Трудовая книжка – обязательный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работников. Для индивидуального предпринимателя (ИП) вопрос о том, кто и как вносит записи в эту книгу, часто вызывает путаницу. Ниже подробно рассматриваем, кто отвечает за заполнение трудовой книжки, какие требования предъявляются к оформлению и какие нюансы следует учитывать.
Кто является работодателем в случае ИП
ИП действует в качестве работодателя по отношению к своим сотрудникам. Это значит, что:
- ИП обязуется вести трудовые отношения с работниками;
- ИП отвечает за соблюдение трудовых прав и обязанностей;
- ИП выступает в качестве субъекта, которому необходимо вести учётные документы, включая трудовую книжку.
Однако сам ИП не заполняет трудовую книжку для себя. Записи в книжке вносятся только в отношении работников, а не в отношении самого предпринимателя.
Что именно вносится в трудовую книжку
В трудовую книжку работодатель вносит сведения, подтверждающие:
- ФИО работника;
- Дата и место рождения;
- Сведения о гражданстве;
- Место и сроки работы;
- Должность и условия труда;
- Трудовой стаж;
- Сведения о прохождении аттестации, повышения квалификации и т.п.
Обязанности работодателя по заполнению трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям ФНС, трудовую книжку заполняет работодатель (т. е. ИП) на всех работников, которые:
- принимаются на работу впервые;
- работают более 5 дней;
- принимаются по трудовому договору (в т.ч. временному).
Если работник уже имеет трудовую книжку, то ИП не вносит записи в неё сам, а лишь подтверждает их актуальность, подписывая соответствующим образом.
Как правильно оформить запись
При найме сотрудника ИП обязан:
- Получить копию трудовой книжки работника;
- Заполнить её в соответствии с установленным образцом (см. Госуслуги);
- Подписать запись и поставить печать (если она предусмотрена);
- Сохранить оригинал в личном деле работника.
Особенности для ИП, которые не нанимают работников
Если ИП работает без штата (только сам с собой), то:
- Трудовой книжка ему не требуется;
- Записи в книжке вносятся только при приёме на работу посторонних лиц;
- В случае отсутствия работников ИП может вести трудовую книгу в электронном виде, но только для подтверждения собственного стажа при расчёте пенсионных взносов.
Электронная форма
С 2020‑го года в РФ допускается оцифровать трудовые книжки. Для ИП это значит, что:
- Он может использовать электронный сервис ФНС (например, ЕГРЮЛ) для хранения сведений о трудовом стаже;
- Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если он подписан электронной подписью;
- Переход на электронный формат упрощает контроль за стажем и уплату взносов в Пенсионный фонд.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли ИП покупать бланк трудовой книжки в исполнительном комитете?
Нет. Бланк трудовой книжки выдаётся в отделениях Пенсионного фонда, в отделениях Федеральной службы по надзору в сфере труда и занятости (Роструд) или в официальных типовых формах, которые можно скачать с сайта Министерства труда. ИП может приобрести готовый бланк в любой канцелярской компании.
Может ли ИП заполнить трудовую книжку самостоятельно?
Да, но только в отношении своих сотрудников. Заполнение происходит под подпись работодателя (самого ИП) и, при необходимости, под печать организации (если она есть). При этом ИП не вносит записи в свою собственную книжку, так как он не является работником собственного предприятия.
Что делать, если трудовая книжка потеряна или испорчена?
В случае потери или порчи оригинала:
- Работодатель (ИП) подаёт заявление в Пенсионный фонд;
- ПФР выдаёт справку о стаже и подтверждает сведения из прежних записей;
- По требованию можно оформить дубликат в установленном порядке.
Для индивидуального предпринимателя ключевой момент заключается в том, что трудовую книжку заполняет работодатель, а не сам предприниматель в качестве работника. ИП, будучи работодателем, обязан вести учётные записи для всех нанятых сотрудников, а не для себя. Правильное заполнение и своевременное обновление трудовых книжек позволяют:
- Подтвердить стаж работников для расчёта пенсионных взносов;
- Обеспечить юридическую защиту в случае проверок;
- Упростить оформление при переходе на электронный документооборот.
Понимание этих нюансов помогает избежать ошибок в бухгалтерском и юридическом обслуживании, а также гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса и законодательства о пенсионном страховании.