Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий все этапы трудовой деятельности работника: приём на работу, переводы, увольнения, начисление стажа и т.д. С 2021 г. в России вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные версии всё ещё применяются в ряде случаев. Ниже разберём, как именно оформляются трудовые книжки на предприятии, какие требования к документу и как проходит переход к электронному формату.
Правовое основание оформления трудовых книжек
- Трудовой кодекс РФ (ст. 9) устанавливает, что работодатель обязан вести трудовую книжку работника.
- Форма и содержание трудовой книжки регулируются Постановлением Правительства РФ № 1029 от 30 июня 2004 г.
- С 1 января 2026 г. завершается переходный период по внедрению ЭТК. После окончания переходного периода бумажные трудовые книжки могут использоваться только в исключительных случаях.
Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)
С 2021 г. специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях допускается вести бумажную запись:
- при приёме на работу иностранных граждан, у которых нет бумажной трудовой книжки;
- при отсутствии доступа к системе ЭТК (например, в удалённых регионах);
- в случае технических неполадок в системе.
ЭТК сохраняет все данные в электронном виде, обеспечивает автоматический расчёт стажа и упрощает взаимодействие с государственными органами.
Шаги оформления трудовой книжки на предприятии
- Приём на работу
- Сотрудник предоставляет паспорт и, при необходимости, справку о предыдущем месте работы.
- HR‑специалист оформляет запись «Приём на работу» в ЭТК (или в бумажном экземпляре, если применимо).
- Заполняется дата начала работы, должность, место работы, вид деятельности.
- Перевод на другую должность/отдел
- Сотрудник уведомляет HR о переводе.
- В ЭТК фиксируется дата перевода, новая должность и подразделение.
- Увольнение или выход на пенсию
- HR оформляет запись о прекращении трудовых отношений.
- Указывается дата увольнения, причина (досрочное, по соглашению, по инициативе работодателя).
- В случае увольнения по соглашению с работником, обе стороны подписывают акт о прекращении трудовых отношений.
- Проверка и хранение
- Бумажные экземпляры хранятся в архиве предприятия в течение 5 лет после увольнения.
- ЭТК автоматически сохраняет историю изменений и доступна для проверки в электронном виде.
Ответственность за оформление
- HR‑специалист – отвечает за корректность заполнения и своевременность внесения данных в ЭТК.
- Руководитель подразделения – подтверждает правильность записей о переводах и увольнениях.
- В случае ошибок в трудовой книжке работник имеет право потребовать исправления в течение 30 дней с момента обнаружения ошибки.
Специальные случаи
5.1 Приём иностранных граждан
Если работник из Республики Узбекистан (или другой страны) не имеет бумажной трудовой книжки, он может получить бумажную запись в компании, а затем оформить перевод в ЭТК после получения разрешения на работу в РФ.
5.2 Возможность задержки выдачи трудовой книжки
Наниматель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки без законных оснований. Однако в случае, если работник не предоставил необходимые документы (паспорт, справка о предыдущем месте работы), работодатель может отложить оформление до их получения.
5.3 Работа в Беларуси и других странах
В Беларуси, как и в России, трудовая книжка остаётся обязательным документом. Однако в некоторых случаях работодатели используют электронные версии, если это предусмотрено законодательством страны.
Как проверить правильность оформления
- Проверьте, что в ЭТК указана точная дата начала работы и последующие изменения.
- Убедитесь, что в бумажной версии нет пропусков и ошибок (печатные, орфографические).
- Периодически сверяйте данные в ЭТК с бумажным экземпляром, если он существует.
Оформление трудовых книжек в России проходит в два этапа: бумажный и электронный. С 2021 г. основной формат — электронный, но бумажные записи всё ещё применяются в исключительных случаях. Для успешного оформления важно:
- соблюдать сроки внесения данных в ЭТК;
- соблюдать точность и полноту информации;
- хранить бумажные экземпляры в надёжном месте;
- проверять корректность записей при каждом изменении трудовых отношений.
Таким образом, грамотное оформление трудовой книжки обеспечивает законность трудовых отношений, упрощает расчёт стажа и защищает права как работника, так и работодателя.