Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника в России. В соответствии с законодательством, именно работодатели несут ответственность за её ведение, хранение и выдачу. Ниже разберём основные требования, которые предъявляются к работодателям, а также практические рекомендации по соблюдению этих обязанностей.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ – основной нормативный акт, регулирующий вопросы трудовых книжек.
- Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. (Порядок) – детализирует порядок ведения учета трудовых книжек, бланков и вкладышей.
- Пункты 39–40 Порядка – устанавливают обязанности работодателя по организации работы по учету и хранению трудовых книжек.
Основные обязанности работодателя
- Организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей.
- Назначить уполномоченное лицо (сотрудника), которое будет осуществлять все операции с трудовыми книжками. Приказ или распоряжение работодателя должно содержать:
- Функциональные обязанности уполномоченного лица.
- Порядок доступа к документам.
- Ответственность за нарушение порядка.
- Подготовить и утвердить формы книг (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в соответствии с Порядком.
- Вести журнал движения трудовых книжек (если работник использует бумажную трудовую книжку). В случае электронных трудовых книжек запись в журнале не требуется.
- Соблюдать требования к хранению документов строгой отчетности – трудовые книжки и вкладыши хранятся в безопасном месте, доступ к которым ограничен.
- Обеспечить выдачу трудовых книжек сотруднику в течение 5 рабочих дней с момента запроса.
- Внести запись о поступлении и увольнении сотрудника в трудовую книжку и в журнал движения.
Формы и документы учета
Согласно Порядку, работодатель обязан использовать следующие формы:
- Бланк трудовой книжки – основной документ, в котором фиксируются все трудовые отношения.
- Вкладыш в трудовую книжку – отдельный документ, который приклеивается к бланку при каждом новом трудовом договоре.
- Журнал движения трудовых книжек – книга, в которой фиксируются все операции с трудовыми книжками (поступление, выдача, возврат, уничтожение).
Все эти формы должны быть утверждены работодателем в соответствии с Порядком. При необходимости можно использовать электронные версии, но они должны быть подписаны и храниться в соответствии с требованиями законодательства.
Организация работы по учету
Для эффективного ведения учета трудовых книжек рекомендуется:
- Создать политику хранения документов с указанием сроков хранения и условий доступа.
- Внедрить систему электронного документооборота (если возможно), чтобы снизить риск потери бумажных копий.
- Проводить регулярные проверки (ежеквартально) на соответствие фактического состояния документов требованиям закона.
- Обучать персонал, ответственный за учет, правилам заполнения и хранения трудовых книжек.
- Вести отчётность перед контролирующими органами (например, в Федеральную службу по труду) по мере необходимости.
Ответственность за нарушение
Нарушение обязанностей по ведению учета трудовых книжек влечёт за собой:
- Трудовые санкции – штрафы в размере до 5 млн. рублей.
- Ответственность работодателя – в случае грубых нарушений возможна административная ответственность.
- Потеря доверия со стороны сотрудников и органов контроля.
Практические рекомендации
- Проверяйте наличие трудовой книжки при приёме на работу. Если сотрудник не имеет бумажной книжки, уточните, использует ли он электронную.
- Если сотрудник увольняется, отправляйте бумажную трудовую книжку по почте и внесите запись в журнал движения.
- При первичном трудоустройстве в компании, работник может получить новую трудовую книжку. В этом случае необходимо оформить её в соответствии с Порядком.
- Если работник работает по совместительству, необходимо уточнить, требуется ли отдельная запись в его трудовой книжке.
- При смене должности внутри компании, обязательно внесите запись о смене должности в трудовую книжку.
Обязанность ведения учета трудовых книжек – одна из ключевых задач работодателя, направленная на защиту прав работников и соблюдение требований законодательства. Соблюдение всех пунктов Порядка № 320н, правильное оформление и хранение документов, а также своевременная выдача трудовых книжек позволяют избежать штрафов и репутационных потерь. Регулярная проверка и обучение персонала – залог успешного выполнения этих обязанностей.