Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы и квалификацию сотрудника. Правильный порядок её выдачи при прекращении трудового договора регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и рядом подзаконных актов. В этой статье подробно рассматриваются:

• законодательные нормы, определяющие срок выдачи трудовой книжки;
• практические рекомендации для работодателя;
• особенности выдачи в случае отсутствия работника в день увольнения;
• порядок выдачи электронной трудовой книжки (ЭТК) и выписки из неё;
• какие санкции могут наступить за нарушение сроков.

Нормативно‑правовая база

Основные положения, регулирующие выдачу трудовой книжки, находятся в следующих нормативных актах:

1. Часть седьмая статьи 50 ТК РФ – определяет, что трудовая книжка (или выписка из ЭТК) должна быть выдана работнику в день прекращения трудового договора.
2. Часть 5 статьи 80 ТК РФ и часть 4 статьи 84.1 ТК РФ – уточняют, что запись об увольнении вносится в трудовую книжку в тот же день.
3. Постановление Правительства РФ № 618 от г. (Инструкция о трудовых книжках) – фиксирует срок хранения невостребованных книжек (не более 2 лет) и порядок их передачи.
4. Приказ Минтруда РФ № 713н от г. – вводит обязательную выдачу копии приказа об увольнении одновременно с трудовой книжкой.

Какой именно срок установлен законом?

Согласно вышеуказанным нормам, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения (то есть в последний рабочий день). Это правило действует независимо от формы трудового договора (постоянный, срочный, проектный) и от места выполнения работы (офис, удалённый сотрудник, выездной объект).

Если работник не присутствует в день увольнения, то порядок выдачи меняется:

• Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (п. 84.1 ТК РФ). Уведомление может быть отправлено по почте, электронной почте или через мессенджер, если это согласовано.
• Если работник подал письменное обращение о получении книжки, то она должна быть выдана не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
• Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, книжка должна быть выдана не позднее дня увольнения.

Пошаговый алгоритм выдачи трудовой книжки

1. Подготовка записи об увольнении – в последний рабочий день в трудовую книжку вносятся сведения об увольнении (дата, основание, подпись работодателя).
2. Подготовка сопроводительных документов – копия приказа об увольнении, справка о заработной плате (если требуется), выписка из ЭТК (если книжка не ведётся в бумажной форме).
3. Выдача в день увольнения – работнику передают книжку (или выписку) в руки, подписывают акт приема‑передачи.
4. Если работник отсутствует – отправляют уведомление о необходимости явиться за книжкой; при невозможности личной встречи – согласие на отправку по почте (с обязательным подтверждением получения).
5. Контроль сроков – в случае задержки более 3 рабочих дней работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф за нарушение трудового законодательства).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в РФ активно внедряется электронная форма трудовой книжки. При её использовании действуют те же сроки, что и при бумажной форме:

• Запись об увольнении вносится в ЭТК в тот же день, что и в бумажную книжку.
• Работнику предоставляется выписка из ЭТК (PDF‑документ), которую он может скачать из личного кабинета в ФГИС «Трудовые книжки».
• Если работник требует оригинал бумажной книжки, работодатель обязан её выдать в день увольнения.

Что делать, если трудовая книжка не выдана в срок?

В случае нарушения установленного срока работник имеет право:

1. Обратиться к работодателю с письменным требованием выдать книжку в течение трех рабочих дней.
2. Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
3. Требовать компенсацию морального вреда (в случае доказанного ущерба, например, невозможности оформить новое место работы).

Работодатель, нарушивший сроки, может быть оштрафован в размере от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за нарушение трудового законодательства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли выдавать трудовую книжку, если сотрудник работает по договору подряда?

Трудовая книжка ведётся только при наличии трудового договора. При договоре подряда книжка не требуется, но работодатель может выдать справку о выполненных работах.

Можно ли отправить трудовую книжку по почте?

Да, но только после получения от работника письменного согласия. В уведомлении должно быть указано, что книжка будет отправлена заказным письмом с подтверждением получения.

Что делать, если книжка потеряна?

Работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки в течение 2 дней после обнаружения утраты и выдать его работнику в тот же день.

Как оформить выдачу, если работник уходит в отпуск в последний день?

В таком случае запись об увольнении вносится в последний рабочий день, а книжка выдается до начала отпуска (или в первый рабочий день после возвращения, если это согласовано);

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения. Это правило действует независимо от формы занятости и места работы. При отсутствии работника в этот день необходимо оформить уведомление и, при необходимости, отправить книжку по почте с согласия сотрудника. Нарушение сроков может привести к административной ответственности работодателя.

Соблюдение этих требований гарантирует законность прекращения трудовых отношений и защищает интересы обеих сторон.

Источник: Трудовой кодекс РФ (статьи 50, 80, 84.1), Приказ Минтруда РФ № 713н от , Инструкция о трудовых книжках (п.57), данные, полученные из открытых источников .