Трудовая книжка – это не только документ, фиксирующий приём, переводы и увольнение сотрудника, но и место, где отражаются его профессиональные достижения. В соответствии с законодательством РФ в неё вносятся сведения о награждениях и поощрениях за труд. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления записи, какие именно награды подлежат занесению, а также типичные ошибки и рекомендации по работе с электронной трудовой книжкой.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ:
  • Статья 66 – определяет, что в трудовой книжке указываются сведения о награждении за успешный труд.
  • Статья 191 – предусматривает возможность внесения сведений о заработанных наградах в личные документы граждан.
• Приказ Минтруда России № 320н (Порядок ведения трудовых книжек и внесения в них записей):
  • Пункт 25 перечисляет виды поощрений, которые обязательно фиксируются в трудовой книжке.
• Разъяснения Роструда – подтверждают необходимость внесения сведений о награждении в соответствующий раздел трудовой книжки и указывают на сроки оформления записи.

Какие награды и поощрения вносятся в трудовую книжку

Согласно пункту 25 Порядка 320н, в трудовую книжку вносятся следующие виды поощрений:

1. Государственные награды (ордена, медали, звания, почётные звания РФ и субъектов Федерации).
2. Ведомственные награды (награды министерств, ведомств, федеральных служб).
3. Награды, установленные коллективным договором, уставом или положениями организации (например, благодарственные письма, почётные грамоты, премии, знаки отличия, присвоение звания «Лучший сотрудник года» и т.п.).

Важно: не все поощрения подлежат занесению. Например, разовые денежные премии, выплачиваемые в рамках обычной системы оплаты труда, не вносятся в трудовую книжку, если они не оформлены как отдельное поощрение на основании приказа.

Как оформить запись о награждении

Запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки и состоит из двух граф:

• Графа 3 – указывается:
  • кем награждён работник (полное наименование организации, органа власти или профсоюза);
  • за какие достижения (краткое описание merits);
  • какой наградой (название ордена, медали, грамоты, звания и т.д.).
• Графа 4 – указывается документ, на основании которого сделана запись:
  • название приказа (или иного распоряжения) о награждении;
  • его номер и дата;
  • при необходимости – ссылка на нормативный акт, которым установлено данное поощрение (например, коллективный договор).

Пример оформления записи в бумажной трудовой книжке:

Графа 3: Награждён Министерством труда и социальной защиты РФ

 за высокие показатели в реализации проекта «Цифровой кадровый учёт»

 почётной грамотой «Лучший специалист года».

Графа 4: Приказ № 123‑к от «О поощрении сотрудников за

 достижение высоких результатов в 2025 году».

В электронной трудовой книжке (ЭТК) данные вводятся в соответствующие поля формы «Сведения о награждении». При этом система автоматически формирует графе 3 и графе 4 в соответствии с требованиями Порядка 320н.
Когда вносится запись
Согласно разъяснениям Роструда:

Запись о поощрении должна быть внесена не позднее недельного срока с момента издания приказа о награждении.
Если запись делается в связи с увольнением сотрудника, она вносится в день увольнения.
Хронологический порядок внесения записей о награждении не установлен нормативными актами; записи могут располагаться в любом порядке, удобном для ведения книжки.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой
С 2021 года ведение трудовых книжек в электронной форме стало обязательным для большинства работодателей. При переходе с бумажного варианта на ЭТК:

Все ранее внесённые записи о награждении переносятся в электронный формат без изменений.
При отсутствии места в бумажной книжке для новой записи допускается ведение дополнительного листа (вкладыша) с последующим сканированием и загрузкой в ЭТК.
В ЭТК поля «Кем награждён», «За какие достижения», «Какая награда», «Документ‑основание» обязательны для заполнения; система не позволит сохранить запись с пустыми обязательными полями.

Распространённые ошибки и как их избежать

Отсутствие приказа о награждении – запись делается только на основании устного распоряжения. Решение: всегда оформляйте письменный приказ (или иное распоряжение) и ссылайтесь на него в графе 4.
Неполное указание награды – например, только «грамота» без указания её названия и кем выдана. Решение: в графе 3 пишите полное название награды и организацию‑источник.
Неправильная дата в графе 4 – указывается дата получения награды вместо даты приказа. Решение: в графе 4 указывается дата и номер приказа о поощрении.
Смешивание премий и поощрений – внесение обычных выплат по результатам работы как награды. Решение: различайте премию (выплату в рамках оплаты труда) и поощрение (награду, оформленную приказом).
Отсутствие подписи и печати – в бумажной книжке запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации. Решение: после внесения записи ставьте подпись уполномоченного сотрудника отдела кадров и печать организации.

Полезные рекомендации для кадровых специалистов

Создайте шаблон приказа о поощрении, в котором будут обязательные реквизиты: номер, дата, основание (статья 66 ТК, пункт 25 Порядка 320н), описание достижения и название награды.
Ведите журнал регистрации наград и поощрений – это упростит проверку при аудите и сократит риск пропуска записи.
При переходе на электронную трудовую книжку проведите сверку данных: сравните записи в бумажной книжке с данными, загруженными в ЭТК.
Обучайте сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве (например, обновления Порядка 320н) минимум раз в год.
Храните копии приказов о награждении в личном деле сотрудника сроком не менее 50 лет, как требует законодательство о кадровом документообороте.

Внесение сведений о поощрениях и награждениях в трудовую книжку – важная часть ведения кадровой документации, которая подтверждает профессиональные достижения работника и может повлиять на его будущую карьеру, пенсионные права и социальные гарантии. Соблюдение требований статей 66 и 191 ТК РФ, пункта 25 Порядка 320н разъяснений Роструда гарантирует корректность оформления записи, минимизирует риски штрафов и споров с трудовыми инспекциями. Следуя представленным рекомендациям и используя предложенные шаблоны, кадровые специалисты смогут вести трудовую книжку без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством.