Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина в России․ Вопрос о том, кому именно выдается этот документ, часто вызывает недоразумения как у работодателей, так и у самих работников․ В статье мы разберём основные правила выдачи трудовой книжки, особенности перехода на электронный формат и исключения, предусмотренные законодательством․
Что такое трудовая книжка и почему она важна
Трудовая книжка – официальная запись о трудовой деятельности работника, включающая сведения о месте работы, должности, стаже, а также о наградах и дисциплинарных взысканиях․ В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 66), она является обязательным документом для всех работников, занятых по найму․
Ключевые сведения, которые фиксируются в трудовой книжке
- ФИО работника и место работы
- Дата начала и окончания трудового договора
- Должность и квалификация
- Стаж работы и его начисление
- Награды, благодарности и дисциплинарные взыскания
- Переходы в другую организацию (внутренние переводы)
Кому выдается трудовая книжка
Трудовая книжка выдается:
- Нанимателю – при приёме на работу․ Работодатель обязан оформить запись о приёме и передать работнику сам документ․
- Работнику – при увольнении․ В последний день работы работник должен получить трудовую книжку с записью об увольнении․
- Представителю работника – в случае, если работник не может лично присутствовать (например, по болезни)․ Работодатель может выдать документ представителю по письменному заявлению работника․
- Работнику, переходящему на электронный формат – в соответствии с новыми правилами 2026 года, работник может выбрать электронную трудовую книжку (ЭТК)․ При этом бумажный документ выдается только как подтверждение перехода․
Исключения и особенности
- Если работник уволен по собственному желанию и не может присутствовать в последний день, работодателю необходимо направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо согласие на её отправку по почте․
- При увольнении по инициативе работодателя, документ выдается в последний день работы, если работник присутствует․
- В случае, если работник не может получить трудовую книжку лично, работодатель может выдать её его представителю, но только после письменного заявления работника․
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2026 года в России действует обязательный переход на электронный формат трудовой книжки․ Работники, которые уже трудоустроены до 31 декабря 2020 года, могли выбрать бумажный или электронный вариант․ При выборе ЭТК работодатель обязан:
- Подать данные о трудовой деятельности в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЗ) через форму ЕФС‑1․
- Выдать работнику бумажную запись о переходе на ЭТК․
- Снять ответственность за хранение бумажной трудовой книжки, но сохранить обязанность направлять электронную отчетность․
Как получить выписку из ЭТК
Существует четыре основных способа получения выписки из электронной трудовой книжки:
- Через портал Госуслуги – в электронном виде․
- Через работодателя – в электронном или бумажном виде․
- Через МФЦ – в бумажном формате․
- Через ФСТЗ – в электронном формате․
Практические рекомендации работодателям
- Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника выдайте трудовую книжку․
- При увольнении обязательно подпишите запись о приёме и увольнении в журнале учета трудовых книжек․
- Если работник не может лично получить документ, оформите письменное согласие и выдайте его представителю․
- При переходе на ЭТК обязательно сделайте бумажную запись о переходе, чтобы снять ответственность за хранение бумажной книги․
Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую историю гражданина․ Правильная выдача и ведение трудовой книжки – обязанность работодателя, а получение и хранение – обязанность работника․ С переходом на электронный формат в 2026 году правила стали более гибкими, но при этом сохраняется необходимость соблюдения всех формальностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ․