Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Её ведение регулируется Трудовым кодексом РБ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (с последующими изменениями). Ниже представлен пошаговый guide, который поможет нанимателям и ответственным лицам правильно оформлять, хранить и использовать трудовые книжки.
Кто обязан вести трудовую книжку?
- Все организации и индивидуальные предприниматели, заключившие с работником трудовой договор (постоянный, срочный, сезонный).
- Исключение – работа по совместительству, если она не является основной занятостью работника. В этом случае запись в трудовую книжку не делается.
- Для иностранных работников и нерезидентов РБ трудовые книжки также ведутся, но бланки могут выдаваться специализированными учреждениями (см. пункт 3).
Порядок выдачи и оформления трудовой книжки
- Приём на работу. Наниматель обязан завести трудовую книжку в день приёма сотрудника (или в течение трёх рабочих дней, если книжка отсутствует).
- Заполнение ьного листа. Вносятся:
- ФИО работника;
- Дата, месяц и год рождения;
- Образование (по документам);
- Профессия, специальность, квалификация;
- Серия и номер документа, удостоверяющего личность (паспорт, удостоверение беженца и т.д.).
- Запись о приёме на работу. В разделе «Сведения о работе» делается запись:
- Дата приёма;
- Наименование организации (полное, согласно уставу);
- Наименование структурного подразделения (если есть);
- Должность, профессия, специальность;
- Вид трудового договора (постоянный, срочный и т.д.);
- Условия оплаты (оклад, ставка, сдельная оплата и т.п.).
- Подписи и печати. Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровик, бухгалтер, директор) и печатью организации. Если печать отсутствует, ставится подпись с расшифровкой ФИО и должности.
Где получить бланк трудовой книжки?
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним выдаются:
- Научно‑исследовательским институтом труда Министерства труда и социальной защиты населения РБ (для организаций, стоящих на учёте в ИМНС РБ по определённым районам, например, Заводскому району г. Минска).
- Отделениями Министерства труда и социальной защиты в регионах.
- Уполномоченными торговыми точками, имеющими лицензию на продажу бланков строгой отчётности (включая трудовую книжку).
Стоимость бланка оплачивается работником при получении, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (в этом случае наниматель возмещает расходы).
Ведение записей в трудовой книжке
Виды записей
- Приём на работу, перевод, увольнение.
- Изменение наименования организации, её реорганизация, ликвидация.
- Присвоение званий, награждений, повышение квалификации (если предусмотрено внутренними нормативными актами).
- Установление факта прохождения военной службы, альтернативной службы.
Требования к оформлению записей
- Записи делаются чернилами синего или чёрного цвета, разборчивым почерком.
- Каждая запись начинается с новой строки.
- В поле «Дата» указывается день, месяц, год (например, ).
- После текста записи ставится подпись ответственного лица и ставится печать организации.
- Исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочного текста одной тонкой линией, написания правильного варианта сверху и заверения подписью и печатью.
Хранение и учёт трудовых книжек
- Трудовые книжки хранятся в отделе кадров (или у уполномоченного лица) в условиях, исключающих повреждение (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей место).
- Ведётся журнал учёта выдачи и приёма трудовых книжек (номер, ФИО работника, дата выдачи/приёма, подпись получателя).
- При увольнении работнику выдаётся трудовая книжка под расписку. Если работник отказывается принять книжку, наниматель делает отметку в журнале и хранит документ в течение 50 лет.
- Дубликаты трудовых книжек выдаются при утере или порче оригинала по заявлению работника после оплаты стоимости бланка (за исключением случаев вины нанимателя).
Типичные нарушения и способы их избежать
| Нарушение | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие записи при приёме на работу | Штраф по ст. 9.21 КоАП РБ; возможные трудовые споры | Завести книжку в день приёма или в течение 3 рабочих дней; фиксировать факт в журнале учёта |
| Неправильное оформление даты или наименования организации | Признание записи недействительной; сложности при подтверждении стажа | Использовать единый формат даты (ДД.ММ.ГГГГ); сверять наименование с уставом и выпиской из ЕГР |
| Исправление записи без заверения | Запись считается недействительной; возможен отказ в пенсионном обеспечении | Зачёркивать ошибку одной линией, писать правильный текст сверху, ставить подпись и печать |
| Хранение книжек в условиях, ведущих к повреждению | Потеря информации, необходимость выдачи дубликата | Обеспечить сухое, темное место хранения; использовать папки или файлы из плотного материала |
Полезные ссылки и нормативные акты
- Трудовой кодекс Республики Беларусь (актуальная редакция).
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от № 40 (с изменениями и дополнениями).
- Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от № 135 – рекомендации по документам для ИП и микроорганизаций.
- Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РБ: trud.gov.by (раздел «Трудовые книжки»).
- Электронный ресурс etalonline.by – разъяснения экспертов по заполнению трудовых книжек.
Ведение трудовой книжки – важная часть кадрового документооборота, которая напрямую влияет на права работника (пенсионное обеспечение, подтверждение стажа, социальные гарантии). Соблюдение требований Инструкции о порядке ведения трудовых книжек и Трудового кодекса РБ позволяет избежать штрафов, трудовых споров и обеспечивает прозрачность отношений между нанимателем и сотрудником.
Следуйте представленной инструкции, регулярно обновляйте свои знания о изменениях в нормативной базе и проводите внутренний аудит кадровой документации – тогда ваша организация будет полностью соответствовать законодательству Республики Беларусь в вопросах ведения трудовых книжек.