Трудовая книжка — один из главных документов, фиксирующих трудовое положение сотрудника. Для менеджеров, отвечающих за стратегическое планирование и управление персоналом, правильное оформление этой формы особенно важно. В статье ниже подробно разберём, как правильно заполнить трудовую книжку для менеджера, какие нормативные акты следует учитывать и какие типичные ошибки следует избегать.

Нормативная база

Для заполнения трудовой книжки в 2025‑2026 годах руководствоваться необходимо следующими актами:

• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении формы и порядка ведения трудовой книжки»;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 64‑67) – требования к содержанию записей;
• Постановление Правительства РФ «О ведении кадровой документации»;
• Методические рекомендации ФНС и Роструд по оформлению электронных и бумажных форм.

Титульный лист

Титульный лист – первое место, где фиксируются основные сведения о сотруднике. Образец оформления:

1. Фамилия, имя, отчество;
2. Дата рождения (день, месяц, год);
3. Пол;
4. Гражданство;
5. Адрес регистрации;
6. Паспортные данные (серия, номер, Кем выдан, дата выдачи);
7. Сведения о месте жительства (по желанию);
8. Образование (вкладка «Образование»);
9. Сведения о профсоюзной деятельности (если есть);
10. Печать организации и подпись сотрудника отдела кадров.

Пример заполнения титульного листа:

Фамилия Имя Отчество: Иванов Петр Сергеевич
Дата рождения:
Пол: Мужской
Гражданство: РФ

Адрес регистрации: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
Паспорт: 45 02 1234567
Кем выдан: ОУФМС России по г. Москва
Дата выдачи:
Образование: Высшее, экономика (МГИМО, 2007)
Печать организации: ООО «Пример»
Подпись HR: ___________________

Запись о приёме на работу

При приёме на должность менеджера в трудовую книжку вносится запись о заключении трудового договора. Образец:

Запись о приёме на работу
Дата заключения трудового договора: 
Должность: Менеджер по продажам
Квалификация: Специалист высшего уровня
Условия работы: полный рабочий день, офисный график
Заработная плата: 80 000 руб. (оклад) + бонуусные выплаты
Место работы: г. Москва, ул. Тверская, д. 15
Подпись руководителя: ___________________
Печать организации: ООО «Пример»

Важно указать вид занятости (полный/частичный) и вид занятости в соответствии с ТК РФ.

Переводы и изменения условий

Если менеджер переводится в другое подразделение или меняются условия труда, в трудовую книжку вносятся соответствующие записи. Пример:

• Перевод в другое подразделение: – перевод в отдел развития рынка;
• Изменение условий труда: – увеличение оклада до 90 000 руб.;
• Согласование изменений: подпись сотрудника и руководителя, печать организации.

Увольнение

При увольнении в трудовую книжку вносится запись об увольнении. Формат записи:

Запись об увольнении
Дата увольнения: 
Причина увольнения: Согласование сторон (по желанию сотрудника)
Последний рабочий день: 
Подпись руководителя: ___________________
Печать организации: ООО «Пример»

Если увольнение происходит по инициативе работодателя, указываются соответствующие причины, предусмотренные ст. 81 ТК РФ.

Как исправить ошибку в записи

Ошибки в уже сделанных записях допускаются, но их необходимо оформить правильно:

1. Внести поправку вручную только в случае потери оригинального листа (при наличии подписи и печати);
2. Если допущена ошибка в официальных данных (ФИО, дата рождения), необходимо оформить дополнительный лист с указанием правильных сведений и подписью руководителя;
3. Все исправления фиксируются в журнале кадровой документации.

Образцы заполнения для разных ситуаций

Ниже представлены типичные примеры записей, которые могут понадобиться менеджеру:

• Приём на работу: Запись о приёме на работу (см. пункт 3);
• Перевод: Перевод в отдел маркетинга, ;
• Изменение квалификации: Повышение квалификации до «Специалист высшего уровня», ;
• Увольнение по собственному желанию: Увольнение по собственному желанию, ;
• Смена фамилии: Смена фамилии с «Иванов» на «Петров», (при необходимости – с приложением свидетельства о браке).

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли вести трудовые книжки только в электронном виде?
Ответ: Да, с 2022 г. допускается электронное ведение, однако в организации должна быть утверждена соответствующая процедура, а также обеспечена резервная копия данных.

Вопрос 2. Как оформить вторую страницу титульного листа, если в первой не хватает места?
Ответ: На второй странице размещаються продолжения полей (например, сведения о профсоюзной деятельности, дополнительные сведения об образовании). На каждой странице ставится печать организации и подпись HR.

Вопрос 3. Что делать, если в книжке закончились страницы?
Ответ: В этом случае необходимо приобрести вкладыш (дополнительный лист) и вшить его в книгу, указав внизу «Вкладыш № 1», «Вкладыш № 2» и т.д. На вкладыше вводятся те же сведения, что и в основной книжке.

Правильное заполнение трудовой книжки – фундамент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Для менеджера, чья роль часто связана с изменением условий труда, переводом и повышением квалификации, особенно важно точно фиксировать каждый этап трудовых отношений. Соблюдая требования Приказа № 320н, ТК РФ и внутренние регламенты компании, вы минимизируете риск ошибок и споров в будущем.

Если у вас возникнут сомнения в оформлении отдельного пункта, рекомендуется обратиться к кадровому специалисту или воспользоваться готовыми образцами, которые можно скачать на официальных ресурсах.