Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. С 1 января 2023 года в России действует новая форма трудовой книжки, установленная Приказом Минтруда России № 320Н от  г.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ст. 67‑71) – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320Н от – утверждает новую форму трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России № 153н от – регламентирует порядок оформления дубликатов.

Виды бланков трудовой книжки

1. Оригинальная трудовая книжка – бумажный документ установленного образца (формы 1‑а, 1‑б, 1‑в).
2. Дубликат трудовой книжки – выдаётся в случае утраты, порчи или невозможности восстановления оригинала. С 1 января 2003 года информация о трудовой деятельности за период, начиная с этой даты, подтверждается данными из электронных реестров.
3. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – вводится в 2024 году, хранится в личном кабинете работника на портале Госуслуг.

Как оформить новый бланк (оригинал)

Приобретение бланка

Работодатель обязан приобрести бланк установленного образца у официального поставщика (печатный центр Минтруда или аккредитованные типографии). При этом в бланке уже присутствует:

• Шапка с реквизитами организации (название, ИНН, ОКПО, адрес).
• Поле для личных данных работника (ФИО, дата рождения, пол, гражданство, серия и номер паспорта).
• Номера страниц, штамп «Трудовая книжка» и место для печати организации.

Заполнение личных данных

Заполняются чернилами (черный или синий) в печатных буквах:

1. Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений).
2. Дата рождения (дд.мм.гггг).
3. Пол.
4. Гражданство.
5. Серия и номер паспорта (или иного удостоверения личности).
6. СНИЛС (при наличии).

Первая запись о приёме на работу

Первая запись делается в разделе «Запись о приёме на работу». Обязательные реквизиты:

Последующие записи

Каждое изменение в трудовых отношениях фиксируется в отдельной строке:

• Перевод на другую должность.
• Повышение (понижение) заработной платы.
• Отпуск (отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск и т.п.).
• Приостановление работы (в связи с военной службой, уходом в декрет и др.).
• Увольнение (с указанием причины, даты, номера приказа).

Оформление дубликата трудовой книжки

Когда нужен дубликат

Дубликат выдаётся в случаях:

• Утрата оригинала (кража, пожар, стирание).
• Повреждение, которое делает запись нечитаемой.
• Невозможность восстановления оригинала (например, уволенный работник не может вернуть книжку).

Необходимый пакет документов

1. Заявление работника (по образцу, с подписью).
2. Копия паспорта.
3. Копия СНИЛС (если есть).
4. Документы, подтверждающие трудовую деятельность за период с 1 января 2003 года (выписки из ЕИС «Трудовой стаж», справки с места работы, копии трудовых договоров).
5. Согласие работодателя (если работник уже не находится в организации) – справка о том, что в организации нет оригинала.

Порядок оформления

Работодатель (или кадровый центр) заполняет дубликат в соответствии с теми же правилами, что и оригинал, но в шапке указывается «Дубликат». После заполнения:

• Работник подписывает каждую запись (подтверждая её достоверность).
• Работодатель ставит печать и подпись руководителя.
• В конце дубликата делается отметка «Выдан в замену оригинальной трудовой книжке» с датой и подписью уполномоченного лица.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки. Основные особенности:

• Хранится в личном кабинете на портале Госуслуги.
• Записи вносятся работодателем через специализированную информационную систему (ИС «Трудовой стаж»).
• Работник получает уведомления о каждой новой записи и может их проверять в режиме онлайн.
• ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажному документу (ст. 67 ТК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать любой бланк, напечатанный в офисе?

Нет. Трудовая книжка должна быть приобретена у официального поставщика в установленном образце. Самостоятельная печать считается нарушением законодательства.

Сколько времени даётся работодателю на внесение записи после изменения условий труда?

Согласно ТК РФ – в течение 5 рабочих дней с момента изменения (перевода, повышения, увольнения).

Можно ли исправлять ошибку в записи, используя корректирующую ленту?

Нет. Ошибки исправляются только путем занесения новой записи с пометкой «Исправление» и указанием причины. Корректирующая лента делает запись недействительной.

Какие сведения обязательны для записи об увольнении?

Дата увольнения, основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.п.), номер приказа об увольнении, подпись руководителя и печать.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?

Да, если работник согласен и у него есть доступ к порталу Госуслуг. При этом работодателю необходимо вести запись в обеих системах до полного перехода.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Закупить бланк трудовой книжки установленного образца.
2. Подготовить шаблоны заявлений (приём, перевод, увольнение, дубликат).
3. Обучить кадровый персонал правилам заполнения (шрифт, чернила, подписи).
4. Вести журнал учёта выданных книжек (номер, ФИО, дата выдачи).
5. Контролировать сроки внесения записей (не более 5 рабочих дней).
6. При необходимости оформить дубликат – собрать пакет документов, оформить заявление, внести записи.
7. Подключить организацию к системе ЭТК и регулярно синхронизировать данные.

Оформление бланка трудовой книжки – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований. С 2023 года используется новая форма, а с 2024 года активно внедряется электронный вариант, который упрощает контроль и хранение данных. Правильное заполнение, своевременное внесение записей и соблюдение процедур при выдаче дубликатов защищают интересы как работника, так и работодателя.

Дата актуализации информации:  г.