Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж, сведения о местах работы, переводах, увольнениях и прочих изменениях в трудовой истории работника. С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, в большинстве случаев первый экземпляр выдаётся в бумажной форме, а затем может быть переведён в электронный вариант;
Правовая база
Оформление и ведение трудовой книжки регулируются следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‑71).
- Постановление Правительства РФ от № 2152 «Об электронных трудовых книжках».
- Приказ Минтруда России от № 120н «Об утверждении формы и порядка заполнения электронных трудовых книжек».
Когда необходимо оформить первую трудовую книжку?
Трудовая книжка (бумажная или электронная) выдаётся:
- При приёме на работу в любой организации, где предусмотрено ведение книжки.
- При переводе из организации, где книжка уже есть, в другую – в этом случае книжка передаётся работодателю.
- При трудоустройстве в государственные и муниципальные организации, а также в крупные частные компании, которые обязаны вести бумажные книжки.
Кому и где оформляют первую трудовую книжку?
Первую трудовую книжку оформляет работодатель в следующих случаях:
- Для граждан, впервые устраняющихся на работу (в т.ч. выпускники ВУЗов, студенты‑практиканты, временные работники).
- Для работников, ранее не имевших трудовую книжку (например, при смене сферы деятельности).
Оформление производится в отделе кадров организации или в уполномоченном органе (например, в отделе кадров государственных учреждений).
Необходимый пакет документов
Для получения первой трудовой книжки обычно требуется следующий набор документов:
- Заявление работника (образец обычно предоставляется работодателем).
- Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия).
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
- ИНН (при наличии).
- Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
- Для выпускников – диплом о высшем образовании и справка об обучении (если требуется).
Пошаговый процесс оформления
Ниже представлена типичная последовательность действий:
| Шаг | Действие |
| 1. | Работник подписывает трудовой договор и заполняет заявление на выдачу трудовой книжки. |
| 2. | Отдел кадров проверяет комплект документов (паспорт, СНИЛС, ИНН и др.). |
| 3. | При отсутствии у работника книжки, кадровик оформляет первый экземпляр в бумажном виде. |
| 4. | Заполняются обязательные реквизиты: ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, дата начала работы, должность, наименование работодателя. |
| 5. | Книжка подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать. |
| 6. | Работнику вручают книжку, подписывают акт приёма‑передачи. |
| 7. | При желании (или по требованию работодателя) книжка может быть переведена в электронный формат через портал ЭТК. |
Переход в электронную трудовую книжку
С 2026 г. электронные трудовые книжки становятся основной формой учёта. Чтобы перевести бумажный документ в электронный, необходимо:
- Обратиться в отдел кадров с заявлением о переводе.
- Предоставить оригинал бумажной книжки и копию паспорта.
- Получить подтверждение о переводе (письмо‑уведомление).
- Зарегистрировать данные в системе ЭТК через портал etk.gov.ru (вводятся сведения о работодателе, дате начала работы и т.д.).
- Получить доступ к личному кабинету, где будет отображаться электронная версия книжки.
Частые ошибки при оформлении первой трудовой книжки
- Отсутствие подписи работодателя. Без подписи и печати книжка считается недействительной.
- Неправильное заполнение реквизитов. Ошибки в дате рождения, серии паспорта или ИНН могут привести к проблемам при последующей проверке стажа.
- Неоформление акта приёма‑передачи. Этот документ подтверждает факт получения книжки работником.
- Забывание о переводе в электронный формат. После 2026 г. многие организации требуют наличия ЭТК.
FAQ – часто задаваемые вопросы
Как быстро получить первую трудовую книжку?
В большинстве компаний процесс занимает от 1 до 5 рабочих дней, если все документы в порядке.
Можно ли отказаться от бумажной книжки и сразу получить электронную?
Да. По желанию работника и при согласии работодателя можно сразу оформить электронную трудовую книжку через портал ЭТК.
Что делать, если книжка потеряна?
Необходимо:
- Составить заявление о потере.
- Обратиться в отдел кадров для получения справки о трудовом стаже.
- Подать заявление в Пенсионный фонд РФ о выдаче дубликата.
- При возможности перевести данные в электронный формат, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.
Какие организации обязаны вести бумажные трудовые книжки?
К ним относятся:
- Государственные и муниципальные учреждения;
- Организации, где трудовой договор заключён до 1 января 2026 г.
- Предприятия, не подключившиеся к системе ЭТК к указанному сроку.
Оформление первой трудовой книжки – важный шаг в трудовой жизни любого гражданина. С учётом перехода к электронным трудовым книжкам, процесс становится более удобным, но требует внимательности к документам и срокам. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без ошибок оформить свою первую трудовую книжку, а при необходимости – перевести её в электронный формат.
Помните: правильное оформление трудовой книжки гарантирует корректный учёт стажа, а значит – своевременное получение пенсии и других социальных выплат.