Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её оформление регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 65‑66.1)‚ постановлением Правительства РФ от  № 225 «О трудовых книжках» и внутренними нормативными актами организации. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий работодателя и работника‚ а также актуальные требования‚ действующие в 2026 году.

Какие документы необходимо предъявить при приёме на работу?

Согласно ст. 65 ТК РФ‚ при заключении трудового договора работник обязан представить:

• паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и/или сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) – копия;
• документы воинского учёта (для военнообязанных и лиц‚ подлежащих призыву);
• при первом трудоустройстве – дополнительные сведения‚ которые работодатель может запросить‚ но не требовать в ультимативной форме.

Исключение: если трудовой договор заключается впервые‚ трудовая книжка не предъявляется – её оформляет работодатель.

Оформление трудовой книжки при первом приёме на работу

Если у сотрудника нет трудовой книжки (первое трудоустройство)‚ работодатель обязан:

1. Завести новую трудовую книжку в соответствии с образцом‚ утверждённым Минтруда.
2. Заполнить ьный лист: ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия‚ специальность‚ дата заведения книжки.
3. Сделать запись о приёме на работу (должность‚ структурное подразделение‚ дата приёма‚ основание – трудовой договор № …‚ дата).
4. Подписать запись работником и работодателем (или уполномоченным лицом) и поставить печать организации.
5. Внести сведения о приёме в журнал движения трудовых книжек и выдать работнику расписку о получении.

Все действия выполняются не позднее трёх рабочих дней с момента заключения трудового договора (п. 8 Постановления № 225).

Запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре

Срочный трудовой договор не освобождает от ведения трудовой книжки. Запись о приёме оформляется точно так же‚ как и при бессрочном договоре:

• Указывается должность‚ подразделение‚ дата начала работы.
• В графе «Основание» указывается номер и дата срочного трудового договора.
• При расторжении срочного договора делается запись об увольнении (причина – окончание срока договора‚ соглашение сторон и т.д.).

Если работник не имеет постоянного места работы (например‚ работает по совместительству или по нескольким срочным договорам)‚ каждая запись о приёме и увольнении делается в отдельной строке трудовой книжки.

Оформление при совместительстве

При приёме на работу по совместительству трудовая книжка предъявляется только если работник уже имеет основное место работы. Запись о совместительстве делается в том же порядке‚ но в графе «Основание» указывается‚ что работа выполняется по совместительству (указывается номер и дата договора о совместительстве).

Важно: при совместительстве не требуется предоставлять СНИЛС заново – достаточно уже имеющегося в трудовой книжке.

Сроки подачи сведений в ЕФС-1 (форма отчёта о застрахованных лицах)

С 2026 года введён обязательный электронный отчёт ЕФС-1. При приёме на работу работодатель должен:

• Включить сведения о newly hired employee в состав отчёта ЕФС-1;
• Подать отчёт в Федеральную налоговую службу не позднее рабочего дня‚ следующего за днём оформления трудового договора.

Несвоевременная подача может повлечь штрафы в соответствии со ст. 15.25 КоАП РФ.

Образец заполнения записи о приёме на работу

Ниже представлен типовой формат записи (можно скопировать в трудовую книжку):

Запись № ___

Принят на работу: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер-программист
Подразделение: отдел разработки программного обеспечения
Основание: трудовой договор № 123/2026 от 
Запись верна: ___________________ (подпись работника)
 ___________________ (подпись работодателя‚ печать)

При увольнении аналогично делается запись:

Запись № ___

Уволен: Иванов Иван Иванович
Основание: трудовой договор № 123/2026 от ‚ соглашение сторон от 
Запись верна: ___________________ (подпись работника)
 ___________________ (подпись работодателя‚ печать)

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение порядка оформления‚ хранения или выдачи трудовой книжки влечёт:

• административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц‚ от 30 000 до 50 000 руб для организаций);
• возможные civil‑иски работника о возмещении ущерба (например‚ невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии).

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Создать чек‑лист приёма на работу‚ включающий проверку наличия всех обязательных документов.
2. Вести электронный журнал движения трудовых книжек с автоматическими напоминаниями о сроках подачи ЕФС-1.
3. Регулярно проводить обучение сотрудников отдела кадров по изменениям в ТК РФ и Постановлении № 225.
4. Хранить трудовую книжку в огнеупорном шкафу с ограниченным доступом; вести журнал выдачи/приёма.
5. При переходе на электронный формат трудовой книжки (если будет введён) обеспечить интеграцию с системой ЕФС-1 и внутренним HR‑модулем.

Оформление трудовой книжки при заключении трудового договора – важная кадровая процедура‚ требующая внимательного соблюдения нормативных требований. Правильное ведение книжки гарантирует защиту прав работника (подтверждение стажа‚ доступ к пенсионным и социальным выплатам) и минимизирует риски для работодателя (административные штрафы‚ судебные споры). Следуя представленному алгоритму и учитывая актуальные изменения 2026 года (обязательная подача ЕФС-1‚ уточнённые правила оформления при срочных договорах и совместительстве)‚ кадровая служба сможет обеспечить законный и прозрачный учёт трудовой деятельности сотрудников.