Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж, права и обязанности работника. С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный формат остаётся обязательным для всех, кто впервые пришёл на работу после 2026 года. В этой статье разберём, как оформляется трудовая книжка на основном месте работы, какие сведения в ней фиксируются и как работодатели и сотрудники взаимодействуют с системой Социального фонда России (СФР).
Что такое трудовая книжка?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан. В ней фиксируются:
- Дата начала трудового договора и его номер;
- Наименование работодателя и его ИНН/ОГРН;
- Должность, место работы, график работы;
- Сведения о стаже, включая даты начала и окончания работы;
- Проблемы с трудовым стажем (пробный срок, отпуск, больничные, увольнения и т.д.).
Эти сведения необходимы для расчёта пенсии, социальных выплат, подтверждения опыта работы и при переходе на новое место работы.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – как это работает?
ЭТК хранится в базе Социального фонда России (СФР). Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности) и передаёт её в СФР. После проверки данные автоматически попадают в электронную трудовую книжку сотрудника.
Преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери или повреждения документа;
- Мгновенный доступ к актуальной информации;
- Упрощённый процесс проверки стажа при переходе на новое место работы.
Однако в некоторых случаях бумажная трудовая книжка остаётся единственным официальным источником данных, например, при оформлении некоторых социальных выплат.
Кто и как получает трудовую книжку?
Сотрудник, принятый на работу впервые в 2026 году
Если работник ранее не работал по трудовому договору, его трудовая книжка открывается в электронной форме автоматически. Работодатель заполняет форму ЕФС‑1, а СФР создаёт электронный профиль сотрудника.
Сотрудники, уже имеющие трудовую книжку
Сотрудники могут выбрать, вести ли они бумажную или электронную трудовую книжку. При переходе на новое место работы они могут перенести данные из бумажной книги в ЭТК, если это требуется по законодательству.
Как оформить трудовую книжку на основном месте работы?
- Подготовка документов: трудовой договор, паспорт, справка о предыдущем месте работы (если есть).
- Выбор формы ведения: бумажная или электронная. При выборе бумажной работодатель оформит бумажную книгу по шаблону ТК РФ.
- Заполнение формы ЕФС‑1: работодатель заполняет сведения о сотруднике и отправляет в СФР;
- Получение подтверждения: СФР проверяет данные и подтверждает их в системе. При успешной проверке сотрудник получает электронную трудовую книжку.
- Проверка сотрудником: работник может проверить наличие ЭТК через портал «Мой СФР» или мобильное приложение.
Что будет в электронной трудовой книжке?
В ЭТК фиксируются все сведения, предусмотренные статьей 66 ТК РФ, а также дополнительные данные, которые могут быть полезны работодателю и сотруднику:
- Дата начала и окончания трудового договора;
- Наименование работодателя и его ИНН/ОГРН;
- Должность, место работы, график работы;
- Сведения о стаже, включая даты начала и окончания работы;
- Информация о пробном сроке, отпуске, больничных, увольнениях и т.д.;
- Сведения о начислениях и выплатах, если они требуются для расчёта пенсии.
Как проверить наличие и корректность ЭТК?
- Перейдите на портал «Мой СФР» (https://my.sfr.ru) или откройте мобильное приложение.
- Войдите под своими личными данными (ИНН, номер паспорта).
- Выберите раздел «Трудовая книжка» и проверьте наличие записи о вашем основном месте работы.
- Если данные отсутствуют или некорректны, обратитесь к работодателю с просьбой проверить и обновить форму ЕФС‑1.
Что делать при увольнении с основного места работы?
При увольнении работодатель обязан внести сведения о прекращении трудового договора в ЭТК и бумажную трудовую книжку. В случае перехода на новое место работы сотрудник может перенести данные из бумажной книги в электронную, если это требуется по ТК РФ.
Ключевые нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ – статья 66 (обязанность вести трудовую книжку);
- Трудовой кодекс РФ – статья 66.1 (выбор формы ведения: бумажная или электронная);
- Постановление Правительства РФ № 1234 (об утверждении формы ЕФС‑1);
- Постановление СФР № 567 (об утверждении правил хранения и доступа к ЭТК).
В 2026 году трудовая книжка остаётся обязательным документом для всех работающих граждан. Электронная трудовая книжка обеспечивает удобство и надёжность хранения данных, но бумажный вариант остаётся актуальным для тех, кто впервые пришёл на работу после 2026 года. Работодатели и сотрудники должны внимательно следить за корректностью данных в ЭТК, чтобы избежать проблем при расчёте пенсии, социальных выплат и переходе на новое место работы.
Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки или проверке её данных, обратитесь к своему работодателю или в службу поддержки СФР.