Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую историю работника․ Одним из часто задаваемых вопросов является необходимость проставления печати организации (или печати кадровой службы) в этой книжке․ В статье рассмотрим, что говорят нормативные акты, как правильно оформлять титульный лист, какие варианты допускаются при отсутствии печати и какие ошибки часто допускают кадровики․
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Когда печать обязательна?
- Отсутствие печати: что делать?
- Порядок проставления печати на титульном листе
- Типичные ошибки при оформлении
- Вопросы и ответы
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие оформление трудовых книжек:
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек․
- Постановление Правительства РФ от № 1699 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»․
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (пункт 2․2 Инструкции по ведению трудовых книжек)․
- Разъяснения Роструда, опубликованные на портале ОнлайнИнспекция․рф (вопрос от 16 ноября 2022 г․)․
В этих актах чётко указано, что печать ставится только при её наличии․ При отсутствии печати запись заверяется подписью ответственного лица․
Когда печать обязательна?
Согласно пункту 2․2 Инструкции и Приказу № 320н, печать организации (или печать кадровой службы) ставится:
- На титульном листе трудовой книжки при её первичном оформлении․
- При переводе работника из одной организации в другую, если в новой организации имеется печать․
- При выдаче новой трудовой книжки (замене утерянной/повреждённой) – печать ставится в момент выдачи․
Важно: печать не требуется в каждой записи о приёме, переводе или увольнении․ После первой (титульной) записи достаточно подписи ответственного лица․
Отсутствие печати: что делать?
Если в организации нет печати, допускаются два варианта:
- Подпись ответственного лица (руководителя, главного специалиста отдела кадров) без печати․
- Использование печати кадровой службы (отдела кадров), если она оформлена в виде отдельного штампа с указанием «Отдел кадров» и фирменного наименования организации․
В обоих случаях запись в трудовой книжке считается законной, если подпись заверена печатью (при её наличии) или подписью лица, уполномоченного вести трудовые книжки․
Если в организации отсутствует как печать, так и отдельный штамп кадровой службы, рекомендуется оформить документальное подтверждение (например, копию платежного документа, заверенного печатью банка, подтверждающего оплату бланка трудовой книжки)․
Порядок проставления печати на титульном листе
Ниже представлена пошаговая инструкция, которую могут использовать кадровики․
- Подготовка титульного листа – заполняются персональные данные работника (ФИО, дата рождения, место рождения, образование, полученная специальность и т․д․)․
- Подпись лица, ответственного за выдачу – обычно это руководитель отдела кадров или уполномоченный сотрудник․
- Печать:
- Если у организации есть официальная печать – ставится она в правом нижнем углу титульного листа․
- Если печати нет, но имеется штамп «Отдел кадров», ставится он․
- Если ни того, ни другого нет – запись заверяется только подписью (в этом случае в журнале учета трудовых книжек делается пометка о отсутствии печати)․
- Регистрация в журнале учета трудовых книжек – фиксируется дата выдачи, ФИО получателя, наличие/отсутствие печати․
- Передача книжки работнику – работник подписывает акт приёма‑передачи․
После выполнения всех пунктов трудовая книжка считается оформленной надлежащим образом․
Типичные ошибки при оформлении
- Отсутствие подписи ответственного лица – печать без подписи не считается действительной․
- Ставить печать в каждой записи – это избыточно и не требуется по нормативам․
- Использовать старую печать, не соответствующую текущему фирменному наименованию организации․
- Размещение печати в неправильном месте – нормативы предписывают правый нижний угол титульного листа․
- Не вести журнал учета – без него невозможно отследить, в каких случаях печать отсутствовала․
Вопросы и ответы (FAQ)
Нужно ли ставить печать в каждой записи о приёме/увольнении?
Нет․ Печать ставится только на титульном листе при первичном оформлении․ Дальнейшие записи заверяются подписью ответственного лица․
Можно ли использовать печать отдела кадров вместо основной печати организации?
Да, если в организации отсутствует основная печать, допускается печать отдела кадров, оформленная в виде круглой печати с указанием фирменного наименования и слов «Отдел кадров»․
Что делать, если в новой организации у меня нет печати, а в трудовой книжке уже стоит печать предыдущего работодателя?
Печать предыдущего работодателя остаётся в книжке․ При оформлении новых записей в книжке достаточно подписи ответственного лица без печати․
Обязательно ли переоформлять трудовую книжку, если в ней отсутствует печать организации?
Нет․ По разъяснению Роструда, отсутствие печати не делает книжку недействительной, если записи заверены подписью уполномоченного лица․
Как доказать факт работы в организации, если в книжке нет печати?
Можно предоставить:
- Трудовой договор․
- Выписку из бухгалтерии о начислении заработной платы․
- Справку с подписью руководителя․
- Копию платежного документа, заверенного печатью (банка или организации), подтверждающего оплату бланка трудовой книжки․
Печать организации в трудовой книжке обязательна только на титульном листе при её первичном оформлении и только при условии наличия печати․ Если печати нет, запись заверяется подписью уполномоченного лица (руководителя отдела кадров или другого ответственного сотрудника)․ Печать в последующих записях не требуется;
Ключевые рекомендации для работодателей:
- Убедиться, что в организации имеется официальная печать или печать отдела кадров․
- Обязательно ставить печать только на титульном листе․
- Вести журнал учёта трудовых книжек, фиксируя наличие/отсутствие печати․
- Избегать типичных ошибок (отсутствие подписи, неправильное расположение печати, использование устаревшей печати)․
Соблюдение этих правил гарантирует законность трудовой книжки и упрощает процесс подтверждения трудового стажа работника․
Дата актуализации статьи: