Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж и права. С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный вариант остаётся в силе и может использоваться параллельно. В этой статье мы разберём, как правильно оформить и выдать трудовую книжку, какие сведения в неё вносится, как получить дубликат и какие нюансы стоит учитывать при переходе на электронный формат.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются все изменения в трудовом статусе работника: приём на работу, перевод, увольнение, начисление стажа и т.д. Она необходима для:
- подсчёта стажа при расчёте пенсии;
- проверки прав и льгот при смене работы;
- доказательства трудовой деятельности в случае споров с работодателем.
С 2020 г. работник может выбрать электронную или бумажную форму. При этом обе формы могут использоваться одновременно, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1 – правила ведения бумажной и электронной трудовой книжки);
- Приказ Минтруда РФ от 1 января 2020 г. – введение электронной трудовой книжки;
- Приказ Минтруда РФ от 1 января 2024 г. – изменения в порядке оформления дубликата трудовой книжки.
Порядок выдачи трудовой книжки при приёме на работу
- Подготовка документов:
- Копия паспорта (свидетельство о рождении);
- Справка о предыдущей трудовой деятельности (если есть);
- Согласие работника на ведение ЭТК (если работник выбирает электронный вариант).
- Формирование записи в бумажной трудовой книжке:
- Вводится дата приёма, должность, место работы, сведения о зарплате и т.д.;
- Запись подписывается руководителем и заверяется печатью.
- Внесение сведений в электронную базу СФР:
- Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности) и отправляет в СФР;
- После обработки данные автоматически попадают в ЭТК работника.
- Выдача работнику:
- Если выбран бумажный вариант – выдаётся оригинальная трудовая книжка;
- Если выбран электронный вариант – работник получает ссылку на личный кабинет в системе СФР и подтверждает доступ.
Как получить дубликат трудовой книжки
С 1 января 2024 г. порядок оформления дубликата изменился. Основные шаги:
- Подготовка заявления:
- Заявление о выдаче дубликата (шаблон можно скачать с сайта Минтруда);
- Копия оригинальной трудовой книжки (если есть);
- Копия паспорта.
- Подача заявления в отдел кадров:
- Внутри организации заявление оформляется в отдел кадров;
- При необходимости – в отдел кадров работодателя, если работник сменил место работы.
- Внесение сведений в СФР:
- Отдел кадров отправляет данные о дубликате в СФР (форма ЕФС‑1);
- После проверки работник получает дубликат в бумажном виде.
- Получение дубликата в электронном виде:
- Если работник использует ЭТК, дубликат автоматически появляется в его личном кабинете.
Особенности ведения одновременно бумажной и электронной трудовой книжки
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник может вести обе формы, если не подал заявление об отказе от бумажной. Однако:
- В бумажной книжке должны быть все записи, которые в ЭТК;
- При изменении данных в бумажной форме работодатель обязан обновлять ЭТК в течение 5 рабочих дней;
- При увольнении работник получает обе формы – бумажную и электронную.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки
При приёме на работу работник должен предоставить:
- Ссылку на личный кабинет в системе СФР;
- Подтверждение, что сведения о трудовой деятельности уже переданы в СФР;
- Согласие на дальнейшее обновление данных.
Если работник не имеет доступа к ЭТК, работодателю необходимо оформить бумажную трудовую книжку и позже перевести данные в электронный формат.
Практические советы для работодателя
- Проверяйте корректность данных в бумажной и электронной трудовой книжке сразу после их внесения.
- Обучайте сотрудников работе с личным кабинетом СФР, чтобы они могли самостоятельно проверять свои данные.
- Сохраняйте копии всех документов, связанных с выдачей и обновлением трудовой книжки, в течение 10 лет.
- При изменении законодательства своевременно обновляйте внутренние процедуры.
Где получить дополнительную информацию?
Для уточнения вопросов по выдаче трудовой книжки можно обратиться к следующим ресурсам:
- Официальный сайт СФР – раздел «Электронная трудовая книжка»;
- Сайт Минтруда РФ – публикации о новых правилах и нормативных актах;
- Внутренний портал компании – раздел «Кадры» с инструкциями.
Следуя приведённым шагам, вы сможете правильно оформить и выдать трудовую книжку, соблюдая все требования законодательства и обеспечивая работнику надёжный документ о его трудовой деятельности.