Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих трудовое право на работу гражданина России. Её правильное оформление и своевременное заполнение имеют решающее значение как для работодателя, так и для сотрудника. В этой статье мы разберём, какие шаги необходимо выполнить при приёме на работу, какие особенности есть при оформлении электронной и бумажной трудовой книжки, а также какие документы и сроки требуются.
Кто обязан оформить трудовые книжки
По российскому трудовому законодательству:
- Все граждане, которые впервые приступают к работе, должны иметь трудовые книжки.
- Для иностранных граждан оформление происходит в порядке, установленном миграционным законодательством – уведомление в МВД необходимо в течение 30 дней с даты начала работы.
- Для граждан, уже имеющих трудовую книжку, в случае смены места работы вносится соответствующая запись.
1.1 Особенности для молодёжи
Как отмечает А. Сафонов, для молодых людей, которые впервые ищут работу, иногда не требуется сразу оформлять бумажную трудовую книжку. В некоторых случаях допускается использование электронного аналога, однако это зависит от конкретного работодателя и от того, какова его политика в области документооборота.
Как правильно оформить бумажную трудовую книжку
Процедура заполнения бумажной трудовой книжки включает несколько обязательных пунктов:
- Штамп с данными работодателя – в верхней части первой страницы ставится штамп с наименованием организации, ИНН, ОГРН, адресом и контактным телефоном.
- Личные данные сотрудника – ФИО, дата рождения, пол, паспортные данные, СНИЛС, ИНН (если есть).
- Раздел «Сведения о трудовом месте»* – в него вносятся сведения о месте работы, дате начала, должности, ставке.
- Раздел «Сведения о воинском учёте»* – если сотрудник является военнообязанным, сюда вносятся данные о его военном учёте;
- Раздел «Сведения о профсоюзном участии»* – при необходимости указываются сведения о профсоюзных организациях.
- Раздел «Сведения о профсоюзных взносах»* – если они взимаются.
- Раздел «Сведения о премировании»* – в него заносятся данные о премиях, надбавках, отпускных.
- Раздел «Сведения о переводе, увольнении, расторжении трудового договора»* – в него вносятся сведения о переводах, увольнениях, окончании трудового договора.
Каждая запись должна быть подписана руководителем организации и заверена печатью.
Электронные трудовые книжки: настройка и заполнение
С 2022 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. Они хранятся в единой государственной базе данных и могут быть доступны работодателю и самому сотруднику через личный кабинет.
3.1 Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе
- Выберите подходящее ПО – например, «1С:Зарплата и управление персоналом», «Бухгалтерия «Электронный документооборот» или специализированные решения типа «ТрудоваяКнижка.ру».
- Создайте профиль организации – укажите ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные.
- Добавьте сотрудников – введите ФИО, дату рождения, паспортные данные, СНИЛС.
- Заполните раздел «Трудовой договор» – укажите дату начала, должность, ставку, условия труда.
- Сохраните запись и подпишите её электронной подписью руководителя.
- После этого система автоматически сформирует запись в электронной книжке, которую можно будет проверить в личном кабинете сотрудника.
3.2 Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у работника
Для подтверждения наличия электронной трудовой книжки необходимо:
- Отправить сотруднику ссылку на доступ к его личному кабинету.
- Получить подтверждение о просмотре записи (система фиксирует дату и время просмотра).
- В случае необходимости – распечатать выписку из базы данных и подписать её вручную.
Оформление при приёме иностранного работника
Приём иностранного гражданина требует особого внимания к миграционным правилам.
- Уведомление в МВД – работодатель обязан в течение 30 календарных дней с даты начала работы подать уведомление в отделение МВД по месту нахождения организации.
- В уведомлении указываются:
- ФИО иностранного работника;
- Паспортные данные;
- Срок действия трудового договора;
- Должность и условия труда;
- Сведения о месте работы.
- После подачи уведомления в МВД работодатель получает подтверждение о регистрации иностранного сотрудника.
Несоблюдение сроков уведомления может привести к административной ответственности и штрафу.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли бумажная трудовая книжка, если у сотрудника уже есть электронная?
Да, в большинстве случаев требуется обеспечить наличие бумажного экземпляра для официальных проверок. Электронная запись служит дополнительным подтверждением. - С какого года впервые оформляется трудовая книжка?
С 18 лет (или с момента начала работы, если она началась до 18 лет). С этого возраста гражданин может официально трудоустраиваться и оформлять трудовую книжку. - Можно ли изменить уже сделанную запись в книжке?
Да, но только через официальное внесение исправлений с подписью руководителя и печатью организации. В электронных системах изменения фиксируются в журнале правок. - Какие документы требуются для первой записи?
Паспорт, СНИЛС, ИНН (если есть), трудовой договор, копия военного билета (при наличии), документ, подтверждающий образование (при необходимости).
Правильное заполнение и своевременное оформление трудовой книжки – важный шаг при приёме на работу. Бумажный вариант требует тщательного заполнения всех полей, а электронный – корректной настройки в программном обеспечении и своевременного подтверждения доступа сотрудника. При приёме иностранных граждан не забывайте о обязательном уведомлении в МВД и соблюдении миграционных сроков.
Соблюдая перечисленные рекомендации, работодатель обеспечивает прозрачность трудовых отношений, а сотрудник получает официально подтверждённый документ, который будет сопровождать его на протяжении всей карьеры.
Автор: редакция HR‑центра, 23 мая 2026 г.