Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудовую деятельность граждан России и Беларуси. Ее оформление, ведение и выдача подлежат строгим правилам, а вопрос о плате за трудовые книжки часто задают как работодатели, так и сами сотрудники. В этой статье собраны актуальные данные (на 21 мая 2026 г.) о стоимости, порядке расчётов и особенностях оформления бумажных и электронных экземпляров.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, в который вносятся сведения о:

• месте и дате трудоустройства;
• выплатах и удержаниях;
• смене работодателя;
• воинском учёте и иных обстоятельствах, влияющих на статус работника.

Без неё невозможно подтвердить трудовой стаж, что критически важно при расчёте пенсии, компенсаций и иных выплат.

Бланк и его основные разделы

Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от № 40 (ред.), в книжке предусмотрены:

1. Первый лист – сведения об уполномоченном органе (организации).
2. Второй лист – данные работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
3. Далее – таблицы сведения о каждом месте работы.

Порядок выдачи и стоимость трудовых книжек

Официальный порядок заполнения, выдачи трудовых книжек, вкладышей к ним, дубликатов предусматривает, что:

• Бумажные книжки выдаются бесплатно, если они приобретены до ввода в силу новых требований (до ).
• С года работодатели могут использовать утверждённые бланки без ограничения срока, однако при необходимости оформить дубликат может потребоваться оплата.

Когда взимается плата?

Плата взимается только в следующих случаях:

1. Оформление дубликата на новом образце (после ).
2. Замена утерянной или повреждённой книжки, если работник не имеет права на бесплатную выдачу (например, при потере оригинала после ).
3. Изготовление дополнительных вкладышей (для учёта дополнительных сведений).

Стоимость дубликата в 2026 году обычно составляет от 500 до 1500 рублей (в зависимости от региона и типографии), но в большинстве организаций расходы покрываются работодателем.

Изменения в законодательстве: 2023‑2026 годы

В последние годы в законодательство внесены значительные изменения, которые влияют на стоимость и порядок выдачи трудовых книжек.

Приказ Минфина РФ № 117‑н (2003) и его отмена

С года перестал действовать Приказ Минфина РФ от № 117‑н «О трудовых книжках». Это значит, что:

• Работодатели могут использовать собственные бланки, если они уже приобретены.
• Новые бланки обязательны только при оформлении дубликата после .

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С года все работодатели обязаны перейти на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом:

• Бумажные экземпляры могут использоваться только до , если работник не выразил желания перейти на ЭТК.
• Для сотрудников, принятых после , ведётся только электронный вариант.
• Оплата за оформление ЭТК включена в общие расходы компании и не взимается с работников.

Тарифы на взносы в Пенсионный фонд (2025‑2026)

Начиная с 2023 года введён единый тариф 30 % от фонда оплаты труда (ранее отдельные ставки: ОПС – 22 %, ОМС – 5,1 %, ОСС – 2,9 %). Этот фактор влияет на общую стоимость персонала, но не меняет правила бесплатного оформления книжек.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

В случае утраты или повреждения оригинала у работодателя есть два варианта:

1. Использовать старый чистый бланк, приобретённый до 2024 года.
2. Оформить дубликат на новом образце (согласно требованиям 2023‑2026 годов).

Оба варианта оформляются в том же порядке, но:

• При использовании старого бланка в него вносятся только сведения, которые уже есть в оригинале.
• При новом образце в него могут быть добавлены новые реквизиты (например, сведения о переходе на ЭТК).

Оплата за новый образец обычно покрывается работодателем, если иное не оговорено в коллективном договоре.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать штрафов и упростить работу с трудовыми книжками, рекомендуется:

• Закупить запасные бланки до и хранить их в архиве.
• Вести учёт всех вкладышей в электронной системе (например, в 1С или в сервисе КонсультантПлюс).
• Обеспечить бесплатное оформление дубликатов для сотрудников, у которых есть законное основание (утрата, повреждение);
• Подготовиться к переходу на ЭТК: обучить HR‑персонал работе с электронным документооборотом и обеспечить доступ к необходимым программам.
• Сохранять копии всех записей в течение минимум 5 лет (требования к хранению указаны в Постановлении Минтруда от 2025‑12‑24);

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Нужно ли вносить запись об отправке трудовой книжки по почте? – Да, согласно практике , такие сведения фиксируются в журнале учёта движений книжек.
2. Можно ли вести трудовые книжки в электронном виде? – С – обязательно для новых сотрудников; для остальных – до можно использовать бумажный вариант.
3. Сколько стоит оформить дубликат в 2026 году? – Около 500‑1500 рублей, но в большинстве компаний стоимость покрываеться работодателем.
4. Какие документы требуются для оформления новой книжки? – Паспорт работника, трудовой договор, копия предыдущей книжки (если есть), заявление о выдаче дубликата.
5. Можно ли использовать старый бланк, приобретённый в 2005 году? – Да, если он не был заменён на новый образец после и не требует обновления данных.

Плата за трудовые книжки – это не только финансовый аспект, но и важный элемент соблюдения трудового законодательства. Понимание текущих требований, своевременное оформление дубликатов и переход на электронные формы позволяют работодателям избежать штрафов, упростить работу с персоналом и обеспечить прозрачность в учёте трудового стажа.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалистам по кадровому праву или воспользуйтесь сервисом КонсультантПлюс, где доступны актуальные образцы форм и консультации в режиме онлайн.