Трудовая книжка остаётся обязательным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. С 2021 года в России действует двойная система: бумажная трудовая книжка и электронная трудовая книжка (ЭТК). Работодатель обязан обеспечить её наличие у каждого сотрудника, оформить при приёме на работу и вести учёт всех кадровых мероприятий. Ниже – пошаговое руководство, как приобрести и оформить трудовую книжку, а также как перейти на электронный формат.

Правовые основания

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О трудовой книжке» – введение электронного формата.
• Постановление Правительства РФ от № 2154 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – регламент оформления бумажных и электронных книжек.
• Приказ Минтруда России от № 33н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки» – актуальная форма бланка.

С  года все newly hired employees (новые сотрудники) должны оформляться в электронном виде, если работник не выразил явное пожелание вести бумажную книжку. Тем не менее, работодатель обязан иметь возможность выдать бумажный вариант по запросу сотрудника.

Где приобрести бумажную трудовую книжку

Печатные формы и бланки

Бланк трудовой книжки – это утверждённый образец, который можно приобрести:

• В специализированных канцелярских магазинах (например, «Канцлер», «ОфисМаркет»).
• В онлайн‑магазинах: Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет – поиск по запросу «бланк трудовой книжки» или «форма ТК‑2».
• В типографиях, которые изготавливают бланки по ГОСТ Р 50833‑95 (трудовые книжки и вкладыши).
• Через поставщиков кадрового документооборота (например, «1С:Бухгалтерия», «Контур.Фокус») – часто предлагают комплект «книжка + вкладыш» с уже нанесённой серией и номером.

Что нужно проверить при покупке

• Наличие серии и номера (уникальный идентификатор, выдаётся типографией).
• Соответствие актуальному образцу (формат А5, 48 страниц, разделы: сведения о работнике, о работе, о наградах и т.д.).
• Наличие вкладыша (для записи сведений о работе).
• Качество бумаги – плотность не менее 80 г/м², чтобы предотвратить быстрое износ.

Регистрация бланка в учёте

После приобретения бланка работодатель должен внести его в приходно‑расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша к ней (форма, утверждённая Приказом Минтруда № 33н). В книге фиксируются:

• Дата получения бланка;
• Серия и номер;
• Количество полученных экземпляров;
• Дата выдачи сотруднику и его ФИО;
• Подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер).

Этот учёт обязателен для проверок трудовой инспекции и Фонда социального страхования.

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)

Что такое ЭТК

Электронная трудовая книжка – это набор сведений о трудовой деятельности, хранящийся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Доступ к ней осуществляется через:

• Портал «Госуслуги» (https://www.gosuslugi.ru);
• Личный кабинет на сайте СФР (https://www.sfr.gov.ru);
• Многофункциональные центры (МФЦ);
• Службу кадров работодателя (при наличии согласия сотрудника).

Обязанности работодателя при переходе на ЭТК

1. Получить письменное согласие сотрудника на ведение трудовой книжки в электронном виде (форма согласия – приложение к Приказу Минтруда № 33н). Если сотрудник отказался – вести бумажную книжку;
2. Передать в СФР сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых мероприятиях в форме ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности). Передача осуществляется:
• Через систему «Электронный документооборот» (ЭДО) СФР;
• Через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность»);
• Через специализированные сервисы 1С, Контур, СБИС и др., которые формируют файл ЕФС‑1 и отправляют его в СФР.
3. Обеспечить хранение подтверждающих документов (приказы, согласия, выписки) в течение 50 лет.
4. При запросе сотрудника предоставить выписку из ЭТК в электронном или бумажном виде (по выбору работника).

Как получить выписку из ЭТК для сотрудника

Выписка – это документ, содержащий сведения из электронной трудовой книжки за определённый период. Способы получения:

• Через Госуслуги: войти в личный кабинет → «Трудовая деятельность» → «Запросить выписку из ЭТК». Выписка формируется мгновенно и доступна для скачивания в PDF или отправки на e‑mail.
• Через сайт СФР: аналогичный сервис в личном кабинете работника.
• В МФЦ: подать заявление, получить выписку на бумаге (в электронном виде МФЦ не выдаёт).
• У работодателя: если сотрудник дал согласие на ведение ЭТК у работодателя, последний может выдать выписку из своей внутренней системы (например, 1С:ЗУП) после заверения подписью и печатью.

