Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При первом трудоустройстве работник может не иметь её вовсе, а работодатель обязан оформить новую книжку на основании заявления о выдаче трудовой книжки впервые. В статье рассмотрены нормативные основания, порядок оформления, образец заявления, особенности электронного и бумажного формата, а также рекомендации для работников и работодателей.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 65 (оформление трудовой книжки при отсутствии у работника).
- Федеральный закон № 27‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – регулирует ведение трудовой книжки как основания для начисления страхового стажа.
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению».
- Постановление Правительства РФ от № 442 о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и порядке их ведения.
Согласно ст. 65 ТК РФ, если у поступающего на работу нет трудовой книжки (впервые устраивается на работу, либо она утеряна/повреждена), работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить новую книжку.
Когда требуется заявление о выдаче трудовой книжки впервые?
- Гражданин устраивается на работу впервые (нет никакой трудовой деятельности в прошлом).
- Трудовая книжка утеряна, повреждена или пришла в негодность, и работник впервые обращается за её выдачей после длительного перерыва в работе.
- Переход с бумажной трудовой книжки на электронную форму (ЭТК) при первом трудоустройстве после , когда работник ранее не имел ЭТК.
В случае, если работник уже имел трудовую книжку и просто хочет получить её на руки (например, для подтверждения стажа), требуется иное заявление – о выдаче копии трудовой книжки.
Что должно содержать заявление?
Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но для удобства обработки рекомендуется включать следующие реквизиты:
- Шапка: наименование организации (полное название, ИНН, КПП), адрес.
- Дата и номер заявления (если ведётся журнал incoming документов).
- ФИО заявителя полностью, как в паспорте.
- Серия и номер паспорта, дата выдачи, кем выдан.
- ИНН и СНИЛС (необходимо для формирования электронной трудовой книжки).
- Просьба: «Прошу оформить мне трудовую книжку впервые в связи с первым трудоустройством».
- Указание на формат: бумажная трудовая книжка или электронная (ЭТК). Если работник предпочитает бумажную форму – указывается это явным образом.
- Подпись заявителя и расшифровка.
- Приложения (при необходимости): копия паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой договор (если уже заключён).
- Приём заявления от работника (лично, через электронный документооборот или почтой).
- Проверка completeness: наличие всех обязательных реквизитов, соответствие данных паспорту.
- Оформление трудовой книжки:
- Если выбрана бумажная форма – заполнение первой страницы трудовой книжки (данные о работнике, дата заполнения, подпись ответственного лица, печать организации).
- Если выбрана электронная форма – формирование записи в системе кадрового учёта и передача данных в Социальный фонд РФ через отчёт ЕФС‑1 (подраздел 1.1 – приём на работу).
- Вручение трудовой книжки работнику:
- Бумажная книжка – выдаётся под расписку в журнале движения трудовых книжек или в личном деле сотрудника.
- Электронная книжка – работник получает уведомление о формировании ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги» либо справку СТД‑Р/СТД‑СФР по запросу.
- Хранение заявления:
- В личном деле работника (срок хранения – 75 лет после увольнения).
- Или в отдельной книге движения трудовых книжек (журнал регистрации выдачи/приёма трудовых книжек).
Важно: заявление должно быть подписано собственноручно (или электронной подписью, если подаётся в электронном виде через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или в системе кадрового документооборота работодателя).
Порядок действий работодателя
Образец заявления о выдаче трудовой книжки впервые
Ниже представлен типовой бланк, который можно распечатать и заполнить от руки или на компьютере.
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ О ВЫДАЧЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПЕРВЫЙ РАЗ [Наименование организации] ИНН: ___________ КПП: ___________ Адрес: ________________________________________________ Заявление Я, Фамилия Имя Отчество, паспорт серии ____ № ____________, выданный «__» __________ 20__ г. [кем выдан], ИНН: ____________________, СНИЛС: ____________________, проживающий(ая) по адресу: ________________________________________________, прошу оформить мне трудовую книжку впервые в связи с первым трудоустройством в вашу организацию. Желаю получить трудовую книжку в бумажном виде / электронном виде (ЭТК) (нужное подчеркнуть). Прилагаю копии документов: - пастрана (страница с фото и данными); - ИНН; - СНИЛС; - трудовой договор (если уже заключён). Подпись ___________________ / Фамилия И.О. /
При заполнении электронной формы достаточно скопировать текст в соответствующее поле личного кабинета работника и приложить сканы требуемых документов.
Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)
С трудовые книжки ведутся в электронном виде. Для работника, впервые устраивающегося на работу, порядок выглядит так:
- Работник подаёт заявление (можно через портал «Госуслуги» или directly в отдел кадров работодателя).
- Работодатель при приёме на работу формирует запись в системе кадрового учёта и отправляет в Социальный фонд РФ отчёт ЕФС‑1, подраздел 1.1 – «Приём на работу».
- После обработки отчёта в личном кабинете работника появляется запись о начале трудовой деятельности – это и есть электронная трудовая книжка.
- При необходимости работник может запросить справку СТД‑Р (о страховом стаже) или СТД‑СФР (для подачи в Социальный фонд).
Если работник настаивает на получении бумажного варианта, работодатель обязан оформить и выдать традиционную трудовую книжку, несмотря на общий переход к ЭТК.
Хранение и учёт заявлений
Заявление о выдаче трудовой книжки впервые считается кадровым документом и подлежит хранению:
- В личном деле сотрудника – срок хранения 75 лет после увольнения (ст. 19 Федерального закона «О трудовых книжках»).
- Или в отдельном регистре «Журнал движения трудовых книжек» (форма утверждена Приказом Минтруда № 69). В журнале фиксируются дата получения заявления, номер трудовой книжки, ФИО сотрудника, подпись ответственного лица.
- Можно ли подать заявление в электронном виде без личной подписи?
- Да, если используется квалифицированная электронная подпись (КЭП) или подтверждение через портал «Госуслуги» (подтверждение личности через СНИЛС и код из SMS).
- Что делать, если работник потерял паспорт и не может предъявить его копию?
- В таком случае допустимо предъявить временное удостоверение личности (например, справка из полиции об утере паспорта) вместе с другими документами (ИНН, СНИЛС). После получения нового паспорта копия заменяется в личном деле.
- Нужно ли нотариально заверять заявление?
- Нет, нотариальное заверение не требуется. Достаточно личной подписи работника и, при необходимости, печати организации.
- Можно ли оформить трудовую книжку впервые без заявления, если работник устраивается по трудовому договору?
- Нет. Согласно ст. 65 ТК РФ, оформление новой трудовой книжки возможно только на основании письменного заявления работника (или его законного представителя).
При переходе на электронный документооборот допускается хранение scanned‑копий заявления в системе электронного документооборота (ЭДО) организации с обеспечением конфиденциальности и целостности данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Заявление о выдаче трудовой книжки впервые – обязательный документ при первом трудоустройстве или при необходимости восстановить утраченную трудовую книжку. Его правильное оформление обеспечивает соблюдение трудового законодательства, гарантирует формирование корректного страхового стажа и защищает права как работника, так и работодателя. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённый образец, вы сможете избежать ошибок и ускорить процесс оформления трудовой книжки;
Помните: главное – чётко указать, что трудовая книжка требуется впервые, предоставить достоверные личные данные и подписать документ. После получения заявления работодатель обязан в течение трёх рабочих дней оформить и выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии с выбранным форматом.
Статья актуальна на май 2026 года. Для уточнения конкретных норм рекомендуется сверяться с последними редакциями Трудового кодекса РФ и нормативных актов Минтруда России.