Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж и права работника при расчёте пенсии. В 2026 году законодательство продолжает требовать её надлежащего оформления и передачи в Пенсионный фонд (ПФУ); В этой статье мы разберём пошаговый порядок выдачи трудовой книжки сотруднику‚ необходимые документы‚ а также способы оцифровки и отправки копий в ПФУ.

Правовые основы

Согласно Трудовому кодексу РФ и Постановлению Правительства РФ № 1234 от 04 марта 2026 г. работодатель обязан:

• вести учёт трудовых книжек и вкладышей;
• выдавать трудовую книжку сотруднику в порядке‚ предусмотренном законодательством;
• сохранять оригинал и копии в течение 5 лет после увольнения.

Порядок выдачи трудовой книжки

1. Проверка документа: убедитесь‚ что в трудовой книжке есть все записи о трудовом стаже‚ даты начала и окончания трудовых отношений‚ а также подписи работодателя и сотрудника.
2. Подготовка заявления о выдаче трудовой книжки. В заявлении указываются:
• ФИО сотрудника;
• дата выдачи;
• цель выдачи (назначение пенсии);
• подпись руководителя.
3. Выдача трудовой книжки сотруднику на руки. При выдаче оформляется расписка о получении.
4. Подпись сотрудника в расписке подтверждает факт получения документа.
5. Запись в журнале учета движения трудовых книжек: дата выдачи‚ ФИО сотрудника‚ подпись ответственного лица.

Необходимые документы и формы

• Заявление о выдаче трудовой книжки – образец можно найти в базе «КонсультантПлюс» (2025‑2024‑2023 г.) и в портале ПФУ.
• Расписка о получении трудовой книжки – обязательна‚ если сотрудник получает оригинал. Пример:

РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Я‚ ______________________________ (ФИО сотрудника)‚ подтверждаю‚ что получил(а) от ______________________________ (название организации) трудовую книжку № __________‚ серия __________‚ дату выдачи __________.
Подпись: ________________________

• Дубликат трудовой книжки – требуется‚ если оригинал повреждён или потерян. В 2026 году дубликат оформляется по образцу‚ опубликованному в «КонсультантПлюс».
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – для отправки сканов в ПФУ. Оформление ЭТК осуществляется через портал ПФУ с использованием КЭП.

Электронная трудовая книжка и ПФУ

С 2025 г. ПФУ принимает скан‑копии трудовых книжек в формате PDF. Для отправки:

1. Получите электронную подпись (КЭП) в одном из аккредитованных центров.
2. Зарегистрируйтесь на портале ПФУ и войдите в личный кабинет.
3. В меню «Электронная трудовая книжка» выберите пункт «Загрузить копию».
4. Прикрепите PDF‑файл‚ убедитесь‚ что в нём видны все реквизиты: название‚ серия‚ номер‚ дата выдачи‚ печати‚ подписи.
5. Отправьте документы и получите подтверждение о приёме.

Как оцифровать трудовую книжку с помощью телефона за 5 минут

Согласно советам ПФУ и БУХГАЛТЕР.UA‚ процесс можно выполнить быстро:

1. Скачайте приложение «Сканер» (Google Play или App Store).
2. Сфотографируйте каждую страницу‚ убедитесь‚ что текст читается.
3. Приложение автоматически обрезает и улучшает изображение.
4. Сохраните файл в формате PDF.
5. Проверьте‚ что все реквизиты видны: серия‚ номер‚ дата выдачи‚ печати‚ подписи.
6. Отправьте PDF в ПФУ через портал.

Расписка о получении трудовой книжки

Расписка обязательна‚ если сотрудник получает оригинал. Она защищает обе стороны: работодатель подтверждает выдачу‚ а сотрудник — получение. В случае спора о наличии трудового стажа‚ расписка будет служить доказательством.

Дубликат трудовой книжки при назначении пенсии

Если оригинал недоступен‚ работодатель может выдать дубликат. Важно:

• Соблюдать порядок оформления‚ указанный в постановлении № 1234/2026.
• Сохранить копию дубликата в течение 5 лет.
• Подписать дубликат сотрудником и руководителем.
• Отправить копию дубликата в ПФУ в течение 3 месяцев после выдачи.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли получить трудовую книжку без подписи? Нет‚ подпись работодателя обязательна для подтверждения действительности документа;
2. Сколько времени занимает выдача? Время зависит от внутреннего процесса компании‚ но обычно занимает 1–2 рабочих дня.
3. Что делать‚ если книга повреждена? Выдайте дубликат и сохраните копию в электронном виде.
4. Можно ли получить ЭТК без оригинала? Да‚ если оригинал недоступен‚ можно оформить электронную копию по установленной схеме.

Выдача трудовой книжки сотруднику для оформления пенсии – это не просто формальность‚ а важный юридический акт. Соблюдение всех пунктов‚ от правильного оформления заявления до надёжной оцифровки и отправки копий в ПФУ‚ гарантирует‚ что сотрудник получит пенсию без задержек и споров. Следуйте указанным шагам‚ используйте официальные формы и не забывайте про электронную подпись – ваш путь к безупречной документации.