Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Именно она используется при назначении пенсии‚ при трудоустройстве и в других юридически значимых ситуациях․ Бухгалтер‚ как ответственный сотрудник за кадровый и финансовый учет‚ часто становится ответственным лицом за правильное оформление‚ ведение и хранение трудовых книжек․ В 2026 году‚ после завершения переходного периода к электронным трудовым книжкам (ЭТК)‚ бухгалтеру необходимо четко разделять процедуры для бумажных и электронных документов․

Кто отвечает за оформление трудовой книжки?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ ответственность за ведение‚ учет‚ хранение и правильное оформление трудовых книжек несет работодатель․ На практике эти функции возлагаются на:

• начальника кадрового отдела;
• бухгалтера (особенно в малых компаниях);
• специалиста по кадровому учету․

Важно! Если в организации нет отдельного кадровика‚ бухгалтер обязан выполнять функции по оформлению трудовых книжек — это его прямая обязанность‚ закрепленная внутренними приказами и должностными инструкциями․

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Порядок оформления трудовой книжки при приеме на работу зависит от того‚ является ли работник новичком или уже имеет трудовой стаж․

Ситуация 1: Работник впервые устраивается на работу (нет бумажной трудовой книжки)

С 2021 года все новые работники‚ начавшие трудовую деятельность‚ получают только электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Однако если работник предоставляет письменное заявление о желании сохранить бумажную трудовую книжку‚ работодатель обязан ее оформить․

Алгоритм действий бухгалтера:

1. Получить от работника заявление на оформление бумажной трудовой книжки (образец ниже)․
2. Зарегистрировать бланк трудовой книжки в приходно-расходной книге учета бланков (указав серию и номер)․
3. Заполнить титульный лист:
• ФИО работника — как в паспорте;
• Дата рождения — цифрами и прописью;
• Образование — по документам (среднее‚ высшее и т․д․);
• Профессия‚ специальность — по трудовому договору (например‚ «бухгалтер»)․
4. Внести запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе»:
• Графа 1: порядковый номер записи (1);
• Графа 2: дата приема (например‚ );
• Графа 3: наименование организации (полное‚ как в уставе);
• Графа 4: должность (например‚ «бухгалтер»);
• Графа 5: основание — «приказ по форме Т-1» и номер/дата приказа․
5. Поставить печать организации (если есть) и подпись ответственного лица․

Ситуация 2: Работник уже имеет бумажную трудовую книжку

Если работник приходит с уже заполненной трудовой книжкой‚ бухгалтер должен:

• Проверить целостность и правильность всех записей;
• Убедиться‚ что все записи сделаны печатным шрифтом или разборчиво от руки;
• Внести новую запись о приеме на работу в последнюю свободную строку;
• Не допускать перечеркиваний‚ исправлений‚ помарок — они делают запись недействительной․

Заполнение трудовой книжки: правила и ошибки

Все записи в трудовой книжке должны соответствовать Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225)․

Обязательные правила:

• Записи делаются чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета (не карандашом‚ не красным!);
• Использовать только печатный шрифт или разборчивый почерк;
• Не допускать зачеркиваний‚ исправлений‚ подчисток — если ошибка допущена‚ оформляется дубликат;
• Каждая запись должна быть подписана ответственным лицом и скреплена печатью (если организация использует печать);
• Указывать номер и дату приказа о приеме‚ увольнении‚ переводе;
• Все записи должны быть согласованы с трудовым договором․

Пример записи о приеме на работу (бухгалтер):

Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: ООО «Альфа-Бух»
Графа 4: бухгалтер
Графа 5: приказ № 15-к от

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года все новые работники получают только электронную трудовую книжку․ Бумажная книжка выдается только по письменному заявлению работника․

Что должен сделать бухгалтер:

1. Получить от работника заявление о переходе на ЭТК (если у него есть бумажная книжка)․
2. Внести запись в бумажную книжку о переходе на ЭТК (если она есть):
• Графа 1: номер записи (например‚ 10);
• Графа 2: дата перехода (например‚ );
• Графа 3: наименование организации;
• Графа 4: «Переход на ведение трудовой книжки в электронной форме»;
• Графа 5: «На основании письменного заявления работника (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ»․
3. Поставить подпись и печать․
4. Вручить работнику бумажную книжку с отметкой о переходе на ЭТК․
5. Внести данные о работнике в информационную систему Пенсионного фонда РФ через личный кабинет работодателя․

