсионных прав и снижает риск административных штрафов.

Помните: запись в трудовой книжке делается в интересах работника, а закон требует её независимо от личных желаний сторон.