Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих информацию о трудовой деятельности сотрудника․ Её правильное оформление и своевременное ведение являются обязательным условием для любой организации, а также работника․ В 2026 году в РФ действует ряд нормативных актов, регламентирующих порядок заполнения, хранения и использования как бумажных, так и электронных трудовых книжек․

Общие положения

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 и Приказу Минтруда России от № 320н, трудовая книжка должна содержать следующие сведения:

• данные работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
• даты приёма на работу и увольнения;
• место работы и должность;
• вид мероприятия, основание кадрового мероприятия;
• информацию о квалификации, специальности и стаже;
• сведения о переводе, переоснащении, награждении;
• причины прекращения трудового договора․

Все записи вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать его тексту․

Электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 г․ в РФ действует закон, предусматривающий переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Основные особенности:

1. Весь набор сведений формируется работодателем в электронном виде․
2. ЭТК хранятся в ПФР и доступны для просмотра через официальные порталы (Госуслуги, СФР)․
3. Переход на ЭТК обязателен к 2026 году для большинства организаций․

При оформлении ЭТК необходимо соблюдать требования ТК РФ и Правил ведения трудовых книжек, утверждённых Постановлением № 225․

Порядок заполнения трудовых книжек

Заполнение трудовых книжек регулируется следующими этапами:

• Приём на работу – ввод сведений в книжку в течение 3 (трех) календарных дней после подписания трудового договора․
• Перевод, повышение квалификации, награждения – записи вносятся не позднее недели с даты соответствующего приказа․
• Увольнение – в день увольнения в книжку вносятся сведения о причинах прекращения трудового договора․

Все записи должны быть подписаны уполномоченным лицом организации и заверены печатью (если она имеется)․

Бумажные трудовые книжки в 2026 году

Хотя электронные формы набирают популярность, бумажные книжки всё ещё используются․ Важно учитывать следующие детали:

1. Бланки могут печатать не только Госзнак, но и любые предприятия, соответствующие требованиям ГОСТ․
2. Список уполномоченных изготовителей доступен на официальном сайте Госзнака․
3. Старые книжки можно заменять на новые только после получения согласия работников․

Образцы заполнения можно посмотреть в Трудовой книжке: образец заполнения 2026, где подробно расписаны все допустимые виды записей․

Как оформить дубликат и где хранить

В случае потери, порчи или кражи оригинальной книжки работодатель обязан выдать дубликат․ Порядок оформления:

• Подача заявления от работника о выдаче дубликата․
• Подготовка нового бланка в соответствии с требованиями ГОСТ․
• Заполнение дубликата на основании имеющихся сведений и подписание его уполномоченным лицом․
• Внесение отметки о выдаче дубликата в журнал учёта трудовых книжек․

Дубликат хранится в том же месте, что и оригинал, а в журнале отмечается номер и дата выдачи․

Порядок хранения и учёта

Согласно КонсультантПлюс: Порядок ведения и хранения трудовых книжек, необходимо вести два документа:

1. Книга учёта бланков трудовых книжек․
2. Книга учёта движения трудовых книжек и их вкладышей․

Эти книги возлагаются на ответственного сотрудника (обычно – HR‑менеджера)․ Хранение оригиналов производится в архиве организации, а копии – в ПФР․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вести трудовые книжки исключительно в электронном виде? – Да, с 2020 г․ допускается полностью электронный формат, однако некоторые организации всё ещё используют бумажные формы․
• Какие сроки хранения книжек установлены? – Оригиналы хранятся до окончания срока действия трудового договора, а дубликаты – до 5 лет после увольнения․
• Как проверить правильность заполнения? – Сравните записи с текстом приказа, удостоверьтесь в соответствию всех полей требованиям ТК РФ и Правил ведения․

Правильное оформление и своевременное ведение трудовых книжек – обязательное условие для юридически корректной работы любой организации․ В 2026 году особое внимание следует уделять:

• переходу на электронные формы;
• соблюдению сроков ввода сведений;
• правильному оформлению дубликатов;
• документированному учёту всех операций․

Соблюдение этих требований позволяет избежать штрафов, упростить работу с ПФР и гарантировать прозрачность кадровых процессов․

Автор статьи: кадровый специалист, 2026 год․