Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий периоды работы работника, его трудовой стаж и сведения о совместительстве. Ведение и оформление такой книжки регулируется ст. 66 ТК РФ. Ниже – подробный разбор требований, процедуры и особенностей.
Общие положения
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка (форма № Т-2) является обязательным документом для всех работников, проработавших у работодателя более пяти календарных дней. Ведение, хранение и выдача книжек возлагается на специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя.
- Книжка оформляется в установленном образце.
- В неё вносятся сведения о трудовой деятельности, месте работы, датах начала и окончания трудовых отношений.
- При совместительстве сведения вносятся в книжку по месту основной работы.
Требования к оформлению
Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (Минтруд России). На сегодняшний день действует следующая структура:
- Первый лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
- Второй лист – сведения о трудовом месте и датах работы.
- Третий лист – сведения о стаже, отпуске, премировании и иных социальных гарантиях.
- Четвертый лист – сведения о совместительстве (при наличии).
В случае увольнения или изменения места работы в книжку вносятся соответствующие отметки.
Электронная форма трудовых книжек
С года для граждан, впервые поступивших на работу, допускается использование только электронного варианта трудовой книжки. При этом:
- Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого работника.
- Электронные записи должны быть защищены от несанкционированного доступа.
- Переход на электронный формат полностью завершится в 2026 году.
С года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). После этого бумажные формы будут использоваться только по запросу работников.
Ответственность за ведение книжек
Ответственность за правильное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек возлагается на уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя. Нарушения могут привести к:
- Штрафу в рамках трудового законодательства.
- Привлечению к дисциплинарной ответственности.
- Потере доверия со стороны инспекции труда.
Особенности для работников из новых субъектов РФ
Для граждан, работающих в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях, действует отдельный порядок, установленный Постановлением Правительства РФ от № 2571. В этом случае:
- Ведутся особые регистры учета трудовых книжек.
- Сведения о работе в этих регионах вносятся в книжку по месту основной работы.
Порядок ведения регистров
Для контроля и аудита требуется вести два основных документа:
- Книга учета движения трудовых книжек – фиксирует выдачу, возврат и замену книжек.
- Книга по учету бланков трудовых книжек – отражает количество изготовленных и использованных бланков.
Эти книги должны вестись на бумажном носителе, согласно письму Минтруда от 5 ноября 2025 г.
Краткое резюме
Ведение трудовых книжек по ст. 66 ТК РФ – обязательный процесс, который включает:
- Создание и оформление книжки в установленном образце.
- Внесение сведений о трудовой деятельности, стаже и совместительстве.
- Обеспечение правильного хранения и учёта книжек.
- Переход на электронный формат с 2021 года и полное внедрение к 2026 году.
- Ответственность уполномоченного лица за соблюдение всех требований.
Соблюдение указанных требований позволяет работодателю юридически подтвердить трудовой стаж сотрудника, а работнику – защитить свои права в случае споров.
Источники: ТК РФ ст. 66, официальные интерпретации ГАРАНТ, консультантПлюс, постановления Правительства РФ, материалы Государственной инспекции труда.