Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника․ Ведение, учет и хранение этого документа строго регламентированы законодательством РФ․ Ошибки в оформлении трудовых книжек могут привести к серьезным последствиям как для сотрудника (проблемы с пенсией, подтверждением стажа), так и для работодателя (штрафы от трудовой инспекции)․
В данной статье мы подробно разберем процесс начала ведения трудовых книжек, актуальные требования, новые инициативы Минтруда и правила документооборота․
Кому и когда необходимо заводить трудовую книжку
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на сотрудников, проработавших у него свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной․ При этом есть два ключевых сценария:
- Прием сотрудника, уже имеющего стаж․ Если работник устраивается на работу впервые в жизни, но предоставил трудовую книжку (например, от предыдущего работодателя, где он отработал менее 5 дней), документ просто продолжается․
- Оформление впервые; Если человек никогда ранее не работал по трудовому договору, работодатель обязан завести для него новую трудовую книжку․
Электронные и бумажные трудовые книжки
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЕФС-1)․ Однако бумажный формат не отменен․ Если сотрудник впервые устраивается на работу, он имеет право выбрать: вести бумажную трудовую книжку или ограничиться только электронной формой․ В случае выбора бумажного варианта работодатель обязан его завести и вести параллельно с подачей электронных отчетов․
Порядок оформления новой трудовой книжки
Процесс заведения документа состоит из нескольких обязательных шагов:
- Получение заявления․ От работника, устраивающегося впервые, необходимо получить письменное заявление о выдаче трудовой книжки (или о выборе только электронной формы)․
- Приобретение бланка․ Работодатель обязан обеспечить себя чистыми бланками․ Их закупка производится за счет работодателя через официальные каналы (Гознак или распространителей, имеющих лицензию)․ Использовать бланки, купленные сотрудником самостоятельно, категорически запрещено․
- Заполнение ьного листа․ На первой странице указываются ФИО работника, дата рождения, образование и профессия․ Данные вносятся на основании паспорта и документов об образовании․
- Простановка подписей․ ьный лист обязательно подписывается самим работником и лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек (обычно это сотрудник отдела кадров), после чего скрепяется печатью организации (при ее наличии)․
- Заполнение сведений о работе․ В разделе «Сведения о работе» делается первая запись о приеме на работу с указанием даты, структурного подразделения, должности и реквизитов приказа о приеме․
Актуальные изменения: позиция Минтруда
Законодательство постоянно совершенствуется․ В настоящее время Министерством труда и соцзащиты РФ был подготовлен и выставлен на общественное слушание проект приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․ Этот документ призван актуализировать старые инструкции и привести их в соответствие с современными реалиями, включая взаимодействие с электронными сведениями о стаже․
Работодателям следует внимательно следить за выходом итогового варианта приказа, так как он может изменить ряд процедурных моментов и форму самой книжки․
Учет и хранение: книги движения и бланков
Оформление трудовой книжки — это только полдела․ Не менее важен правильный учет документов․ В связи с участившимися случаями утери данных и мошенничества, контролирующие органы ужесточают требования к учету․
Бумажный формат учета остается обязательным
Несмотря на повсеместную цифровизацию, вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе․ Минтруд в письме от 5 числа разъяснил, что переход на электронные журналы для этих целей недопустим․ Бумажные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы;
Зачем нужны эти книги?
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — регистрирует все поступающие от сотрудников трудовые книжки (при приеме на работу) и их выбытие (при увольнении и выдаче на руки)․
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — фиксирует закупку чистых бланков и их выдачу сотрудникам при оформлении новых книжек или выдаче дубликатов․
Ответственность работодателя
За нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Штрафы для юридических лиц могут достигать 50 000 рублей за каждый выявленный факт нарушения․ Кроме того, работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб, если из-за неправильного ведения книжки работник не смог реализовать свое право на пенсию или пособие․
Начало ведения трудовых книжек требует от кадровика или руководителя предельной внимательности․ Необходимо строго соблюдать инструкции по заполнению, своевременно вносить записи в бумажные книги учета и следить за изменениями в законодательстве, такими как новые проекты приказов Минтруда․ Помните, что правильное оформление трудовой книжки сегодня, это залог спокойствия как работника, так и работодателя в будущем․