Трудовая книжка – обязательный документ, который фиксирует трудовое правонарушение, место работы и периоды занятости сотрудника. По закону РФ (ст. 62 ТК РФ) работодатель обязан выдавать оригинал бумажной трудовой книжки, если сотрудник запрашивает её для подачи в органы соцстрахования, в банк, в паспортно‑визовый центр и т.п. Ниже подробно описаны все этапы получения оригинала, необходимые документы и формальности.

Когда требуется оригинал трудовой книжки?

Оригинал нужен, когда:

• Необходимо предъявить документ в Фонд пенсионного и социального страхования (ФПС) для перерасчёта пенсии;
• Требуется предоставление в банк или паспортно‑визовый центр;
• Сотрудник уходит в отпуск, уходит в отпуск по уходу за ребёнком, уходит на пенсию и т.д.

Что делать, если оригинал потерян?

Если оригинал утерян, сотрудник может запросить копию и затем оформить заявление о выдаче дубликата. При этом в заявлении указывается причина потери и просится выдача нового оригинала.

Как правильно оформить запрос?

Запрос оформляется в виде заявления. Ниже – основные пункты, которые должны быть включены:

1. ФИО работника.
2. Должность и подразделение.
3. Номер и серия текущей трудовой книжки (если имеется).
4. Причина запроса (например, «необходимо предъявить оригинал в ФПС для перерасчёта пенсии»).
5. Дата и подпись работника.

Пример заявления:

Заявление
о выдаче оригинала трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в отделении № 5 (должность – менеджер),
прошу выдать мне оригинал моей трудовой книжки (№ 123456, серия АА) для
предъявления в Фонд пенсионного и социального страхования в целях
перерасчёта пенсии.

Подпись: ______________________

Какие документы требуются от работодателя?

После получения заявления работодатель обязан:

• Сделать отметку в книге учёта движения трудовых книжек (или в журнале выдачи‑получения);
• Поставить штамп или подпись с указанием места хранения оригинала;
• В случае необходимости – оформить расписку о получении оригинала.

Эти действия фиксируют факт передачи документа и защищают обе стороны от недоразумений.

Как оформить выдачу оригинала?

Процедура выдачи выглядит так:

1. Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров.
2. Кадровик проверяет наличие оригинала в архиве.
3. Оригинал передаётся сотруднику на руки под подпись.
4. Сотрудник подписывает расписку о получении.
5. В журнале/книге фиксируется дата и номер выдачи.

Важно: выдача должна происходить в присутствии свидетеля (например, начальника отдела), чтобы избежать спорных ситуаций.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать оригинал?

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать оригинал по требованию сотрудника. Если отказ произошел:

• Сотрудник может написать письменный запрос с требованием о выдаче;
• При отсутствии ответа в течение 10 рабочих дней – обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию;
• В крайнем случае – подать исковое заявление в суд.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли выдавать копию вместо оригинала? – Да, если цель – лишь подтверждение стажа, но для официальных процедур (пенсия, банк) требуется оригинал.
• Сколько времени занимает выдача оригинала? – Обычно в течение 1‑3 рабочих дней после подачи заявления.
• Нужна ли расписка? – Рекомендуется, так как это подтверждает факт получения документа.
• Можно ли выдавать оригинал в электронном виде? – Электронная трудовая книжка существует, но её «оригинал» хранится в электронном виде; для бумажного оригинала требуется печать.

Получение оригинала трудовой книжки – процедура, требующая строгого соблюдения нормативных требований. Правильное оформление заявления, наличие необходимых отметок и подписей, а также документальное подтверждение выдачи – всё это гарантирует, что сотрудник получит нужный документ без задержек и конфликтов.

Если вы планируете оформить запрос, следуйте приведённому образцу заявления и не забывайте о расписке и отметках в учётных книгах. Это сведёт к минимуму риск непредвиденных ситуаций и ускорит процесс получения оригинала.