Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина. Для большинства людей она становится «паспортом» при назначении пенсии, а для пенсионеров – инструментом, позволяющим получить дополнительные выплаты, оформить трудоустройство и решить спорные вопросы с работодателем. В статье мы разберём, зачем пенсионеру нужна трудовая книжка, какие существуют варианты (бумажная и электронная), как её оформить, восстановить и какие правовые нормы регулируют этот процесс.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальное удостоверение, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, перевода, увольнения, должности, тарифные разряды, продолжительность рабочего времени, а также сведения о начислении и выплате отпускных, больничных и других выплат.

Существует два формата:

• Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, выпускаемый в установленном образце (последний образец утверждён в 2023 году).
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, хранящийся в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР) и доступный через личный кабинет гражданина.

Почему пенсионеру нужна трудовая книжка?

1. Подтверждение трудового стажа – при расчёте пенсии учитываются годы, отработанные до выхода на пенсию. Трудовая книжка является официальным доказательством этих лет.
2. Получение дополнительных социальных выплат – например, выплаты по инвалидности, компенсации за выслугу лет, надбавки за работу в условиях повышенной сложности.
3. Трудоустройство после выхода на пенсию – пенсионер может работать по совместительству или полностью, а работодателю необходимо оформить запись в трудовой книжке (если трудовой стаж превышает 5 дней).
4. Разрешение спорных вопросов – если возникли разногласия с работодателем о размере стажа, надбавках или датах увольнения, трудовая книжка служит главным доказательством.
5. Оцифровка и упрощённый доступ к данным – электронная версия позволяет получать справки из ПФР без подачи бумажных копий, ускоряя процесс оформления пенсии и иных выплат.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и использования трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66, 67, 68, 69, 70.
• Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1250 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
• Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г. – сроки представления сведений о трудовой деятельности в ПФР для формирования электронных трудовых книжек.
• Федеральный закон № 442‑ФЗ от 28 марта 2013 г. «Об основах социального обеспечения» (пункт о подтверждении трудового стажа).

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Преимущества электронной версии

• Отсутствие необходимости хранить бумажный документ – всё хранится в базе ПФР.
• Автоматическое обновление данных: при приёме на работу, переводе, увольнении работодатель отправляет форму СЗВ‑ТД, а ПФР сразу вносит изменения в ЭТК.
• Упрощённый доступ к справкам: через личный кабинет можно получить выписку о трудовом стаже без обращения в отдел кадров.
• Сокращение бюрократии при оформлении пенсии – ПФР получает сведения напрямую, без копий трудовой книжки.

Когда всё ещё нужен бумажный вариант?

• Если пенсионер работает у работодателя‑физического лица, не являющегося ИП, который не обязан вести электронные книги.
• Для предъявления в органы, где пока не реализована электронная система (например, некоторые региональные органы соцзащиты).
• В случае утери доступа к личному кабинету ПФР (например, при отсутствии подтверждённых контактных данных).

Переходный период

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. После этой даты все новые записи обязаны вноситься в электронный реестр, а бумажные книги могут храниться лишь в качестве личного архива.

Как оформить (получить) трудовую книжку пенсионеру

Приём на работу после выхода на пенсию

1. Работодатель (юридическое лицо) обязан выдать трудовую книжку, если работник будет работать более пяти календарных дней и данная работа является основной.
2. Если работодатель уже использует электронную систему, он вносит запись в ЭТК через форму СЗВ‑ТД.
3. Работнику необходимо предоставить паспорт, СНИЛС и, при наличии, старую трудовую книжку (для переноса записей).

Оформление в случае отсутствия трудовой книжки

Если у пенсионера нет ни бумажной, ни электронной книги, необходимо:

• Обратиться в отдел кадров последнего места работы и запросить справку по форме СТД‑Р, в которой указаны даты трудовой деятельности.
• Собрать дополнительные документы: трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, справки из ПФР о начисленном стаже.
• Подать заявление в Пенсионный фонд России о восстановлении трудового стажа. ПФР проверит предоставленные документы и, при подтверждении, внесёт сведения в электронную книгу.

Оцифровка уже существующей бумажной книги

Для перехода с бумажной книги на электронную необходимо:

1. Собрать оригинал трудовой книжки.
2. Подать заявление в Пенсионный фонд России (через портал gosuslugi.ru или лично в отделении) о переводе данных в электронный реестр.
3. ПФР проверит записи, сравнит их с данными работодателей (через СЗВ‑ТД) и сформирует электронную версию.
4. После подтверждения пенсионер получает доступ к ЭТК через личный кабинет ПФР.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

1. Обратиться к последнему работодателю и запросить справку по форме СТД‑Р.
2. Собрать копии трудовых договоров, приказов о приёме/увольнении, справок о выплате отпускных и больничных.
3. Подать заявление в Пенсионный фонд России о восстановлении трудового стажа (форма «Заявление о восстановлении трудовой книжки»).
4. Если часть записей невозможно подтвердить документально, можно обратиться в суд с требованием признать стаж на основании свидетельских показаний (см. раздел «Подтверждение спорного стажа»).

Как подтвердить спорный трудовой стаж без трудовой книжки?

В случае, когда в трудовой книжке отсутствуют необходимые записи, а другие документы тоже не покрывают весь период, возможны следующие способы подтверждения:

• Справки из ПФР о начисленном страховом стаже (форма СЗВ‑ТД).
• Трудовые договоры, приказы, расчётные листы, выписки из бухгалтерии.
• Свидетельские показания коллег, руководителей, членов семьи (при необходимости – в суде).
• Документы из государственных реестров (например, реестр обязательного государственного социального страхования в Украине – если часть стажа была отработана за границей).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли пенсионеру иметь бумажную трудовую книжку?

Нет. С 2026 года основной документ – электронная трудовая книжка. Бумажный вариант может храниться у пенсионера как архив, но для официальных целей используется ЭТК.

Можно ли работать без трудовой книжки?

Работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) при трудоустройстве, если срок работы превышает пять дней и работа является основной. Исключений для пенсионеров в законе нет.

Какие документы нужны для получения пенсии, если трудовая книжка отсутствует?

Справка по форме СТД‑Р, копии трудовых договоров, расчётные листы, выписки из ПФР о страховом стаже, а также заявление о восстановлении стажа.

Сколько времени занимает оцифровка трудовой книжки?

Обычно от 10 до 30 рабочих дней, в зависимости от загруженности ПФР и наличия всех подтверждающих документов.

Можно ли самостоятельно заполнить электронную трудовую книжку?

Нет. Записи в ЭТК вносятся только работодателем через форму СЗВ‑ТД или ПФР после проверки.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом для пенсионера, даже в эпоху электронных сервисов. Она подтверждает трудовой стаж, необходимый для расчёта пенсии и получения дополнительных социальных выплат. Переход на электронный формат упрощает процесс получения справок и взаимодействия с Пенсионным фондом, однако в некоторых случаях (работа у физических лиц‑не ИП, необходимость предъявления бумажных документов) традиционная книжка всё ещё актуальна.

Если у пенсионера нет трудовой книжки, следует собрать все возможные подтверждающие документы, обратиться в ПФР и, при необходимости, в суд, чтобы восстановить стаж. Своевременное оцифрование и регулярный контроль записей в ЭТК помогут избежать проблем при назначении пенсии и получении социальных выплат.

Дата актуализации: 22 мая 2026 г.