Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий место работы, должность, периоды занятости и иные сведения, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника․ Правильное заполнение этой формы регулируется нормативными актами, а с года порядок оформления закреплён в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых приказом Минфина от № 320н․ Ниже – подробный гид, как правильно оформить трудовые книжки в 2026 году․

Нормативно‑правовая база

• Правила ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минфина РФ от № 320н)․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, ст․ 67)․
• Постановления Правительства РФ о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)․
• Консультации экспертов портала Бухонлайн и рекомендации Роструда․

Актуальные документы 2026 года

Для скачивания последних образцов бланков и вкладышей в трудовые книжки перейдите по ссылке:

Скачать бесплатный образец трудовой книжки (DOC/PDF)

Кто отвечает за корректное заполнение трудовых книжек?

Ответственность за правильное оформление трудовых книжек возлагается на:

1. Заведующего отделом кадров / HR‑менеджера․
2. Директора (в небольших организациях – руководителя);
3. Сотрудника, который самостоятельно ведёт свою книжку, если иной способ ведения не установлен․

Порядок заполнения трудовой книжки в 2026 году

Основные разделы бланка

Примеры записей

• Приём на работу – запись в графе «Дата начала работы» и указание первой должности․
• Перевод на другую должность – в графе «Периодизация» добавляем новую строку с новой должностью и датой начала․
• Увольнение по собственному желанию – в графе «Примечания» указываем дату увольнения и тип (по собственному желанию)․
• Увольнение по инициативе работодателя – указываем дату увольнения и основание (например, «по статье 81 ТК РФ»)․
• Переход на электронную форму (ЭТК) – в графе «Примечания» отмечаем «Переведено в ЭТК», а в бумажной книжке ставим отметку о переходе․

Как правильно работать с трудовой книжкой в 2026 году

Бумажный вариант

Если у организации ещё используется бумажный бланк, то:

1. Заполнять его полностью при приёме на работу․
2. Вести актуальные записи о каждом изменении статуса сотрудника․
3. Сохранять документ в архиве организации (не менее 5 лет после увольнения)․

Электронный вариант (ЭТК)

С 2020 года в РФ вводится переход на электронные трудовые книжки․ Основные особенности:

• ЭТК хранятся в личном кабинете сотрудника в системе «Трудовое дело» или в HR‑системе организации․
• Работодатель имеет право выдавать дубликат в бумажном виде по запросу сотрудника․
• При потере оригинала ЭТК сотрудник может запросить подтверждение работы в форме «Выписка из электронного трудвого документа»․

Частые ошибки и как их избежать

• Омиссивное заполнение дат – всегда указывайте точную дату начала и окончания работы․
• Неправильное указание должности – используйте официальное наименование, соответствующее Трудовому кодексу․
• Отсутствие подписи руководителя – каждая запись должна быть подписана уполномоченным лицом․
• Неучёт перехода в ЭТК – обязательно отметьте факт перехода в электронную форму․

Образцы заполнения трудовых книжек (2026)

Пример 1 – Приём на работу

ФИО: Петров Петр Петрович
Дата рождения: 
Паспорт: 45 01 1234567
Место работы: ООО «СтройПроект», ИНН 7709876543, г․ Санкт‑Петербург
Должность: Инженер‑проектировщик (код 2211)
Дата начала работы: 
Примечание: Приём по договору № 12 от 

Пример 2 – Перевод на другую должность

С – Менеджер по проектным мероприятиям (код 13․12)
С – Руководитель отдела разработки (код 13․13)
Примечание: Перевод по приказу № 45 от 

Пример 3 – Увольнение по собственному желанию

Увольнение: 
Основание: По собственному желанию
Примечание: Сотрудник подал заявление 

Где скачать актуальные бланки и вкладыши?

Для удобства работодателей и сотрудников подготовлены готовые шаблоны:

• Бланк трудовой книжки (DOCX)
• Бланк трудовой книжки (PDF)
• Вкладыш в трудовые книжки (ZIP)

Все перечисленные документы соответствуют требованиям Правил ведения и хранения трудовых книжек и могут использоваться без ограничений․

Правильное заполнение трудовой книжки – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника․ Соблюдайте требования Правил Минфина, учитывайте переход на электронные формы и регулярно обновляйте образцы записей, чтобы избежать ошибок и спорных ситуаций․

Если у вас возникнут вопросы по оформлению или вам нужна консультация эксперта, посетите раздел «Трудовые книжки – образцы и рекомендации» на портале Бухонлайн․