Вопрос о необходимости трудовой книжки при устройстве на работу остаётся одним из самых актуальных для соискателей и работодателей в России. С изменениями в законодательстве, введением электронных форм учёта и переходом на цифровые технологии, многие сотрудники и бухгалтеры сталкиваются с путаницей: обязательна ли бумажная трудовая книжка? Можно ли устроиться без неё? Что делать, если её нет? Давайте разберёмся подробно.

Трудовая книжка: законодательная основа

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (статья 65), при заключении трудового договора работник обязан представить работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (за исключением случаев, когда работник впервые устраивается на работу);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документы об образовании и квалификации;
• справку о наличии (отсутствии) судимости (в отдельных случаях).

Таким образом, трудовая книжка — это один из обязательных документов при приёме на работу, если у соискателя уже есть трудовой стаж.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменилось с 2020 года?

С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Это не отменяет бумажную книжку, а дополняет её.

Важные нюансы:

• ЭТК — это цифровая версия всех записей, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку.
• Работник может выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную.
• Если работник впервые устраивается на работу после 2020 года, работодатель обязан оформить ему электронную трудовую книжку — бумажная не выдаётся.
• Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может подать заявление о переводе данных в электронный формат. После этого бумажная книжка остаётся у работника, но новые записи вносятся только в ЭТК.

Как подтвердить наличие ЭТК?

При устройстве на работу работодатель может проверить наличие электронной трудовой книжки через:

• личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (ПФР);
• портал Госуслуги;
• приложение «Мои документы»;
• обращение в территориальное управление ПФР.

Если работник не предоставил ни бумажную, ни подтверждение ЭТК — работодатель не вправе отказать в приёме на работу, если это первый трудовой договор. В этом случае работодатель обязан оформить ЭТК самостоятельно.

Что делать, если трудовой книжки нет?

Ситуации, когда у соискателя нет трудовой книжки, бывают разными:

• Первый трудовой договор — в этом случае трудовая книжка не обязательна. Работодатель обязан оформить ЭТК.
• Утеряна или повреждена бумажная книжка — работник должен обратиться в последнее место работы для получения дубликата. Если организация ликвидирована — в архив или ПФР.
• Работал за границей или не работал ранее — также оформляется ЭТК.

Важно! Никто не может отказать в приёме на работу только потому, что у соискателя нет трудовой книжки — если это его первый трудовой договор. Работодатель обязан создать условия для оформления ЭТК.

Можно ли устроиться без трудовой книжки и без ЭТК?

Да, можно — но только в одном случае: если это первое место работы в жизни.

В этом случае:

1. Работник подаёт заявление о приёме на работу.
2. Работодатель регистрирует его в системе ПФР и создаёт ЭТК.
3. Все последующие трудовые отношения будут фиксироваться в электронном виде.

Если же у вас уже был трудовой стаж — отсутствие трудовой книжки или подтверждения ЭТК является основанием для отказа в приёме, так как работодатель не сможет правильно оформить стаж, начислить пенсионные баллы и рассчитать больничные, отпуска и другие выплаты.

Что, если бухгалтерия не может получить справку о стаже?

Некоторые соискатели сталкиваются с ситуацией: «У меня нет трудовой книжки, и я не могу её восстановить». В таком случае:

• Если вы впервые устраиваетесь на работу — никаких справок не требуется. Работодатель сам создаёт ЭТК.
• Если вы уже работали, но потеряли книжку — обратитесь в ПФР. Они имеют доступ к архивным данным и могут предоставить выписку о вашем стаже.
• Если вы работали в частной организации, которая ликвидирована, обратитесь в архив по месту нахождения организации.
• Если вы не можете получить подтверждение стажа — сообщите об этом работодателю. Он обязан сделать запрос в ПФР. Бухгалтерия сможет рассчитать больничные и отпускные на основании данных из ЭТК или выписки ПФР — даже без бумажной книжки.

Практические рекомендации для соискателей

• Если вы впервые устраиваетесь на работу — не переживайте, что у вас нет трудовой книжки. Работодатель сам оформит ЭТК.
• Если у вас есть бумажная книжка — возьмите её с собой. Она может потребоваться для подтверждения стажа до 2020 года.
• Проверьте наличие ЭТК на сайте ПФР или Госуслуг, это поможет избежать проблем при трудоустройстве.
• Не отказывайтесь от ЭТК, даже если у вас есть бумажная книжка, это удобнее, безопаснее и не теряется.
• Если работодатель требует трудовую книжку, хотя вы впервые устраиваетесь — вежливо объясните, что по закону он обязан оформить ЭТК.

Трудовая книжка — обязательна при устройстве на работу, если у вас уже есть трудовой стаж. Если вы впервые устраиваетесь на работу — трудовая книжка не требуется, но работодатель обязан оформить вам электронную трудовую книжку. Отказ в приёме на работу только из-за отсутствия трудовой книжки при первом трудоустройстве, нарушение трудового законодательства.

Электронная трудовая книжка — это не замена, а эволюция. Она защищает ваши права, упрощает учёт стажа и делает процесс трудоустройства прозрачнее. Не бойтесь цифровых технологий — они работают на вас.

Помните: ваш трудовой стаж — это ваша будущая пенсия. Следите за ним, проверяйте данные в личном кабинете ПФР и не позволяйте работодателю игнорировать ваши права.