Образец заявления на переход на ЭТК:

Заявление

Я‚ [ФИО полностью]‚ [дата рождения]‚ паспорт: [серия‚ номер‚ кем выдан]‚ прошу перевести мою трудовую книжку на электронный формат в соответствии со ст․ 66․1 Трудового кодекса РФ․

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Если все страницы трудовой книжки заполнены‚ оформляется вкладыш․ Он является неотъемлемой частью трудовой книжки и не может использоватся отдельно․

Бухгалтер должен:

• Зарегистрировать вкладыш в приходно-расходной книге;
• Заполнить титульный лист вкладыша (ФИО‚ дата рождения‚ образование — как в основной книжке);
• Продолжить записи о трудовой деятельности в вкладыше‚ начиная с новой нумерации;
• Сшить вкладыш с основной книжкой и проставить штамп «Вкладыш к трудовой книжке»․

Увольнение и выдача трудовой книжки

При увольнении бухгалтер обязан:

1. Сделать запись в трудовой книжке о прекращении трудового договора (указать основание — ст․ 77‚ 80‚ 81 ТК РФ);
2. Выдать трудовую книжку в день увольнения;
3. В случае отказа работника получить книжку, направить уведомление о необходимости получения (почтой или под роспись);
4. Если работник уволился и не явился за книжкой — хранить ее в архиве до востребования (не менее 50 лет)․

Пример записи об увольнении по собственному желанию:

Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: ООО «Альфа-Бух»
Графа 4: уволен по собственному желанию (п․ 3 ст․ 77 ТК РФ)
Графа 5: приказ № 45-к от

Хранение и учет трудовых книжек

Бухгалтер обязан вести:

• Приходно-расходную книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей — регистрируется каждая единица по серии и номеру;
• Книгу учета движения трудовых книжек — фиксируется‚ кто‚ когда и за какую книжку получил/сдал;
• Трудовые книжки хранятся в сейфе или специальном шкафу с доступом только уполномоченным лицам;
• Срок хранения — 75 лет после увольнения работника․

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или повреждена?

Если работник потерял книжку‚ бухгалтер должен:

1. Получить от работника заявление о выдаче дубликата;
2. Собрать документы‚ подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы‚ выписки из архивов‚ трудовые договоры);
3. На основании этих документов составить дубликат трудовой книжки;
4. На титульном листе дубликата сделать отметку: «Дубликат трудовой книжки‚ выдан взамен утраченной»;
5. Заверить дубликат печатью и подписью․

Ответственность за неправильное оформление

Неправильное оформление трудовой книжки может привести к:

• Отказу в назначении пенсии;
• Штрафам от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации);
• Искам работников о возмещении ущерба;
• Потере доверия со стороны сотрудников и контролирующих органов․

Важно! Все записи должны быть согласованы с приказами‚ трудовыми договорами и личными делами работников․ Бухгалтер несет персональную ответственность за достоверность информации․

В 2026 году бухгалтеру необходимо:

1. Четко разделять бумажные и электронные трудовые книжки;
2. Соблюдать все требования Правил ведения трудовых книжек;
3. Вести учет бланков и движение книжек в специальных журналах;
4. Не допускать исправлений — лучше оформить дубликат;
5. Своевременно передавать данные в ПФР при переходе на ЭТК;
6. Обучать себя и коллег новым нормам — законодательство постоянно обновляется․

Помните: трудовая книжка, это не просто бумага․ Это история жизни человека‚ его трудовой путь‚ его право на достойную пенсию․ От вашей точности и добросовестности зависит будущее ваших сотрудников․

Источники: Трудовой кодекс РФ‚ Постановление Правительства РФ № 225 от ‚ Приказ Минтруда РФ № 588н‚ Пенсионный фонд РФ‚ КонсультантПлюс‚ nalog-nalog․ru (2026 г․)․