Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш трудовой стаж, право на пенсионные и социальные выплаты, а также служит официальным подтверждением опыта работы. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, в ряде случаев (например, при утере, повреждении или необходимости оформить новую книжку) всё ещё требуется открыть традиционную бумажную трудовую книжку.

Содержание

1. Зачем нужна новая трудовая книжка?
2. Законодательные изменения и ЭТК
3. Когда следует открывать новую книжку?
4. Какие документы нужны?
5. Куда обращаться?
6. Пошаговый порядок действий
7. Стоимость и сроки
8. Что делать, если книжка утеряна или повреждена?
9. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужна новая трудовая книжка?

Трудовая книжка (или её электронный аналог) используется для:

• Учёта трудового стажа и периода работы.
• Подтверждения права на пенсионные выплаты.
• Оформления социальных пособий (по болезни, материнству, безработице и др.).
• Получения справок о трудовом стаже для работодателей.
• Участия в программах профессионального переобучения и повышения квалификации.

Законодательные изменения и электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Основные положения:

• ЭТК заменяют бумажные книжки в большинстве государственных и частных организаций.
• Работодатели обязаны вести запись о трудовом стаже в электронном виде, если у работника есть ЭТК.
• Бумажная трудовая книжка остаётся обязательной в случаях:
  • Утраты, порчи или невозможности оформить ЭТК.
  • Работы в организациях, которые пока не подключены к системе ЭТК.
  • Личного желания работника (по его заявлению).

Когда следует открывать новую трудовую книжку?

Открывать новую книжку имеет смысл в следующих ситуациях:

1. Первая официальная работа – у выпускников школ, вузов, а также у граждан, ранее не имевших трудовой книжки.
2. Утеря или серьёзное повреждение старой книжки (разрывы, протирание страниц, вода).
3. Переход с бумажной на электронную форму – в случае отказа от ЭТК.
4. Изменение фамилии, имени или отчества (при необходимости корректировать данные).
5. Оформление в новой организации, где требуется предоставить оригинал трудовой книжки.

Какие документы нужны для открытия новой трудовой книжки?

Список обязательных документов (может незначительно варьироваться в зависимости от региона):

• Заявление о выдаче (образец можно взять в отделе кадров или на сайте ПФР).
• Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия).
• СНИЛС (страница с данными).
• Военный билет (для мужчин, подлежащих воинскому учёту) – оригинал + копия.
• Свидетельство о рождении (только в случае, если в паспорте нет места рождения).
• Документ, подтверждающий утерю/повреждение старой книжки (справка из полиции или заявление в ПФР).

Куда обращаться за новой трудовой книжкой?

Оформление новой книжки производится в следующих инстанциях:

• Отдел кадров вашего работодателя (если вы только начинаете работу).
• Отдел по работе с персоналом в государственных учреждениях (мэрия, отдел социальной защиты).
• Пенсионный фонд России (ПФР) – в региональном отделении, если книжка требуется без привязки к конкретному работодателю.
• Для электронных книжек – портал Госуслуг (раздел «Трудовая книжка»).

Пошаговый порядок действий

1. Подготовьте документы. Убедитесь, что все копии сделаны чётко, а оригиналы готовы к предъявлению.
2. Заполните заявление. В заявлении укажите:
   • ФИО полностью, как в паспорте.
   • Дата рождения.
   • СНИЛС.
   • Причина открытия (первая работа, утеря, переход на ЭТК и т.д.).
3. Обратитесь в выбранный орган. Приём в отделе кадров обычно происходит в течение рабочего дня, но в ПФР может потребоваться предварительная запись.
4. Сдайте документы. Сотрудник проверит комплект и внесёт запись в систему.
5. Получите новую трудовую книжку. В большинстве случаев книжка выдаётся сразу (в течение 1‑2 дней). При оформлении в ПФР срок может составлять до 10 рабочих дней.
6. Проверьте запись. Убедитесь, что в первой странице указаны правильные данные (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
7. Передайте книжку работодателю. При начале работы в новой организации передайте оригинал трудовой книжки в отдел кадров для последующего заполнения.

Стоимость и сроки

Открытие новой трудовой книжки в государственных органах бесплатно. При обращении к частным посредникам (например, в некоторых сервисных центрах) может взиматься плата за оформление (обычно от 300 до 800 рублей). Сроки:

• В отделе кадров – от до 1 рабочего дня.
• В ПФР – от 5 до 10 рабочих дней (в зависимости от загруженности).
• Электронная трудовая книжка – моментальная выдача после подтверждения данных в личном кабинете Госуслуг.

Что делать, если книжка утеряна или повреждена?

В случае утери или сильного повреждения необходимо выполнить следующие шаги:

1. Составить заявление в полицию о пропаже (если есть подозрение кражи) и получить справку.
2. Обратиться в Пенсионный фонд России с заявлением о выдаче новой книжки и приложить справку из полиции (или заявление о порче).
3. Если в книжке уже были записаны сведения о трудовом стаже, потребуйте их восстановления; Работодатели, где вы работали, могут предоставить копии записей.
4. Получить новую книжку (см. пункт 6) и попросить работодателей заново внести записи за периоды, подтверждённые документально.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сразу перейти с бумажной книжки на электронную?

Да. При наличии ЭТК вы можете подать заявление в отдел кадров о переводе записей в электронный реестр. После подтверждения данных в системе вы получаете доступ к своей трудовой книжке через портал Госуслуг.

Нужна ли подпись работодателя в новой книжке?

Да. После получения книжки её необходимо передать работодателю, который ставит подпись и печать в разделе «Запись о приёме на работу».

Можно ли использовать одну трудовую книжку в разных организациях?

Трудовая книжка является единственным документом, в котором фиксируется весь ваш трудовой стаж. Поэтому одну книжку используют последовательно в разных местах работы – каждый работодатель вносит запись в свою часть книжки.

Сколько лет хранится трудовая книжка?

Трудовая книжка хранится у работника до выхода на пенсию. После получения пенсионного удостоверения её можно сдать в ПФР для архивации, но обычно её сохраняют до конца жизни.

Можно ли оформить трудовую книжку онлайн без посещения государственных органов?

Да. Для получения электронной трудовой книжки достаточно зайти в личный кабинет на Госуслуги, выбрать услугу «Трудовая книжка», подтвердить личность (СНИЛС, паспорт) и согласовать передачу данных с работодателем.

Открытие новой трудовой книжки – процесс, который требует лишь небольшого набора документов и посещения соответствующего органа (отдела кадров, ПФР или портала Госуслуг). С 2026 года электронные трудовые книжки становятся основной формой учёта стажа, но традиционная бумажная версия остаётся актуальной в ряде ситуаций. Следуя приведённому пошаговому руководству, вы сможете быстро и без лишних сложностей оформить новую трудовую книжку и обеспечить надёжную фиксацию своего трудового стажа.