Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника в России. С 2020 года в стране активно переходят на электронный формат, но бумажные книжки до сих пор остаются в обороте. В этой статье мы подробно разберём, что нужно для оформления трудовой книжки как при первом трудоустройстве, так и при переходе на электронный формат, а также как действовать в случае потери или повреждения документа.
Основные способы оформления трудовой книжки
На сегодняшний день (2026 год) существует два способа ведения трудового стажа:
- Бумажная трудовая книжка — традиционный вариант, утверждённый ещё в советское время.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, ведётся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
Важно: выбор формата остаётся за работником. Работодатель не имеет права навязывать электронный формат — решение должно быть добровольным.
Что нужно для оформления бумажной трудовой книжки
Если сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет бумажной трудовой книжки, работодатель обязан оформить её в течение пяти рабочих дней со дня приёма на работу (ст. 66 ТК РФ).
Документы, которые должен предоставить сотрудник:
- Паспорт — для подтверждения личности.
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) — необходим для передачи данных в ПФР.
- ИНН (при наличии) — не обязателен, но рекомендуется для точной идентификации.
- Документы об образовании — не требуются для оформления самой книжки, но могут понадобиться для заполнения графы «Сведения о получении образования» (если сотрудник хочет их внести).
Что делает работодатель:
- Выдаёт сотруднику бланк трудовой книжки (установленного образца, с водяными знаками и серией).
- Заполняет ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия (по паспорту и заявлению).
- Вносит первую запись о приёме на работу: дата, должность, основание (приказ, трудовой договор).
- Ставит печать организации (если она есть) и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).
Важно! Бланк трудовой книжки выдаётся работнику бесплатно. Оплата за бланк возможна только в случае утраты или порчи по вине самого сотрудника.
Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2020 года работники могут перейти на электронный формат. Для этого необходимо:
Шаг 1: Подать заявление
Сотрудник должен написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Форма заявления утверждена Приказом Минтруда № 584н. Заявление можно подать:
- в бумажном виде, в кадровый отдел;
- в электронном виде, через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги.
Шаг 2: Работодатель передаёт данные в ПФР
В течение одного рабочего дня после получения заявления работодатель обязан:
- Сформировать и направить в ПФР сведения о приёме на работу в формате ЕФС-1 (электронный формат сведений).
- Передать ьный лист бумажной книжки (если она уже есть) в электронном виде — для привязки к ЭТК.
После этого ПФР создаёт электронную трудовую книжку и привязывает её к СНИЛС работника.
Шаг 3: Работник получает доступ к ЭТК
Чтобы посмотреть свою электронную трудовую книжку, сотрудник может:
- Зайти на сайт https://es.pfrf.ru/ — «Электронная трудовая книжка».
- Использовать личный кабинет на Госуслугах → раздел «Электронная трудовая книжка».
- Обратиться в ближайший МФЦ или отделение ПФР с паспортом и СНИЛС.
В ЭТК отображаются все кадровые события: приёмы, увольнения, переводы, награды — всё, что вносилось в бумажную книжку.
Что делать, если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка?
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, оформленную до 2020 года, он имеет право:
- Сохранить бумажную книжку — работодатель продолжает вести её в бумажном виде.
- Перейти на ЭТК — подать заявление, после чего бумажная книжка перестаёт быть основным документом, но остаётся у работника как архив.
- Вести обе книжки одновременно — по закону это допускается, но необязательно. Работодатель ведёт ЭТК, а бумажную — только по желанию сотрудника.
Важно! Если сотрудник подал заявление на ЭТК, работодатель не вносит новые записи в бумажную книжку, все сведения передаются только в электронную систему ПФР.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Если бумажная трудовая книжка утеряна, повреждена или испорчена, работнику нужно оформить дубликат.
Порядок действий:
- Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель собирает документы о трудовой деятельности: приказы, трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы.
- На ьном листе нового бланка пишется слово «Дубликат» крупными буквами сверху.
- Все записи о трудовом стаже вносятся на основании подтверждённых документов.
- Дубликат заверяется печатью и подписью работодателя.
Важно! Если книжка испорчена по вине работодателя (например, из-за неправильного заполнения или потери), то дубликат выдаётся бесплатно; Если утрата произошла по вине сотрудника — он может быть обязан возместить стоимость бланка (но это редко применяется на практике).
Особые случаи
Приём на декретную ставку
Даже при заключении срочного трудового договора (например, на замену декретницы) работодатель обязан оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) и внести запись о приёме. Это требование закреплено в разъяснениях Роструда (2026 г.).
Реорганизация компании
Если компания проходит реорганизацию (например, выделение нового юридического лица), работодатель обязан:
- Передать сведения о сотрудниках в новую организацию;
- Оформить дубликаты трудовых книжек, если это необходимо;
- Обеспечить непрерывность ведения ЭТК через ПФР.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки после перехода?
Нет. После перехода на ЭТК возврат к бумажной книжке не предусмотрен законом. Однако бумажная книжка остаётся у вас как архивный документ.
Нужно ли менять трудовую книжку, если сменяешь работу?
Нет. Трудовая книжка (бумажная или электронная) остаётся с работником на протяжении всей карьеры. Новый работодатель просто вносит новые записи.
Как проверить, есть ли у меня ЭТК?
Зайдите на сайт https://es.pfrf.ru/ или в личный кабинет на Госуслугах. Если вы видите сведения о трудовой деятельности — ЭТК уже оформлена.
Оформление трудовой книжки — это не просто формальность, а важный шаг в обеспечении вашей будущей пенсии и подтверждении трудового стажа. Независимо от того, выберете ли вы бумажный или электронный формат, главное — сохранять все документы и своевременно подавать заявления.
Резюме:
- Первый работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение 5 дней.
- Для оформления нужны: паспорт, СНИЛС, заявление (для ЭТК).
- ЭТК, это удобно, безопасно и доступно через Госуслуги и ПФР.
- Дубликат оформляется при утрате — с пометкой «Дубликат».
- Выбор формата — исключительно за работником.
Следите за своими кадровыми документами — они гарантируют ваше будущее. Если сомневаетесь, обратитесь в кадровую службу или в Пенсионный фонд. Лучше перестраховаться, чем потом восстанавливать стаж годами.