Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий профессиональный стаж работника. От правильности её оформления и своевременности внесения записей зависит не только карьерный рост сотрудника, но и размер его будущей пенсии, а также возможность получения различных социальных выплат. В данной статье мы подробно разберем, когда и как оформляется трудовая книжка в современных условиях.

Первичное оформление трудовой книжки

Согласно трудовому законодательству, трудовая книжка оформляется при первом трудоустройстве гражданина. Это обязанность работодателя, который принимает сотрудника на работу впервые.

Кто должен оформить документ?

Если человек ранее нигде официально не работал, работодатель, с которым заключен первый трудовой договор, обязан создать запись о приеме на работу и завести документ. В настоящее время этот процесс имеет свои особенности в зависимости от формата книжки (бумажная или электронная).

Бумажная vs Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В последние годы Россия перешла на систему электронного учета стажа. Важно понимать разницу в подходах к оформлению:

Бумажная трудовая книжка

Она всё еще используется, если работник не подал заявление о переходе на электронный формат или если трудоустройство произошло до начала действия правил о цифровизации. Бумажный бланк заполняется работодателем вручную или на компьютере с последующей печатью организации и подписью руководителя.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Сведения об ЭТК хранятся в Социальном фонде России (СФР). В ней фиксируются:

• Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• Сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях;
• Информация о стаже и профессиональном опыте.

Важный этап: С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК, что делает цифровой учет стажа основным и приоритетным способом подтверждения трудовой деятельности.

Сроки и порядок оформления при приеме на работу

Оформление трудовых отношений происходит в несколько этапов:

1. Издание приказа: Работодатель издает приказ о приеме на работу.
2. Внесение записи: Запись в трудовую книжку (или передача данных в СФР для ЭТК) должна быть сделана в соответствии с установленными сроками (обычно в день выхода сотрудника на работу или в течение нескольких рабочих дней).

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если работник потерял документ или он пришел в негодность, процедура восстановления зависит от формата:

• Для бумажных книжек: Работник обращается к последнему работодателю с заявлением о восстановлении. Работодатель запрашивает данные из архивных справок и вносит записи в новый бланк.
• Для электронных книжек: Достаточно заказать выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или обратиться в МФЦ/СФР.

Ответственность работодателя за задержку выдачи книжки

Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения. Нарушение этого срока влечет за собой серьезные последствия для компании:

Если работодатель задерживает выдачу документа, работник имеет право обратиться в суд. Судебная практика показывает, что сотрудники могут взыскать с бывшего работодателя средний заработок за весь период задержки выдачи трудовой книжки, так как это препятствует поиску нового места работы.