Трудовая книжка – один из ключевых кадровых документов, который обязателен для всех работников, для которых работа в компании является основной.
В 2026 г. вопросы учета трудовых книжек остаются актуальными, поскольку они напрямую влияют на налоговую базу и бухгалтерские отчёты. Ниже приведён подробный разбор всех аспектов бухгалтерского и налогового учёта трудовых книжек, включая практические рекомендации по работе с 1С:Бухгалтерия 8.

Правовые основания

• Трудовой кодекс РФ – статьи 66 и 66.1. Работодатель обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников, чья работа в компании является основной.
• Налоговый кодекс РФ – определяет, что расходы на покупку бланков трудовых книжек считаются экономически обоснованными и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
• Приказы Минтруда – регламентируют порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также обязательства работодателя по их учёту.

Бухгалтерский учет трудовых книжек

В бухгалтерском учёте трудовые книжки отражаються как материальные ценности, которые приобретаются и передаются сотрудникам. Основные проводки:

1. Приобретение бланков трудовых книжек:
   
   Дебет 62 «Расчёты с поставщиками» – сумма покупки
   
   Кредит 51 «Расчёты с банками» – оплата поставщику
2. Передача бланка сотруднику:
   
   Дебет 62 «Расчёты с поставщиками» – стоимость бланка
   
   Кредит 86 «Расчёты с персоналом» – передача бланка
3. Списание бланка при увольнении:
   
   Дебет 86 «Расчёты с персоналом» – стоимость бланка
   
   Кредит 62 «Расчёты с поставщиками» – списание

Для контроля за движением бланков создаётся специальный журнал, в котором фиксируются даты приобретения, передачи, списания и остатки; В 1С:Бухгалтерия 8 это реализовано через объект «Трудовые книжки».

Налоговый учет трудовых книжек

Налоговый кодекс РФ рассматривает операции по выдаче трудовых книжек как реализацию товаров (работ, услуг). Поэтому:

• При выдаче бланка сотруднику – операция облагается НДС (если работодатель является плательщиком НДС). Переход права собственности считается завершённым.
• При списании бланка – НДС не начисляется, но необходимо учесть возможный налоговый вычет по стоимости бланка.
• Расходы на покупку бланков уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Практическая реализация в 1С:Бухгалтерия 8

Для отражения операций с трудовыми книжками в 1С необходимо выполнить следующие шаги:

1. Создать объект «Трудовые книжки» в справочнике «Банки».
2. Ввести данные о поставщике, стоимости и количестве бланков.
3. При выдаче сотруднику – создать документ «Передача трудовой книжки» с указанием сотрудника, даты выдачи и стоимости.
4. При списании – создать документ «Списание трудовой книжки».
5. Периодически сверять остатки в журнале с фактическими бланками.

Для корректного расчёта НДС можно использовать специальные настройки в разделе «Налоговый учет» – включить режим «НДС по факту» для операций с трудовыми книжками.

Списание и утилизация бланков

При увольнении сотрудника бланк обычно передаётся в архив. В бухгалтерии это отражается как списание. В налоговом учёте списание не приводит к начислению НДС, но необходимо учесть налоговый вычет по стоимости бланка.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли использовать бланки, приобретённые за пределами РФ? – Да, но необходимо учесть импортные пошлины и НДС по импортным операциям.
• Как учитывать бланки, которые выдаются бесплатно сотрудникам? – В бухгалтерском учёте это отражается как передача без начисления НДС, но в налоговом учёте учитывается как операция по реализации с нулевой ставкой НДС.
• Какие документы нужны для подтверждения расходов на бланки? – Счёт-фактура от поставщика, акт приёма бланков, журнал учёта;

Важные события и мероприятия

12–14 ноября 2025 г. в г. Москва, г‑ца «Золотое кольцо», ул. Смоленская, 5 состоится конференция «Бухгалтерский и налоговый учет трудовых книжек». Участники смогут обсудить последние изменения в законодательстве, обменяться практическими советами и получить сертификаты от Минтруда.

Бухгалтерский и налоговый учёт трудовых книжек – это важный элемент кадрового управления, который напрямую влияет на финансовые показатели компании. Правильное ведение учёта позволяет:

• Снизить налоговую базу по налогу на прибыль.
• Обеспечить соответствие требованиям ТК РФ и НК РФ.
• Избежать штрафов и санкций от налоговых органов.
• Упростить внутренний контроль и аудит.

Следуя рекомендациям, описанным выше, вы сможете вести учёт трудовых книжек без ошибок и в соответствии с действующим законодательством.