Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ В России и Беларуси её оформление регулируется рядом нормативных актов, которые регулярно обновляются․ В этой статье мы разберём все этапы оформления, от первой записи о приёме до выдачи дубликата, а также покажем, как вести электронную трудовую книжку в 2026 году․

Правовой фундамент

• Федеральный закон «О трудовых книжках» (с 1994 г․)
• Приказ Минтруда России № 320н от 31 октября 2016 г․ (об изменениях в форме и порядке ведения трудовых книжек)
• Постановление Минтруда России от 16 июня 2014 г․ № 40 (инструкция о порядке ведения трудовых книжек)
• Постановление Минтруда Республики Беларусь от 16 июня 2014 г․ № 40 (инструкция о порядке ведения трудовых книжек)
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 50 о выдаче дубликатов, вступивший в силу 1 января 2024 г․)

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты приёма, увольнения, перехода на другую работу, изменения должности, начисления зарплаты и т․д․ В России и Беларуси существуют две основные формы:

• Бумажная трудовая книжка — классический формат с титульным листом и 10–15 страницами для записей․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой документ, доступный через портал «Е-Офис» и другие госуслуги․

Ключевые отличия

Как оформить бумажную трудовую книжку с нуля?

Оформление начинается с выдачи сотруднику титульного листа и первой страницы для записей․ Важно соблюдать формат даты: число и год цифрами, месяц прописью․

1. На титульном листе укажите:
   • ФИО работника
   • Дата рождения
   • Место работы (наименование организации)
   • Должность
   • Дата приёма (число и год цифрами, месяц прописью)
2. Подпишите титульный лист работником и ответственным за ведение трудовых книжек․
3. Сохраните копию в личном деле сотрудника․

Образец заполнения титульного листа

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 12 января 1990 г․
Место работы: ООО «Ромашка»
Должность: Менеджер по продажам
Дата приёма: 12 января 2026 г․

Как внести запись о приёме на работу?

После выдачи титульного листа в следующей строке вносится запись о приёме․ Формат записи:

Дата приёма: 12 января 2026 г․
Номер договора: № 123/2026
Должность: Менеджер по продажам
Заработная плата: 45 000 руб․

Важные нюансы:

• Запись должна быть сделана в течение 5 дней с даты приёма․
• Если работник был принят по договору, укажите номер договора․
• При приёме без договора укажите «по договору о найме»․

Запись о переходе на другую работу

При переходе сотрудника на другую должность в той же организации, запись выглядит так:

Дата перехода: 01 марта 2026 г․
Новый номер договора: № 456/2026
Новая должность: Старший менеджер по продажам
Новая заработная плата: 55 000 руб․

Запись об увольнении

Увольнение может быть по собственному желанию, по инициативе работодателя или по соглашению сторон․ Формат записи:

Дата увольнения: 30 июня 2026 г․
Причина увольнения: По собственному желанию

Если увольнение по инициативе работодателя, добавьте причину, например: «Нарушение трудовой дисциплины»․

Как оформить дубликат трудовой книжки?

С 1 января 2024 г․ в Трудовом кодексе РФ (ст․ 50) изменился порядок выдачи дубликатов․ Теперь работник может запросить дубликат в любом отделе кадров, а работодатель обязан выдать его в течение 5 рабочих дней․

1. Работник заполняет заявление о выдаче дубликата․
2. Работодатель проверяет наличие оригинала и выдает дубликат в соответствии с Приказом Минтруда № 320н․
3. Дубликат оформляется на том же бланке, что и оригинал, но с отметкой «Дубликат» внизу страницы․

Образец заявления

ООО «Ромашка»
Отдел кадров
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, прошу выдать дубликат трудовой книжки, так как оригинал был утерян․
Подпись: ___________

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 20 декабря 2024 г․ в России введён обязательный режим электронных трудовых книжек․ При первом трудоустройстве работодатель автоматически оформляет ЭТК․

1. Работодатель регистрирует сотрудника в системе «Е-Офис»․
2. Сотрудник получает электронный документ, доступный через портал госуслуг․
3. Все последующие записи (приём, увольнение, переход) вносятся в электронный формат․

Преимущества ЭТК:

• Никаких бумажных копий, экономия места․
• Мгновенный доступ для работодателя и сотрудника․
• Автоматическая проверка достоверности записей․

Как вести журнал учета трудовых книжек?

Каждый работодатель обязан вести журнал учета трудовых книжек․ В 2024 г․ в Беларуси рекомендуют использовать форму, утверждённую Минтрудом․ В России можно разработать собственный журнал, но он должен соответствовать требованиям:

• Строгое хранение копий․
• Регулярные проверки (не реже 3 раз в год)․
• Соблюдение конфиденциальности;

Образец журнала учета

Практические советы

• Соблюдайте сроки: запись о приёме должна быть сделана в течение 5 дней, увольнение — в течение 3 дней․
• Проверяйте данные до подписания: ошибки в ФИО, датах или номерах договоров могут привести к юридическим проблемам․
• Если вы работаете в Беларуси, обязательно используйте бланки, утверждённые Минтрудом Республики Беларусь․
• Для электронных трудовых книжек обязательно используйте электронную подпись работодателя․
• Храните копии всех записей в электронном виде (PDF) в течение 10 лет․

Где скачать актуальные бланки и образцы?

Список официальных ресурсов:

• Официальный сайт Минтруда России – mintrud․gov․ru
• Портал госуслуг – gosuslugi․ru
• Официальный сайт Минтруда Республики Беларусь – mintrud․gov․by
• КонсультантПлюс – поиск по ключевым словам «трудовая книжка»

Оформление трудовой книжки – это не просто бумажная процедура, а важный юридический акт, подтверждающий трудовой стаж и права работника․ Следуя приведённым инструкциям, вы сможете без ошибок оформить и вести трудовую книжку в бумажном и электронном виде, а также быстро получить дубликат при необходимости․ Не забывайте обновлять свои знания, так как нормативные акты могут меняться․

Удачной работы с трудовыми книжками!