Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовый стаж и условия работы. Правильное хранение этого документа важно и для работодателя, и для работника. В статье подробно рассматриваем, где и как хранить трудовые книжки, какие требования предъявляет Трудовой кодекс РФ и какие особенности возникают в случае удаленной работы.

Основные требования законодательства

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовые книжки должны находиться на территории работодателя и храниться в специально отведённом месте, защищённом от постороннего доступа и воздействия влаги.

• Хранилище должно быть доступным только уполномоченным лицам.
• Место должно обеспечивать сохранность документа на весь срок его хранения (обычно до пенсионного возраста).
• Ответственность за правильное оформление и хранение возлагается на назначенное должностное лицо (чаще всего – сотрудника отдела кадров).

Традиционный вариант – отдельный архив или кадровый отдел

В большинстве организаций трудовые книжки размещаются в отделе кадров или в специальном архиве. Такое решение имеет несколько преимуществ:

1. Единый централизованный контроль над документами.
2. Удобный доступ при проверках и при необходимости выдачи копий.
3. Соблюдение требований к защите персональных данных.

Хранение у работника (для удалённых сотрудников)

Если работник работает дистанционно, стороны могут договориться о хранении его трудовой книжки у самого сотрудника. При этом:

• Работодатель обязан зафиксировать это соглашение в трудовом договоре или в отдельном документе.
• Работник должен гарантировать сохранность бумажного экземпляра (например, хранить его в надёжном месте, не подверженном риску потери или повреждения).
• В случае потери документа работник обязан незамедлительно сообщить об этом работодателю.

Электронные трудовые книжки: новые возможности и требования

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Начиная с 1 января 2026 года переходный период завершится, и ЭТК станет обязательным форматом для большинства работников.

• ЭТК хранятся в защищённой информационной системе, доступной только уполномоченным сотрудникам HR‑отдела.
• Хранение электронных данных подразумевает использование серверов с ограниченным доступом и резервного копирования.
• При увольнении или при запросе сотрудника информация из ЭТК может быть предоставлена в электронном виде или распечатана.

Преимущества электронного формата

1. Снижение риска потери или повреждения бумажного документа.
2. Упрощённое формирование и обновление данных.
3. Быстрый доступ к информации при проверках и при оформлении пенсионных выплат.

Как правильно оформить место хранения в офисе

Если вы решаете хранить трудовые книжки в физическом виде, следуйте этим рекомендациям:

• Выделите отдельный ящик или шкаф в кадрном отделе, где будут размещаться только трудовые документы.
• Убедитесь, что место находится в закрытом помещении с ограниченным доступом (только уполномоченные сотрудники).
• Обеспечьте защиту от влаги и огня – используйте архивные контейнеры или пожарные сейфы.
• Ведите журнал учёта, где фиксируются даты выдачи, возвратов и любые изменения в хранении.

Что делать, если книжка потеряна или повреждена?

Потеря или повреждение трудовой книжки – серьёзный инцидент, требующий быстрого реагирования.

1. Сотрудник обязан в течение 3 дней уведомить работодателя о потере/повреждении.
2. Работодатель оформляет заявление о потере и проводит внутреннюю проверку.
3. В случае подтверждения потери составляется акт о потере, после чего вносятся сведения о новом оформлении (бумажный или электронный вариант).
4. Если требуется дубликат, он оформляется в соответствии с внутренними регламентами компании.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли хранить трудовые книжки в личном кабинете сотрудника? – Нет, это не соответствует требованиям законодательства, так как доступ к личным кабинетам может быть открыт посторонним.
• Как долго следует хранить трудовые книжки? – До достижения сотрудником пенсионного возраста, после чего документы передаются в пенсионный фонд или уничтожаются согласно установленным правилам.
• Можно ли хранить электронные книжки на личных устройствах? – Нет, электронные трудовые книжки должны храниться в корпоративной системе с защищённым доступом.

Правильное пристроение (хранение) трудовых книжек – обязательный элемент ответственной кадровой политики. Независимо от того, используете ли вы бумажный или электронный формат, важно соблюдать:

1. Требования Трудового кодекса РФ к месту хранения.
2. Обеспечение конфиденциальности и защиты от потерь.
3. Документированное оформление всех действий, связанных с выдачей, возвратом и дублированием.

Соблюдая эти правила, вы минимизируете риск потери важных документов, ускорите работу HR‑отдела и создадите благоприятные условия для работы как работодателя, так и сотрудников.