Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. С 2020 года в России действует параллельная система – электронная трудовая книжка (ЭТК), а с 2026 года порядок её ведения уточнён. Ниже представлено подробное описание всех этапов оформления и ведения как бумажной, так и электронной трудовой книжки.

Кто нуждается в оформлении трудовой книжки?

• Граждане, принятые на работу по трудовому договору (включая совместителей).
• Сотрудники, работающие по гражданско‑правовым договорам, не обязаны иметь трудовую книжку, если иное не предусмотрено законом.
• Студенты и специалисты без официального опыта работы могут оформить бумажную книжку только по желанию работодателя; в большинстве случаев достаточно электронной формы.

Виды трудовых книжек

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ установленной формы (утв. Приказом Минтруда России).
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в базе Социального фонда России (СФР). Доступна через портал «Госуслуги», МФЦ и отделения СФР.

Документы, необходимые для оформления при приёме на работу

Приём сотрудника (в т.ч. студента или специалиста без опыта) требует следующего пакета:

• Паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС;
• ИНН;
• Документы об образовании (диплом, аттестат, справка об обучении);
• Трудовой договор (подписан обеими сторонами);
• Приказ о приёме на работу (издан работодателем).

Если работник устраивается впервые в 2026 г. и ранее не имел трудовой книжки, трудовая книжка открывается автоматически в электронной форме. Для остальных сотрудников предоставляется выбор: бумажная или электронная трудовая книжка (ст. 66, 66.1 ТК РФ).

Оформление бумажной трудовой книжки

Шаг 1. Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда);
• СНИЛС;
• ИНН;
• Образование;
• Дата поступления на работу;
• Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.

Шаг 2. Запись о приёме на работу

В графе 1 трудовой книжки делается запись:

«Принят на работу в качестве должности в организацию наименование организации с «__» __________ 20__ г. согласно приказу № __ от «__» __________ 20__ г.»

Шаг 3. Особенность графа 13

Если работник получает трудовую книжку на руки, в графе 13 необходимо указать:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ. Дата выдачи: __.__.2026 г.»

Подпись сотрудника ставится при получении книжки на руки.

Шаг 4. Ведение дальнейших записей

Все последующие записи (перевод, увольнение, награждение, изменение квалификации) вносятся:

• Чернилами одного из допустимых цветов: чёрного, синего или фиолетового;
• Хронологически, без пропусков и исправлений;
• На основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, содержащий сведения о:

• Трудовом стаже;
• Заработной плате;
• Социальных выплатах;
• Переводах, увольнениях, награждениях.

Сведения хранятся в базе Социального фонда России (СФР) и формируются из отчётов работодателя по форме ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности).

Как получить доступ к ЭТК?

1. Перейти на портал Госуслуги → раздел «Гражданам» → вкладка «Электронная трудовая книжка».
2. Пройти авторизацию (ЕСИА).
3. Просмотреть текущие сведения, запросить выписку или справку.

Альтернативные способы получения выписки:

• В МФЦ (по заявлению);
• В отделении СФР (ПФР) – лично или через представителя;
• Через личный кабинет работодателя в системе СФР (если вы являетесь работодателем).

Передача данных в СФР

Работодатель ежемесячно направляет в СФР форму ЕФС‑1, содержащую:

• Сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников;
• Изменения в должностях и окладах;
• Информацию о периодах нетрудоспособности и отпусков.

На основании этих данных СФР формирует и обновляет электронную трудовую книжку каждого застрахованного лица.

Дубликат трудовой книжки

При утере или порче документа выдаётся дубликат. Порядок оформления:

1. Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель заполняет ьный лист дубликата (те же данные, что и в оригинале).
3. В дубликате делаются записи о всех предыдущих периодах трудовой деятельности на основании справок из архива работодателя или выписок из ЭТК.
4. Документ заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Вкладыш к трудовой книжке

Если все страницы одного из разделов (например, раздел «Работа») заполнены, к трудовой книжке пришивается вкладыш. Вкладыш:

• Является неотъемлемой частью трудовой книжки;
• Без него документ считается недействительным;
• Оформляется по тем же правилам, что и основная книжка (заполнение чернилами допустимых цветов, хронологичность, ссылка на приказ).

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки

Нарушение правил ведения (например, использование неправильных чернил, пропуск записей, выдача дубликата без основания) может повлечь:

• Предупреждение или штраф для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Обязанность возместить ущерб работнику (например, при невозможности подтвердить стаж для назначения пенсии).

Полезные ссылки и образцы

• Портал Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка»
• Социальный фонд России – инструкция по форме ЕФС‑1
• Образец заполнения ьного листа бумажной трудовой книжки (Приказ Минтруда России от № 588н).
• Приказ о приёме на работу (образец).

Оформление трудовой книжки в 2026 году требует внимательного соблюдения законодательных норм и выбора оптимального формата (бумажный или электронный) в зависимости от ситуации работника и предпочтений работодателя. Следуя представленному пошаговому алгоритму, вы обеспечите корректное ведение трудовой истории сотрудника, избежите штрафов и гарантируете доступ к социальным выплатам и пенсионным правам в будущем.