Выписка имеет юридическую силу и может быть использована при приёме на новую работу, для получения кредита, оформления пенсии и т.д.

Пошаговая инструкция для работодателя

При приёме нового сотрудника (2026 год)

1. Определить формат ведения трудовой книжки (бумажная/электронная) на основе согласия сотрудника.
2. Если бумажная:
   • Проверить наличие свободного бланка в приходно‑расходной книге;
   • Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
   • Сделать первую запись о приёме на работу (дата, должность, отдел, основание – приказ о приёме);
   • Поставить подпись ответственного лица и печать организации;
   • Выдать книжку сотруднику под расписку.
3. Если электронная:
   • Получить письменное согласие на ведение ЭТК;
   • В течение 5 рабочих дней после приёма оформить и отправить в СФР форму ЕФС‑1 о приёме;
   • Уведомить сотрудника о возможности получения выписки через Госуслуги или СФР;
   • Обеспечить доступ к выписке по запросу (например, настроить автоматическую отправку выписки в личный кабинет сотрудника после каждого кадрового мероприятия).

При кадровых мероприятиях (перевод, увольнение, отпуск и т.д.)

• Для бумажной книжки – сделать соответствующую запись (дата, характер изменения, реквизиты приказа), подписать и заверить печатью.
• Для ЭТК – сформировать и отправить в СФР форму ЕФС‑1, отражающую данное мероприятие (например, «перевод на другую должность» или «увольнение по собственному желанию»).

Хранение и предоставление документов

• Бланки трудовых книжек и вкладыши хранятся в отделе кадров в условиях, исключающих повреждение (сухое, темное место, температура не выше 25 °C).
• Электронные выписки и подтверждающие приказы хранятся в информационной системе работодателя не менее 50 лет.
• При запросе трудовой инспекции или СФР предоставляются:
• Приходно‑расходная книга по бланкам;
• Копии трудовых книжек (бумажных) или выписки из ЭТК;
• Приказы о приёме, переводе, увольнении;
• Согласия сотрудников на ведение ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если сотрудник выразил такое желание. В этом случае работодатель ведёт оба варианта, но основным считается тот формат, который указан в согласии сотрудника.

Нужно ли получать новую серию и номер при переходе с бумажной на электронную книжку?

Нет. ЭТК не имеет серии и номера – она идентифицируется по СНИЛС сотрудника. При переходе достаточно оформить согласие и передать первые сведения в СФР.

Что делать, если утеряна бумажная трудовая книжка?

Сотрудник должен обратиться к бывшему работодателю за дубликатом (выдаётся на основании приказа о выдаче дубликата и записи в приходно‑расходной книге). Если бывший работодатель недоступен, можно запросить выписку из ЭТК (если она велась) и оформить новую бумажную книжку на основе этой выписки.

Сколько стоит бланк трудовой книжки?

Средняя цена – от 30 до 80 рублей за экземпляр (в зависимости от типаографии и наличия вкладыша). При заказе крупной партии (от 100 шт.) стоимость может снизиться до 20 рублей за штуку.

Нужно ли заверять выписку из ЭТК печатью организации?

Нет, выписка, полученная напрямую из Госуслуг или СФР, уже имеет электронную подпись уполномоченного органа и не требует дополнительного заверения. Если выписка выдаётся работодателем из своей системы, её необходимо заверить подписью ответственного лица и печатью организации.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал «Госуслуги» – раздел Трудовая деятельность.
• Сайт Социального фонда России – sfr.gov.ru (личный кабинет, форма ЕФС‑1).
• Приказ Минтруда России № 33н от «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки» – PDF.
• КонсультантПлюс – статья «Электронная трудовая книжка: порядок ведения и сдача отчётности» (доступно по подписке).
• Горячая линия ФСС: 8‑800‑200‑0‑889 (бесплатно по РФ).