Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих стаж работы, квалификацию и права работника. Часто возникает вопрос: можно ли заверить копию трудовой книжки в отделе кадров своей организации и какие требования к такой заверке предъявляются законом?

Что такое трудовая книжка и где хранится её подлинник?

Согласно Трудовому кодексу РФ, подлинник трудовой книжки хранится у работодателя, а работник получает только её копию (в виде «рабочей» книжки) или электронный вариант. Нормативные акты, в т.ч. консультант.ру, фиксируют, что оригинал книги обязан храниться в организации, где работник был трудоустроен, и может быть предоставлен только по законному запросу (например, в суд, в органы соцзащиты, в банк).

Ключевые положения:

• Подлинник хранится в отделе кадров (или в архиве организации).
• Работник имеет право получать копию книги для предъявления в сторонние организации;
• Копия должна быть заверена в соответствии с установленными правилами.

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?

Заверять копию трудовой книжки могут только лица, уполномоченные руководителем организации. Как правило, это:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор).
2. Уполномоченный сотрудник отдела кадров, получивший соответствующее поручение.
3. Лицо, имеющее печать организации (если печать используется).

Внутренний регламент организации (приказ № … от …) обычно определяет перечень сотрудников, которым доверены полномочия по заверению копий трудовых книжек.

Правовые основы заверения копий трудовой книжки

Основные нормативные документы, регламентирующие процесс:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 62‑66) – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Федеральный закон № 82‑ФЗ от – использование печати организации.
• ГОСТ Р 7;0.97‑2025 (п. 5.26) – требования к оформлению заверенных копий документов.
• Приказ Минтруда России от 2025‑12‑01 «Об утверждении формы и порядка заверения копий трудовых книжек» (внутренний регламент большинства компаний).

Порядок заверения копии трудовой книжки в отделе кадров

Ниже приведён типичный алгоритм действий, который описан в статье «Как правильно заверить трудовую книжку в 2026 году» и в рекомендациях кадровых служб.

Шаг 1. Подготовка копии

1. Сделайте чистую копию всех страниц трудовой книжки (включая ьный лист, страницу с личными данными и все записи о работе).
2. Убедитесь, что копия читаема, без пятен и обрезов.

Шаг 2. Проверка соответствия

• Сравните копию с оригиналом, находящимся в архиве отдела кадров.
• Убедитесь, что в копии присутствуют все записи, включая последнюю отметку «Работает по настоящее время» (если работник ещё в штате).

Шаг 3. Оформление заверения

На последней странице копии (или на каждой странице, если так предписано внутренними нормативами) делается отметка:

• Текст «Верно» или «Копия верна».
• Наименование организации, где хранится подлинник.
• Дата заверения (дд.мм.гггг).
• Должность, Ф.И.О. и подпись уполномоченного лица.
• Печать организации (если она есть).

Шаг 4. Присвоение штампа (по желанию)

Некоторые организации используют штамп «Верно», который ставится в правом нижнем углу каждой страницы. Это упрощает проверку подлинности копии.

Шаг 5. Выдача копии

После заверения копию передают работнику или направляют в запрашивающую организацию (банк, суд, миграционную службу и т.д.). При передаче в стороннюю организацию к отметке о заверении добавляют фразу «Копия выдана в соответствии с запросом …» и указывают место хранения оригинала.

Требования к отметке о заверении

Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2025 и рекомендациям Минтруда, отметка о заверении должна включать следующие элементы:

Важно: отсутствие любого из перечисленных пунктов может привести к отказу в приёме копии в государственных и банковских учреждениях.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию трудовой книжки без печати?

Да. По закону печать обязательна только в том случае, если она предусмотрена у организации (см. ФЗ № 82‑ФЗ). Если печати нет, достаточно подписи, должности и даты;

Кто может запросить копию трудовой книжки?

Запрос может исходить от:

• Банка (для получения кредита).
• Госорганов (проверка стажа, пенсионные органы).
• Судебных инстанций.
• Работодателя‑новичка (при приёме на работу).

Нужно ли заверять каждую страницу?

Практика различается. Наиболее распространённый вариант – ставить отметку только на последней странице (или на первой листе, если копия прошита). Однако некоторые организации требуют штамп «Верно» на каждой странице – это прописываеться во внутреннем регламенте.

Что делать, если в оригинале есть ошибки?

Ошибки в оригинальной трудовой книжке исправляются только в установленном порядке (приказом работодателя, с подписью работника). После исправления копию следует заверять заново.

Можно ли заверить копию самостоятельно, без обращения в отдел кадров?

Нет. По законодательству заверять копию имеет право только уполномоченное лицо организации. Самостоятельное заверение без печати и подписи не имеет юридической силы.

Ответ на главный вопрос «Можно ли заверить трудовую книжку в отделе кадров?» – да, можно. Отдел кадров, будучи хранителем подлинника, обладает полномочиями заверять копии трудовых книжек, если:

• Заверение выполнено уполномоченным лицом (руководитель или сотрудник, получивший доверенность).
• Отметка о заверении содержит все обязательные реквизиты (текст «Верно», дата, должность, Ф.И.О., подпись, печать при её наличии).
• Копия полностью соответствует оригиналу и прошита/оформлена в соответствии с внутренними регламентами.

Соблюдение указанных правил гарантирует, что копия трудовой книжки будет принята в банках, государственных органах и судах, а также защитит интересы работника и работодателя.

Дата публикации: