Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудовую деятельность сотрудника․ Правильное её оформление и соблюдение установленных сроков хранения являются обязательным требованием для всех работодателей․ В статье собраны актуальные сведения, взятые из нормативных актов Минтруда, постановлений Правительства РФ и рекомендаций архивных служб․

Нормативная база

Основными документами, регулирующими порядок ведения и хранения трудовых книжек, являются:

• Постановление Правительства РФ № 225 от (с изменениями от ) – «О трудовых книжках»․
• Приказ Минтруда России № 320н от – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
• Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от № 236)․

Эти акты определяют:

• форму и содержание трудовых книжек;
• правила их ведения и подписания;
• сроки хранения как у работодателя, так и в архиве․

Сроки хранения трудовых книжек

Сроки хранения зависят от даты окончания делопроизводства (т․ е․ даты увольнения сотрудника) и года, когда была оформлена запись в книжке․

Эти сроки подтверждены:

• п․ 59 Инструкции по ведению и хранению трудовых книжек;
• п․ 449 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236 от );
• п․ 39 Приказа Минтруда № 320н (2021 г․)․

Важно! Если в книжке есть вкладыши (например, сведения о профобучении, дополнительных образованиях), они также подпадают под те же сроки․

Где хранить трудовые книжки?

Размещение зависит от статуса организации и типа документов:

1. У работодателя – в собственном архиве (офисный/корпоративный)․ Хранится до момента увольнения сотрудника․
2. В государственном архиве – после окончания срока хранения у работодателя книжка передаётся в архивный фонд․
3. Электронный вариант – с  г․ возможна электронная форма трудовых книжек, однако оригинальный бумажный экземпляр всё равно подлежит хранению в соответствии с установленными сроками․

Согласно рекомендациям nalog-nalog․ru, после увольнения книжка может быть уничтожена только после истечения полного срока хранения (75/50 лет)․

Порядок оформления и подписания

Ведение трудовых книжек должно соответствовать следующим правилам:

• Книжка оформляется в строгом порядке: страницы нумеруются, каждая подписывается ответственным лицом․
• При заполнении бланка допускаются только корректные данные; ошибочные записи должны быть зачёркнуты и заменены новой записью с указанием причины․
• В конце каждого месяца ответственный сотрудник представляет отчёт о наличии бланков и вкладышей (п; 59 Инструкции)․
• Испорченные или нечитаемые страницы оформляются актом (п․ 59)․

Как организовать хранение в компании

Для удобства и безопасности рекомендуется:

1. Создать отдельный каталог или файл для трудовых книжек, где каждая запись сопровождается номером сотрудника и датой увольнения․
2. Вести книгу учёта движения трудовых книжек – документ, фиксирующий поступление, хранение и передачу в архив․
3. Установить сроки инвентаризации (например, ежегодно проверять наличие и целостность книжек)․
4. Обеспечить защиту от влаги и огня – хранить в сухих, охлаждаемых помещениях, использовать архивные конверты․

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс, в 2025‑2026 гг․ актуальными являются:

• Хранение оригиналов до 50/75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства;
• Передача в архив после истечения срока хранения;
• Ведение электронных копий с соблюдением требований к защите персональных данных․

Частые ошибки и как их избежать

Ошибки в трудовых книжках могут привести к:

• Неправильному расчёту пенсии;
• Отказу в выплатах при увольнении;
• Штрафам за нарушение архивных требований․

Типичные неточности:

• Ошибка в наименовании организации;
• Отсутствие записи о переименовании работодателя;
• Неправильные даты начала/окончания работы;
• Отсутствие подписи ответственного лица․

Для предотвращения подобных проблем рекомендуется:

1. Регулярно проводить аудит записей;
2. Обучать персонал правилам заполнения;
3. Сохранять копии всех вкладышей и актов․

Краткое резюме

Трудовая книжка – документ, срок хранения которого определяется датой окончания делопроизводства:

• 75 лет – если трудовые отношения завершились до  г․;
• 50 лет – если завершение произошло с  г․ и позже․

После истечения срока книжка передаётся в архив, где хранится до полного уничтожения․ Правильное оформление, своевременное ведение и соблюдение сроков хранения позволяют избежать юридических и финансовых рисков для организации․

Для более детального ознакомления с нормативными актами рекомендуется обратиться к официальным источникам: Минтруд России, Налоговый портал, а также к специализированным консалтинговым системам (КонсультантПлюс, Гарант)․

Автор статьи: Эксперт по кадровому и архивному праву, 2026 г․