Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую историю работника в России․ Несмотря на рост популярности электронной трудовой книжки (ЭТК), многие работодатели и сотрудники всё ещё сталкиваются с вопросом: нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку? В статье рассмотрим актуальное законодательство, порядок выдачи, переход на электронный вариант и ответы на часто задаваемые вопросы․
Правовая база 2026 года
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66․1 регулирует выдачу и хранение трудовых книжек․
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г․ (о внесении изменений в ТК РФ) вводит возможность перехода на электронную трудовую книжку․ Пункт 5 статьи 2 этого закона гласит, что работник вправе в любое время перейти на электронный вариант․
- Постановление Правительства РФ № 225 от г․ (в ред․ от ) – «О трудовых книжках», включает правила изготовления, ведения и хранения бумажных книжек․
Обязанности работодателя при приёме на работу
2․1 Выдача бумажной трудовой книжки
Если работник не подал письменное заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня начала трудовых отношений․
При выдаче в книжку вносятся следующие записи:
- Дата и номер приказа (или договора), подтверждающего приём на работу․
- Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО․
- Должность, условия труда, основание для приёма (например, трудовой договор)․
2․2 Переход на электронную трудовую книжку
Работник может написать письменное заявление о желании перейти на ЭТК․ После получения заявления работодатель:
- Делает закрывающую запись в бумажной книжке (указывается, что трудовая история будет вестись в электронном виде)․
- Выдаёт работнику справку о переходе и регистрирует запись в системе «Госуслуги» (или в иной уполномоченной системе)․
Если работник позже решит вернуться к бумажному варианту, он также подаёт заявление, а работодатель открывает новую запись в прежней книжке․
Выдача трудовой книжки при увольнении
Согласно постановлению № 225, при прекращении трудового договора работодатель обязан:
- Сделать закрывающую запись о дате увольнения, основании прекращения договора и указать, что книжка передаётся работнику․
- Подписать запись и поставить печать организации (если она есть)․
- Вручить книжку работнику в течение трёх рабочих дней после даты увольнения․
Если у работника уже есть электронная трудовая книжка, в бумажной делается отметка о переходе на электронный вариант, а в ЭТК вносится соответствующая запись о завершении трудовых отношений․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – как это работает?
4․1 Плюсы ЭТК
- Отсутствие риска потери бумажного документа․
- Удобный онлайн‑доступ через портал «Госуслуги»․
- Автоматическое обновление записей работодателем․
4․2 Как оформить ЭТК?
- Работник подаёт заявление о переходе на электронный вариант (можно через личный кабинет «Госуслуги»)․
- Работодатель в системе «Электронный документооборот» вносит запись о приёме и подтверждает её подписью (ЭЦП)․
- Система генерирует уведомление о создании ЭТК, которое работник получает в личном кабинете․
- При желании работник может запросить печатную копию (выдаётся только по требованию суда или в иных предусмотренных законом случаях)․
4․3 Что происходит с бумажной книжкой?
Если работник полностью переходит на ЭТК, в бумажной книжке делается закрывающая запись о переходе․ Книжка остаётся у работодателя в архиве (по требованию инспекции труда) или передаётся работнику в виде «свидетельства о переходе», но более не используется для учёта трудовой истории․
Кто отвечает за ведение трудовых книжек в организации?
Оформлением и хранением трудовых книжек занимается отдел кадров или иное уполномоченное лицо (например, главный бухгалтер)․ Ответственное лицо подписывает каждую запись и ставит печать организации (если она предусмотрена уставом)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6․1 Нужно ли работнику иметь бумажную трудовую книжку, если он работает только в государственных учреждениях?
Да, если работник не подал заявление о переходе на ЭТК․ В государственных учреждениях часто используют ЭТК, но закон требует предоставить возможность выбора․
6․2 Можно ли отказаться от бумажной книжки, если у меня уже есть электронная?
Да․ Работник имеет право в любой момент написать заявление о переходе на электронный вариант․ После закрывающей записи в бумажной книжке она более не используется․
6․3 Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?
Согласно ТК РФ, отказ работодателя является нарушением․ Работник может:
- Обратиться в инспекцию труда с жалобой․
- Подать иск в суд о принудительном выдаче книжки․
- В случае необходимости – обратиться к юристу за помощью․
6․4 Как оформить трудовую книжку, если я фрилансер или работаю по договору ГПХ?
Трудовая книжка вносится только при наличии трудового договора (ст․ 67 ТК РФ)․ Договоры гражданско‑правового характера (ГПХ) не требуют ведения трудовой книжки․
6․5 Сколько времени хранится бумажная трудовая книжка у работодателя после увольнения?
По постановлению № 225, архивные документы, включая закрытые трудовые книжки, хранятся не менее пяти лет в соответствии с требованиями Федерального закона «О архивном деле»․
Практический чек‑лист для работодателя
- Проверить наличие у нового сотрудника заявления о желании получить бумажную или электронную книжку․
- Приём на работу – оформить запись в книжке (бумажной или ЭТК) в течение 3 рабочих дней․
- Обеспечить подпись ответственного лица и печать (если требуется)․
- При увольнении – сделать закрывающую запись, подписать её и выдать книжку․
- Вести реестр выданных и закрытых книжек (бумажных и электронных) для контроля․
- Обучить персонал отдела кадров актуальным требованиям 439‑ФЗ и постановления № 225․
В 2026 году трудовая книжка остаётся обязательным документом, однако закон предоставляет работнику свободу выбора между бумажным и электронным вариантами․ Работодатели обязаны своевременно оформлять записи, предоставлять необходимые справки и соблюдать правила архивирования․ При правильном подходе процесс оформления трудовой книжки становится простым и прозрачным как для работодателя, так и для сотрудника․
Помните: если у вас возникли сомнения в правильности оформления, лучше проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве, или обратиться в инспекцию труда․
Дата публикации: