Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. Правильное её оформление — ключевая задача отдела кадров‚ от которой зависит расчёт пенсий‚ пособий и юридическая защита как работника‚ так и работодателя.

Виды трудовых книжек и их особенности

• Бумажная трудовая книжка (ТК): Выдаётся работнику при первом трудоустройстве или по запросу. Оформляется на новом бланке образца‚ утверждённого постановлением Правительства РФ от № 1694 (с ). Старые бланки больше не используются.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Ведётся автоматически в информационной системе ПФР на основе сведений из формы СЗВ-ТД. Работник может получить выписку из неё в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или «Госуслугах».

Порядок заполнения бумажной трудовой книжки (пошаговая инструкция)

При приёме на работу (первое место работы)

1. На первой странице вверху указывается:
   • ФИО работника (полностью‚ как в паспорте).
   • Дата рождения.
   • Сведения об образовании (по желанию работника‚ но обычно указывают).
2. В разделе I «Сведения о работнике» заполняются все графы‚ кроме «Категория» и «Специальность» (они заполняются при увольнении).
3. В разделе II «Сведения о работе» делается первая запись:
   
   Пример: «Принят на работу [должность‚ например: менеджер] с [дата приёма] на условиях‚ предусмотренных трудовым договором № … от …».
   
   Важно: Указывайте точную дату приёма (число‚ месяц‚ год).
4. Запись завершается:
   • Подписью руководителя организации или уполномоченного лица.
   • Расшифровкой подписи (ФИО).
   • Печатью организации (с 2021 года печать не является обязательным реквизитом‚ но её наличие не нарушает закон).

При переводах‚ повышениях‚ изменениях условий труда

Каждое существенное изменение оформляется отдельной записью в разделе II. Запись должна быть пронумерована (последовательно‚ после предыдущей).

Пример записи о переводе:
«Переведён на должность [новая должность] с [дата перевода]. Трудовой договор № … от …».

При увольнении (самая ответственная запись)

1. Запись делается в день увольнения (или в последний рабочий день).
2. Указывается:
   • Основание увольнения (точная формулировка из приказа/трудового договора‚ например: «по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)»‚ «в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)»).
   • Дата увольнения (последний день работы).
   • Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.
3. Пример корректной записи:
   «Уволен с работы по собственному желанию с «25» мая 2026 г. Приказ № 45-к от ».
4. Запись завершается подписью и расшифровкой подписи руководителя (или уполномоченного лица).

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Кадровик не заполняет ЭТК напрямую. Он формирует и подаёт в ПФР сведения:

1. Форма СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) подаётся в ПФР в электронном виде в течение одного рабочего дня после:
   • Приёма на работу.
   • Перевода.
   • Увольнения.
2. В форме СЗВ-ТД указываются все те же данные‚ что и в бумажной ТК: даты‚ должности‚ основания‚ номера документов.
3. ПФР на основании этих сведений формирует электронную трудовую книжку работника.
4. Работник в любой момент может получить выписку из ЭТК (официальный документ) через личный кабинет ПФР.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся при утере‚ порче или при наличии в книжке всех страниц.

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
2. Кадровик запрашивает в ПФР выписку из ЭТК (если она ведётся) или иные документы‚ подтверждающие стаж.
3. На первой странице дубликата делается надпись: «Дубликат». В разделе II вносятся все записи из оригинальной книжки (копируются с точностью до даты и формулировок).
4. Запись об утере/порче оригинала не вносится.
5. Дубликат завершается подписью руководителя и печатью.

Типичные ошибки кадровиков (и как их избежать)

• Неправильное основание увольнения. Используйте формулировки строго из Трудового кодекса (ст. 77‚ 78‚ 81 и др.).
• Ошибки в датах. Проверяйте календарь. Не путайте «дата приказа» и «дата увольнения».
• Исправления и помарки в ТК. Не допускаются. При ошибке — начинайте новую запись на чистом листе‚ старую зачёркиваете одной жирной линией‚ оставляя читаемым‚ и делаете новую. Подписываете исправление.
• Несвоевременная подача СЗВ-ТД. Срок — 1 рабочий день. Нарушение влечёт штрафы.
• Заполнение «Категории» и «Специальности» до увольнения. Эти графы заполняются только при увольнении на основании квалификационного документа (диплома‚ сертификата).

Ответы на ключевые вопросы кадровика

Q: Когда заполнять запись об увольнении в бумажной ТК?

A: В последний рабочий день сотрудника. Не ранее и не позже.

Q: Что делать‚ если работник не забрал свою ТК в день увольнения?

A: Вы обязаны внести запись об увольнении в этот же день. Саму книжку можете передать позже по расписке или заказным письмом. Главное — дата в книжке и дата подачи СЗВ-ТД должны совпадать.

Q: Как заполнять ТК‚ если работник перешёл из другой организации?

A: Вы получаете от него трудовую книжку предыдущего работодателя. Первой записью в вашей книжке будет запись о приёме на работу у вас. Все предыдущие записи уже есть в его старой книжке.

Q: Обязательно ли ставить печать на каждую запись?

A: С 2021 года печать не является обязательным реквизитом (ст. 66.1 ТК РФ). Достаточно подписи уполномоченного лица. Однако многие организации продолжают использовать печать для большей солидности. Уточните внутренние правила вашей компании;

Сводная таблица: что‚ когда и как

Работа с трудовыми книжками требует максимальной внимательности и знания законодательства. Помните:

• Бумажная ТК — это ваш прямой документ‚ который вы заполняете физически.
• Электронная ТК, это автоматизированная система ПФР‚ которую вы обслуживаете через своевременную и точную подачу формы СЗВ-ТД.
• Любая нестыковка между данными в бумажной ТК и сведениями в ПФР создаёт риски для работника и влечёт административную ответственность для работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).

Регулярно обучайтесь‚ следите за изменениями в законодательстве и используйте официальные ресурсы: сайт ПФР и КонсультантПлюс.