Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Её правильное оформление критически важно как для работодателя, так и для сотрудника. С 2021 года действуют новые правила (Приказ Минтруда № 320н), которые изменили форму и порядок ведения этого документа. В статье разберем все нюансы: от первого заполнения до исправлений и дубликатов.
Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
Сейчас существует два формата:
- Бумажная трудовая книжка — классический вариант, который продолжает выдаваться работникам по их желанию или в случаях, предусмотренных законом (например, работникам, уволенным до ).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — с 2021 года работодатель обязан вести сведения о работе сотрудника в электронном виде в рамках СЗВ-ТД. Бумажная выдается по письменному заявлению работника.
Важно: Если работник хочет получить бумажный документ, он должен подать заявление. В противном случае его стаж будет учитываться только в электронной базе.
Оформление трудовой книжки впервые (при приеме на работу)
Если у сотрудника отсутствует трудовая книжка (впервые устраивается на работу, утратил документ), работодатель обязан в течение недели со дня приема оформить ему новую книжку или дубликат.
Заполнение ьного листа (первой страницы)
Образец записи на ьном листе (при первичном оформлении):
Фамилия: Иванов
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Дата рождения:
Сведения о работе:
Наименование организации: ООО «Пример»
Дата приема на работу:
Сведения о подразделении: Отдел продаж
Подпись ответственного лица: _____________ / [ФИО] /
Печать организации (при наличии): [печать]
Дата выдачи:
Ключевые моменты:
- Все данные вписываются разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых, например «г.», «ул.»).
- На ьном листе ставится подпись лица, ответственного за кадровую работу (например, начальника отдела кадров), и печать организации.
- Серия (формат А4) и номер бланка (например, серия XX № 123456) вносятся в журнал учета движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу.
Как правильно вносить записи о работе и увольнении
Основное содержание — раздел «Сведения о работе». Записи делаются на каждом новом месте работы.
Запись при приеме на работу
Образец записи о приеме на работу:
Принят на работу:
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Дата начала работы:
Основание: Трудовой договор № 45-К от
Подпись работника: _____________ / Иванов П.С. /
Подпись работодателя: _____________ / [ФИО руководителя] /
Запись при увольнении
Образец записи об увольнении (по собственному желанию):
Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с .
Запись вносится на основании его заявления от и приказа № 78-к от .
Подпись работника: _____________ / Иванов П.С. /
Подпись работодателя: _____________ / [ФИО] /
Самые частые ошибки при увольнении:
- Неправильное указание основания увольнения (например, «по соглашению сторон» вместо «по истечении срока трудового договора»).
- Отсутствие ссылки на номер и дату приказа.
- Неправильная формулировка: «Уволен в связи с…» — только по конкретным пунктам ст. 77 ТК РФ.
Записи о переводе, совместительстве, вахтовом методе
При изменении условий труда (перевод, совмещение) делается новая запись. Для вахтовиков указывается специальная формулировка:
Пример для вахтового метода:
Принят для выполнения работ вахтовым методом с на должность «Инженер» в структурное подразделение «Проектный отдел». Работа ведется вахтовым методом на объекте «Строительство завода» в г. Норильск. График работы: 15 дней работы / 15 дней отдыха.
Оформление дубликата трудовой книжки
Дубликат выдается в случае утраты, порчи или хищения книжки. Он имеет ту же форму, что и оригинал, но с отметкой «Дубликат» на ьном листе и в разделе «Сведения о работе».
Порядок действий:
- Работник пишет заявление на выдачу дубликата.
- Работодатель на основании заявления, приказа и имеющихся данных (журнал учета, ЭТК, приказы) заполняет дубликат.
- В разделе «Сведения о работе» дубликата делается запись:
«Дубликат выдан в связи с утратой (повреждением) трудовой книжки серии XX № 123456. Все записи о прежней работе перенесены из журнала учета движения трудовых книжек и приложенных к нему документов.» - Ставится подпись ответственного лица и печать.
Образец записи в дубликате:
Дубликат выдан в связи с утратой трудовой книжки серии XX № 123456. Все записи о прежней работе перенесены из журнала учета движения трудовых книжек и приложенных к нему документов. Подлинник трудовой книжки не найден.
Подпись: _____________ / [ФИО] /
Заверение копий трудовой книжки
По требованию работника работодатель обязан бесплатно предоставлять копии трудовой книжки (всех страниц или отдельных). Копия заверяется печатью организации и подписью ответственного лица.
Образец заверительной надписи:
Копия верна;
Подлинник трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Пример».
Печать организации
Подпись: _____________ / [ФИО] /
Исправления и внесение изменений
Исправления в трудовой книжке не допускаются. Если ошибка допущена, её нужно зачеркнуть (одной жирной линией), рядом написать правильный вариант, сделать новую запись с указанием даты исправления и поставить подписи обеих сторон.
Пример оформления исправления:
Зачеркнуто: «Уволен по собственному желанию с «
Правильно: «Уволен по соглашению сторон с «
Дата исправления:
Подпись работника: _____________
Подпись работодателя: _____________
Где скачать официальные бланки и образцы
Актуальные формы утверждены Приказом Минтруда России от № 320н. Их можно найти:
- На официальном сайте Минтруда России.
- В справочно-правовых системах («КонсультантПлюс», «Гарант»).
- В сервисах для кадровиков (например, «Система Главбух», «Моё дело»).
Помните:
- Все записи, разборчиво, без исправлений, с указанием даты, подписями сторон и ссылкой на документы (приказы, договоры).
- Основание увольнения — только по пунктам ст. 77 ТК РФ.
- При первом приеме — заполняйте ьный лист, ставите печать и подпись.
- Дубликат — только при утрате/повреждении, с отметкой «Дубликат» и ссылкой на подлинник.
- Электронная книжка — обязательна для всех с 2021 года, бумажная, по заявлению.
Соблюдение этих правил защитит и работника (при оформлении пенсии), и работодателя от проблем с трудовой инспекцией и судебными спорами.