Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий трудовое путь сотрудника․ Правильное и своевременное её заполнение – условие законной занятости и корректного расчёта всех выплат․ В 2026 году нормы заполнения регулируются рядом нормативных актов, которые чётко определяют, в течение какого времени нужно оформить трудовую книжку при приёме на работу и после появления новых записей․
Нормативная база
В России процесс ведения трудовых книжек регулируется:
- Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 191 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
- Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69 (ред․ от 31 октября 2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
- Современными разъяснениями КонсультантПлюс и Системы Кадры, актуальными на 2026 год․
Ключевые сроки заполнения
Согласно практике и разъяснениям, работодатель обязан выполнить несколько обязательных действий в строго определённые сроки․ Ниже перечислены все варианты, которые встречаются в официальных источниках․
При приёме на работу
Для первого заполнения ьного листа и основной части трудовой книжки действует следующее:
- Не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления сотрудника о выдаче книжки․
- Если заявление подаётся одновременно с трудоустройством, не позднее недели (7 календарных дней) с момента начала работы․
- В некоторых разъяснениях указано, что заполнение должно быть завершено не позднее следующего рабочего дня после утверждения приказа о приёме․
При внесении новых записей (продолжение, перевод, увольнение)
Записи о новых местах работы, изменениях условий занятости или окончании трудовых отношений вносятся в книжку:
- В течение трёх рабочих дней после окончания соответствующего события;
- Если событие связано с окончанием работы, запись делается не позднее дня увольнения;
- Для электронных форм (ЕФС‑1) срок может быть продлён до трёх рабочих дней на формирование выписки․
Выдача готовой книжки работнику
После того как все необходимые записи внесены, работодатель обязан передать документ в руки сотрудника:
- Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче;
- Если заявление было подано одновременно с приёмом, выдача происходит не позднее следующего рабочего дня․
Электронная трудовая книжка (ЕФС‑1)
С 30 декабря 2025 г․ в России действует новая форма электронного ведения трудовых книжек – ЕФС‑1․ Основные особенности:
- Заполняется в системе 1С:ЗУП совместно с экспертом, чтобы избежать ошибок;
- Срок оформления выписки может составлять до трёх рабочих дней;
- Электронный документ хранится в личном кабинете сотрудника и доступен для проверки в любой момент․
Практические рекомендации работодателю
Чтобы избежать задержек и штрафов, рекомендуется:
- Сразу после подписания трудового договора запросить у сотрудника заявление о выдаче трудовой книжки;
- Запланировать внутренний график заполнения с учётом трёх‑дневного окна;
- Проверять соответствие вводимых данных требованиям Приложения N 1 (форма трудовой книжки);
- Сохранять копии всех заполненных страниц и подтверждающие документы (приказ, заявление) минимум три года;
- При переходе на электронную форму использовать сервис Системы Кадры для генерации отчёта ЕФС‑1․
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Что делать, если сроки превышены?
Ответ: При небольшом превышении (не более одного рабочего дня) можно оформить устное объяснение и зафиксировать в протоколе․ При длительном отклонении рискует возникнуть административная ответственность․ - Вопрос: Можно ли заполнить книжку позже, если сотрудник уже работает?
Ответ: Да, но все записи должны быть внесены не позднее трёх рабочих дней с момента их возникновения․ - Вопрос: Как оформить книжку, если сотрудник уходит в декрет?
Ответ: Запись о переходе в декрет вносится в соответствующее поле, а дата должна соответствовать фактическому началу отпуска․
Заполнение трудовой книжки – процесс, строго регулируемый законодательством․ Основные сроки выглядят так:
- Не более трёх рабочих дней с момента получения заявления;
- Не более недели (7 календарных дней) с даты начала работы;
- Не более трёх рабочих дней после каждого события, требующего внесения записи;
- Выдача готовой книжки – не позднее трёх рабочих дней после подачи заявления․
Соблюдение этих сроков позволяет избежать штрафов, упростить кадровое сопровождение и обеспечить прозрачность отношений с сотрудником․
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год․