Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения и стаж работы сотрудника. С 2023 года в России переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным, но бумажный вариант всё ещё широко используется. В этой статье мы разберём, как правильно оформить записи в трудовой книжке, как перевести работника на другую должность, а также какие документы нужны при оцифровке.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Подтверждение стажа – для расчёта пенсии, отпускных и других выплат.
- История трудовой деятельности – сведения о всех работодателях, должностях и датах.
- Юридический документ – подтверждение прав и обязанностей сторон.
Бумажная и электронная трудовая книжка
С 2023 года в России все новые трудовые книжки оформляются на специальных бланках, а в 2025 году введён электронный формат (ЭТК). Это позволяет:
- сократить бумажный документооборот;
- обеспечить доступ к информации в любой точке страны;
- снизить риск потери или повреждения документа.
Однако бумажный вариант остаётся актуальным, если работник ещё не получил ЭТК или если в конкретной компании пока не реализован переход.
Как правильно заполнить бумажную трудовую книжку?
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления записей в трудовой книжке.
- Получить бланк – новый бланк трудовой книжки выдается в отделе кадров или в отделе занятости.
- Заполнить данные о работодателе – название организации, ИНН, КПП, адрес.
- Указать дату начала работы – в формате «день месяц год».
- Записать должность и должностные обязанности – кратко, но точно.
- Указать дату окончания работы (если применимо) – при увольнении.
- Подписать и поставить печать – работодатель ставит печать и подпись руководителя.
- Проверить правильность данных – убедиться, что нет ошибок в датах и названиях.
Важно помнить, что каждая запись должна быть сделана в течение 10 календарных дней с момента изменения трудового статуса.
Как перевести работника на другую должность?
Перевод – это изменение должности, но не увольнение. Оформление выглядит так:
- В отделе кадров оформляется письмо о переводе с указанием новой должности и даты начала.
- В трудовой книжке ставится запись: «Перевод на должность Новая должность» с датой начала.
- Если перевод сопровождается повышением зарплаты, в записи указывается новая заработная плата.
- Подписывается руководитель и ставится печать.
Как оформить приостановление и возобновление трудовых отношений?
Согласно Минтруда России:
- Приостановление – запись «Приостановление трудовых отношений» с датой начала и, при необходимости, датой окончания;
- Возобновление – запись «Возобновление трудовых отношений» с датой начала.
В обоих случаях необходимо подписать руководитель и поставить печать.
Как оцифровать бумажную трудовую книжку?
Переход на ЭТК требует подготовки:
- Подготовка документов – копии всех записей, справка о стаже, заявление о переходе.
- Проверка данных – сверка с ПФР, чтобы избежать ошибок в электронном реестре.
- Подача заявления – через портал «Госуслуги» или в отделе кадров.
- После одобрения работник получает доступ к ЭТК и может просматривать свой стаж онлайн.
Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка?
- Составить письмо-заявление о корректировке.
- Приложить документы, подтверждающие правильные данные (договор, справка, выписка из ПФР).
- Подать заявление в отдел кадров и в ПФР.
- После проверки и подтверждения ошибок, работодатель вносит исправление в книжку.
Сроки и сроки оформления
- Запись о приёме на работу – в течение 10 дней с даты начала работы.
- Запись о переводе – в течение 10 дней с даты начала новой должности.
- Запись о приостановлении/возобновлении – в течение 10 дней с даты изменения.
- Оцифровка – в течение 30 дней с момента подачи заявления.
Советы работодателю и работнику
- Проверяйте правильность дат – ошибки могут повлиять на расчёт пенсии.
- Сохраняйте копии всех документов – в случае споров.
- Обучайте персонал – регулярно проводите тренинги по оформлению трудовых книжек.
- Следите за обновлениями законодательства – правила могут менятся.
Правильное оформление трудовой книжки – залог прозрачности трудовых отношений и защиты прав работников. С переходом на электронный формат важно своевременно подготовить все необходимые документы и соблюдать сроки. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректный учет стажа.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в ПФР. Удачи в работе с трудовой книжкой!