Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника․ С 2020 года в России появился альтернативный способ ведения – электронная трудовая книжка․ В статье подробно рассмотрим, как правильно завести трудовую книжку, какие записи в неё вносятся, какие права и обязанности есть у работодателя и работника, а также как перейти на электронный формат․
Содержание
- Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
- Законодательная база
- Когда и кому обязана завести трудовую книжку
- Бумажная трудовая книжка: порядок оформления
- Электронная трудовая книжка: как создать и вести
- Какие записи вносятся в трудовую книжку
- Исправления и дубликаты
- Хранение и учёт трудовых книжек в организации
- Часто задаваемые вопросы
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка (ТК) – документ установленного образца, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма, перевода, увольнения, сведения о заработной плате, премиях, отпусках и т․д․ На основании записей в ТК рассчитывается пенсионный стаж и определяются права на социальные выплаты․
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 66 – определяет форму, порядок ведения и обязательность трудовой книжки․
- Постановление Правительства РФ от № 1655 – вводит обязательный электронный реестр трудовой деятельности (ЭРТД)․
- Федеральный закон № 122‑ФЗ «О страховых пенсиях» – связь записей в ТК с пенсионными начислениями․
Закон обязывает работодателей вносить запись о приёме на работу в трудовую книжку каждого сотрудника, который проработал в организации более пяти дней․
Когда и кому обязана завести трудовую книжку
Трудовая книжка обязана быть заведена в следующих случаях:
- Работник впервые принимается на работу после 31 декабря 2020 г․ – ему сразу же заводится электронная трудовая книжка․
- Работник, принятый до 2020 г․, имеет право выбрать формат: бумажный или электронный․
- Если работник отказывается от электронного формата, работодатель обязан выдать бумажную ТК․
Бумажная трудовая книжка: порядок оформления
Кто отвечает за выдачу
Ответственным за выдачу и ведение бумажных трудовых книжек в организации обычно является отдел кадров․ В некоторых компаниях эту функцию может выполнять бухгалтерия, однако нормативные акты рекомендуют передавать её кадровой службе․
Шаги по заведению ТК
- Подготовка бланка ТК установленного образца (с гербом РФ, полями для заполнения)․
- Заполнение первой страницы (ьного листа):
- ФИО работника
- Дата рождения
- Серия и номер паспорта
- СНИЛС
- Дата выдачи ТК
- Подпись лица, ответственного за выдачу, и печать организации․
- Передача ТК работнику не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления о приёме на работу․
Внесение первой записи
Запись о приёме на работу делается в разделе «Записи о приёме, переводе, увольнении»․ Пример записи:
г․ – Приём на работу в должность «Менеджер проекта», подразделение «Отдел разработки», тариф 1,5, ставка 80 000 ₽, испытательный срок 3 месяца․
Электронная трудовая книжка: как создать и вести
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – цифровой аналог бумажной ТК, хранящийся в единой государственной информационной системе (ЕИС)․ Доступ к ней имеют работник, работодатель и органы соцзащиты․
Порядок создания ЭТК
- В системе Кадры‑Электронные трудовые книжки создаётся заявление о ведении электронной ТК․
- Заполняется форма СЗВ‑ТД (Страховой взнос‑Трудовая деятельность) и ставится галочка «данные переданы в ПФР»․
- После подтверждения ПФР система автоматически генерирует электронный реестр и присваивает работнику уникальный номер․
- Работнику отправляется уведомление с инструкциями по доступу к личному кабинету в Госуслугах или в корпоративном портале․
Преимущества ЭТК
- Отсутствие риска потери или порчи документа․
- Мгновенное обновление записей – в течение 1–2 рабочих дней․
- Упрощённый доступ к данным для пенсионного фонда․
- Возможность вести запись о частичной занятости, удалённой работе и проектах․
Как вносить записи в ЭТК
Записи вносятся через тот же модуль Кадры‑Электронные трудовые книжки в 1С или в аналогичной системе․ После ввода данных система автоматически передаёт их в ЕИС ПФР․
Какие записи вносятся в трудовую книжку
| Раздел | Содержание записи | Пример |
|---|---|---|
| Приём на работу | Дата, должность, подразделение, тариф, ставка, испытательный срок | – Приём в должность «Бухгалтер», отдел «Финансы», тариф 2, ставка 70 000 ₽ |
| Перевод | Дата, новое подразделение, новая должность, новые условия оплаты | – Перевод в отдел «Контроль», должность «Старший бухгалтер», тариф 2,5 |
| Увеличение/понижение ставки | Дата, новая ставка, основание (премия, аттестация) | – Повышение ставки до 75 000 ₽, по результатам аттестации |
| Отпуск | Дата начала и окончания, количество дней | – Официальный отпуск, 14 дней |
| Увольнение | Дата, причина увольнения, ссылка на приказ | – Увольнение по собственному желанию, приказ № 12/2026 |
Исправления и дубликаты
Записи в трудовую книжку вносятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой․ Ошибки допускаются только в случае:
- Опечатки (неправильные цифры, буквы)․
- Неправильный порядок записей․
Для исправления необходимо:
- Сделать зачёркивание ошибочного текста одной линией․
- Подписать исправление и поставить печать отдела кадров․
- В случае серьёзных ошибок (например, неверный период работы) оформить дубликат трудовой книжки и передать его работнику․
Хранение и учёт трудовых книжек в организации
Все выданные и полученные трудовые книжки (в т․ч․ дубликаты) хранятся в отдельном шкафу отдела кадров не менее 2 лет после увольнения сотрудника․ При этом рекомендуется вести электронный реестр, где фиксируются:
- ФИО работника
- Номер ТК
- Дата выдачи и возврата
- Статус (в работе, уволен, утеряна)
Для электронных ТК отдельный журнал не требуется – все данные находятся в ЕИС ПФР․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да․ Если работник был принят до 2020 года и не подал заявление о переходе на электронный формат, он имеет право выбрать бумажный вариант․ Для новых сотрудников после г․ электронный формат является обязательным, но работник может подать заявление о желании вести бумажную ТК в течение 30 дней с момента приёма․
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
Работодатель обязан выдать дубликат в течение 5 рабочих дней после получения заявления от работника․ Дубликат оформляется на основании записей в электронном реестре (если они есть) или по справкам из отдела кадров․
Как быстро передать данные в ПФР?
При использовании системы Кадры‑Электронные трудовые книжки запись попадает в ПФР в течение 1–2 рабочих дней․ При ручном вводе в 1С необходимо убедиться, что галочка «данные переданы в ПФР» отмечена в форме СЗВ‑ТД․
Нужно ли подписывать каждую запись?
Да․ Каждая запись в бумажной ТК должна быть подписана уполномоченным лицом (руководителем отдела кадров или бухгалтерии) и, при необходимости, заверена печатью организации․
Можно ли вести ТК в двух форматах одновременно?
Одновременно вести одну и ту же запись в бумажной и электронной ТК нельзя․ Работник выбирает один из форматов, а организация фиксирует выбранный способ в приказе о приёме․
Заведение трудовой книжки – обязательный процесс, который требует внимательного соблюдения нормативных требований․ С 2020 года работодателям предоставлен выбор между традиционной бумажной ТК и современной электронной формой․ Правильное оформление, своевременные записи и аккуратное хранение позволяют избежать штрафов, ускорить начисление пенсионных прав и обеспечить прозрачность трудовых отношений․
Если у вас возникли сомнения в правильности оформления или вы хотите перейти на электронный формат, рекомендуется обратиться к специалистам отдела кадров или к внешним консультантам по трудовому законодательству․